3.4. Досвід впровадження автоматизації обліку готової продукції

Створення систем автоматизованої обробки інформації – це складний процес, який потребує відповідних форм його організації, технічних засобів та інших складових.

Відображення виробничо-господарської діяльності за допомогою облікової інформації можна розглядати як модель виробництва.

На формування облікової інформації впливає методологія бухгалтерського обліку. Структуру інформаційної системи бухгалтерського обліку визначають такі методологічні принципи, як рахунки та подвійний запис, баланс та інші. Ними позначається організація інформаційних процедур, зокрема обчислювальна обробка та використання облікової інформації.

Автоматизовані інформаційні технології в обліку – людино-машинна система функціонування на базі локальних обчислювальних мереж та інших сучасних засобів обчислювальної техніки, що забезпечують автоматизоване виконання функцій бухгалтерського обліку.

Сучасна інформаційна технологія дає змогу інтегрувати різноманітні функції обробки інформації на одному робочому місці, включаючи розрахункові, довідниково-інформаційні, сервісні. Системи побудовані за принципами сучасної інформаційної технології, гнучко реагують на зміни у складі функцій та розв’язаних ними задач в алгоритмах розрахунку, в інформаційних потребах користувачів.

Автоматизація обліку готової продукції охоплює широке коло трудомістких операцій. До них належать: групування готової продукції, постійне відстеження її руху, обчислення нормативної (планової) собівартості продукції, що надходить з виробництва, облік відхилень від норм витрат на виробництво, розрахунок фактичної собівартості продукції тощо.

Розглядаючи підприємницьку діяльність ДП «Дружба», зробимо висновок, що технологія обробки облікової інформації здебільшого визначається формою бухгалтерського обліку. В аналізованому сільськогосподарському підприємстві використовують журнально-ордерну форму обліку, яка являється ручною формою обробки інформації. Форма ведення бухгалтерського обліку зазначена в Наказі про облікову політику, який розроблюється головним бухгалтером підприємства і затверджується Наказом керівника, який несе відповідальність за його зміст.

Перед впровадженням комп'ютерної системи бухгалтерського обліку на підприємстві необхідно провести реінжиніринг бізнес-процесів, тобто переосмислення та перепроектування діяльності підприємства для досягнення суттєвих покращень в таких ключових для сучасного бізнесу показниках, як прибуток, якість, рівень обслуговування та оперативність.

Після прийняття рішення про реорганізацію підприємства проводиться комплексне обстеження схеми його фінансово-господарської діяльності та складається проект реорганізаційних заходів.

Але при організації бухгалтерського обліку на конкретному підприємстві постає питання про доцільність створення на підприємстві КСБО. Це питання дуже важливе, оскільки вибір способу обробки облікової інформації є ключовим в організації бухгалтерського обліку, яка повинна відповідати особливостям конкретного підприємства, його цілям та інтересам, а також сприяти планомірному та раціональному веденню господарства.

Зазначимо, що створення КСБО на підприємствах складається з трьох основних етапів:

1. Вивчення особливостей господарської діяльності підприємства;

2. Проектування систем та узгодження проекту;

3. Впровадження та удосконалення системи.

Це питання дуже важливе, оскільки вибір способу обробки облікової інформації є ключовим в організації бухгалтерського обліку, яка повинна відповідати особливостям конкретного підприємства, його цілям та інтересам, а також сприяти планомірному та раціональному веденню господарства.

При комп'ютеризації бухгалтерського обліку підприємств можна виділити дві передумови, характерні для організації комп'ютерного обліку:

• наявність грошових коштів для інвестицій в створення та експлуатацію інформаційної системи;

• зацікавленість керівника та головного бухгалтера підприємства.

Автоматизація обліку дає можливість без будь-якого посередника працювати бухгалтеру на ЕОМ, відбувається оформлення книги обліку господарських операцій і закінчуючи побудовою звітності.

Головним питанням в процесі автоматизації обліку є вибір бухгалтерської програми, але кожна з них має безліч своїх переваг і переконаних прихильників. Кожна містить певний набір інструментів, необхідних для роботи користувача з нею.

За цих умов підприємству доцільно обрати універсальну програму автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності, в тому числі і різних ділянках обліку. Саме такою програмою являється «1С:Бухгалтерия 7.7», яка є складовою частиною системи програм «1С:Предприятие 7.7». Дана система програм є основним продуктом московського ЗАТ «1С», що пояснює саме російський інтерфейс програми.

Поряд з питанням вибору бухгалтерської програми постає проблема щодо вибору комп’ютерів, які були б найбільш сумісні з системою програм «1С:Предприятие».

Комп’ютери можуть бути сумісні з даними програмами, якщо мають характеристики не гірші:

1. Pentium compatible 200 Мгц;

2. HDD 2 Гб (для сервера UW SCSI 4 Гб);

3. RAM 32M (для сервера 128 М);

4. CD-ROM;

5. Сетевая карта 10 или 100 Мбит (витая пара);

6. Видео карта PCI 2 Мб.

Враховуючи фінансові можливості, на підприємстві, запровадимо бухгалтерську систему на основі двох автоматизованих робочих місць бухгалтера, які будуть об’єднані між собою. За такої умови маємо локальну інформаційну мережу комп’ютерів, об’єднаних в єдине ціле. В процесі роботи виникає потреба мати певну частину інформації в одному місці, тобто існує необхідність в сервері, призначенням якого є саме централізація інформаційного обслуговування. Саме на диску сервера розташовують програми, бази даних тощо, які використовують сумісно. Інші комп’ютери називаються робочими станціями, а інколи – клієнтами.

Конфігурацію комп’ютера (склад обладнання) можна гнучко змінювати по мірі необхідності. Все ж існує поняття базової конфігурації, яку вважають типовою. Сьогодні в ній розглядають чотири пристрої: системний блок, монітор, клавіатуру та мишку.

Для даного підприємства слід встановити сервер наступної конфігурації:

• ATX 102 KLU GY EliteGroup EG K7VTA3/A THLON XP 20+GHz / DDR 256 Mb / GeForce 4 MX 440 64 Mb TV-out DDR / 60 Gb Seagate 7200 / CD-RW Teac 24 +10 + 40 / FDD / Volcano 6 Cu+ / (3098 грн.);

• Монітор 17²Samsung 765 MB (1155 грн.);

• Клавіатура Logitech Deluxe Access OEM BL (71.50 грн.);

• Маніпулятор «Миша» А-4 Tech SWOP-25 з ковриком (87.50 грн.);

• Додамо також принтер Сanon LBP – 810 (1421 грн.).

Інший комп’ютер слід мати наступної конфігурaції:

• ATX Tower DLC – M 7112 / EliteGroup P4VXASD2 MD Athlon XP 1800 / DDR 128 Mb / GeForce 4 MX 440 SE 64 Mb DDR / 20 Gb WDC 6400 / CD ROM BTC 52-x / FDD / Sound-int./ (2150 грн.);

• Монітор 17²Samtron 76E (796 грн.);

• Клавіатура BTC 5197 (35грн.);

• Маніпулятор «Миша» Mitsumi з ковриком (45 грн.).

Щоб повністю забезпечити технічну сторону впровадження автоматизації обліку, то необхідно також придбати:

• Комутатор Surecom EP – 808Х\ЗС (18 портов RJ-45, 10/100 Mbps) (156грн.);

• Кабель для локальної мережі PC Net (екранована вита пара) довжиною приблизно в 20 м. (1.40 грн. за 1м.);

• Кліпси монтажні –20 шт. (1.20 грн. за 10 шт.);

• Коннектор RJ-45 –6 шт. (2,40 грн. за 1 шт.);

• Мережевий фільтр –2 шт. (51 грн. за 1 шт.).

Технічне забезпечення знаходиться у невідривному зв’язку з програмним забезпеченням (програмною конфігурацією). Для сервера слід придбати операційну систему Windows 2000 Professional (850 грн.), a для іншого Windows 98 (400 грн.).

Повертаючись до вибору програми «1С:Бухгалтерія 7.7», слід обрати мережеву версію (2592 грн.), яка підтримує можливість роботи з однією базою даних одночасно декількома користувачами з різних комп’ютерів, об’єднаних локальною комп’ютерною мережею. Теоретично немає обмежень на кількість підключень, але реально цю версію краще використовувати за наявності не більше 10 користувачів у мережі, що підходе для нашого випадку. Конфігурація «Бухгалтерський облік для України» (324 грн.).

Набір програми «1С: Підприємство» є універсальною програмою автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку.

Для автоматизованого обліку готової продукції доцільно використати програму «1С: Бухгалтерія 7.7».

«1С: Бухгалтерія 7.7» – це програма для ведення бухгалтерського обліку, що може застосовуватись на підприємствах різних форм власності та видів діяльності.

Бухгалтерські підсумки формуються програмою «1С: Бухгалтерія 7.7» за різні проміжки часу: день, місяць, квартал, рік.

Для правильного ведення автоматизованого обліку на початку роботи необхідно визначити потрібні та налагодити довідники. Довідники - спеціальні засоби, що забезпечують ведення списків однотипних облікових об'єктів та зберігання параметрів, що характеризують ці об'єкти. Всі об'єкти (елементи) довідника мають свій унікальний код, який дозволяє програмі їх ідентифікувати, незалежно від значень інших параметрів, у тому числі й назви. Як правило, кожному виду субконто відповідає окремий довідник.

Формування системи довідників (нормативно-довідникової інформації) є важливим етапом підготовки бухгалтерської програми до роботи. Кожен довідник має ознаки чи характеристики об’єкту обліку і містить список об’єктів. Прив’язування довідників до певних рахунків дозволяє значно спростити ведення інформації у проводках при реєстрації господарських актів. При використанні в дебеті чи кредиті проводка рахунка програма відразу перевіряє чи зв’язаний цей рахунок із якимось довідником і в разі виявлення такого зв’язку на екрані комп’ютера відображається список об’єктів відповідного зв’язуючого довідник. Користувачу залишається тільки вибрати потрібний об’єкт із запропонованого списку об’єктів. Список об’єктів довідника можна редагувати (доповнювати, вилучати), в окремому вікні або безпосередньо у вікні вибору елементи довідника. При заповненні довідників об’єктами бажаним етапом є вказання максимально повної про нього інформації. Тоді при використанні у проводці операцій об’єкта дозволить одночасно перенести всю необхідну – важливу - інформацію про об’єкт.

Розглянемо детальніше, що містять довідники, які найчастіше використовуються при обліку готової продукції.

Всі дані щодо наявності готової продукції на підприємстві зберігаються в довіднику «Запаси», що є аналогом картотеки готової продукції на підприємстві.

Цей довідник є дворівневим, що забезпечує додаткове групування об’єктів. Для створення групи об’єктів готової продукції виконуються дії: «Дії» – «Нова група». У вікні групи необхідно ввести «Код» та «Назва» об’єкту. В порівнянні з традиційним паперовим носієм комп’ютерна картка включає більшу кількість реквізитів.

У довіднику «Запаси» параметри елемента розташовані на двох сторінках і позначені у верхній частині картки закладки «Основні» та «Додатково». Кожен елемент довідника може мати два варіанти запису назви:

1) короткий – (заноситься до поля «Назва» картка елементу), використовується для пошуку та вибору елемента із загального списку в довіднику та підставляється як вибране значення в інші діалогові (електронні) форми;

2) повний – (вводиться до поля «Повна назва»), буде автоматично підставлятися в усі друковані форми (рахунки, акти, накладні тощо), що відображають рух цього об’єкту.

Далі зазначається рух готової продукції, рахунок для їх обліку, вартість, дата надходження та одиницю виміру готової продукції.

Над елементами та групами елементів довідника «Запаси», які надійшли, можна виконувати різні дії :

- перейменовувати;

- змінювати значення реквізитів ( параметр ) ;

- переміщувати з однієї групи до іншої;

- знищувати (позначати на знищення );

- здійснювати пошук за назвою та іншими реквізитами ;

- сортувати, копіювати тощо .

«Інвентарний номер» об’єкту проставляється програмою автоматично, але його може бути змінено в разі наявності на підприємстві певного порядку інвентарної нумерації .

Організація бази даних дозволяє провести повну інвентаризацію готової продукції. В якості вхідної інформації для створення картотеки застосовуються Звіт про рух товарно-матеріальних цінностей та Книгу складського обліку.

За правильну експлуатацію та збереження об'єкта відповідає матеріально відповідальна особа, за якою цей об'єкт закріплено наказом по підприємству (підрозділу). Список матеріально відповідальних осіб формується на базі довідника «Места хранения». На відміну від переліку складів, які також вносяться до цього довідника та використовуються для обліку ТМЦ, при введенні (або виборі) матеріально відповідальної особи в полі Тип слід вказати значення МОЛ, а в полі МОЛ - вибрати потрібного співробітника фірми з довідника Сотрудники. До поля Наимеиование вводиться довільний текст. Можна зазначити місцезнаходження готової продукції. Значення поля Код присвоюється автоматично і його не слід редагувати.

Поля Наимеиование і Полное наимеиование заповнюються за тими ж правилами, що і в інших довідниках. Для полегшення пошуку за найменуванням введення до поля Наимеиование слід починати з ключового слова, без пробілів та лапок. Тоді, ввівши з клавіатури перші символи найменування, можна буде здійснити швидкий пошук елемента довідника. А до поля Полное наименование слід вводити текст, що відображатиметься у друкованих формах. У полі Вид необорот. актива вибираємо одне з таких значень: ГСП (рахунок 27).

Після вибору виду готової продукції в полі Счет учета буде запропоновано відповідний бухгалтерський субрахунок. Програма видасть повідомлення: Счет установлен исходя из вида готової продукції. Запропонований програмою номер субрахунка можна змінити (в межах основного рахунка).

Довідник «Виды деятельности» використовуються для відображення інформації про види діяльності, якими займається підприємство та види витрат, які несе підприємство в процесі своєї діяльності. Тому даний довідник широко використовується при веденні обліку готової продукції.

Довідник «Сотрудники» призначений для зберігання інформації про співробітників, що працюють в організації. В цьому довіднику наводиться повна інформація про робітників підприємства, а саме: прізвище, ім‘я та по батькові кожного робітника; їхня посада; дата прийому на роботу; оклад; кількість дітей; паспортні дані; податкові дані тощо. Даний довідник використовується як при виписці первинних документів, так і при веденні аналітичного обліку. Робота з даним довідником проводиться у діалоговому вікні.

Також при обліку вирощування і отримання врожаю від виробництва може використовуватись довідник «Номенклатура» в ньому міститься інформація про матеріали і продукцію, яка знаходиться в розпорядженні підприємства.

Ми навели тільки деякі, найважливіші, довідники без яких неможливо налагодити правильний облік готової продукції, але необхідно мати на увазі, що для правильного налагодження обліку взагалі, а також з даного конкретного питання, необхідно правильно заповнити і інші довідники, що забезпечить добру і узгоджену роботу підприємства з усіх питань.

Господарські операції для автоматизації бухгалтерського обліку діяльність підприємства зручно представляти у вигляді послідовності окремих господарських операцій. Задача бухгалтера на початковому етапі полягає в тому, щоб із всієї сукупності характеристик господарської операції виділити необхідні параметри і ввести їх в програму. Для, цього можуть бути використані діалогові форми «Операція» або «Документ».

Програма «1С: Бухгалтерия 7.7» дозволяє виконувати реєстрацію облікової інформації кількома способами:

• введення проводок вручну;

• використання механізму типових операцій;

• введення документів з наступним формуванням проводок.

Правильно організований облік готової продукції дає керівництву достатній обсяг інформації для прийняття ефективних управлінських рішень. Якщо для ведення бухгалтерського обліку використовується комп’ютерна програма з розгалуженим аналітичним обліком, іншої додаткової інформації для складання внутрішньої звітності не потрібно – просто достатньо згрупувати показники найбільш зручним чином для керівника.

Комп’ютеризація обліку витрат на виробництво охоплює широке коло трудомістких операцій. До них відносять: групування виробничих витрат за напрямами витрачання, визначення нормативної (планової) та фактичної собівартості продукції, напівфабрикатів і незавершеного виробництва, облік відхилень від норм витрат, зведений облік витрат на виробництво, відображення на рахунках систематичного обліку кореспонденції рахунків.

Специфікою комп’ютеризації обліку витрат на виробництво є те, що тут значною мірою використовуються дані, отримані на інших ділянках механізації обліку (праці і заробітної плати, матеріалів тощо). Механізація обліку витрат на виробництво включає три взаємозв’язані ділянки роботи:

• Оперативний облік витрат на виробництво, рух деталей, напівфабрикатів і незавершеного виробництва;

• Зведений облік витрат на виробництво і визначення собівартості всієї продукції;

• Складання звітних калькуляцій за видами виробів.

Типова конфігурація дозволяє автоматизувати облік руху виробничих запасів підприємства, процесу виробництва на оприбуткування готової продукції у відповідності з наступними етапами.

Перший етап – списання матеріалів у виробництво, розрахунок планової собівартості на підставі вартості списаних матеріалів і вартості інших витрат (заробітної плати, електроенергії тощо) та оприбуткування продукції за плановою собівартістю. На цьому етапі можна розраховувати відпускну ціну з урахуванням податків, що будуть сплачені при продажі, і норми рентабельності, яку потрібно одержати. Операції першого етапу реалізує документ «Калькуляция» в режимі «Предварительная».

Другий етап – це внесення інформації про незавершене виробництво. На цьому етапі вказуються суми витрат, що повинні включатись до собівартості продукції в наступних періодах.

Третій етап – розрахунок фактичної собівартості продукції на підставі реальних даних про суми витрат і про незавершене виробництво. На цьому етапі формується фактична собівартість продукції і коригуються бухгалтерські проводки. Третій етап виконується за допомогою документу «Калькуляция» в режимі «Окончательная». Кожну планову калькуляцію необхідно закрити фактичною. Для цього можна скористатися або механізмом “введения на основании” – «Окончательная калькуляція» вводиться на підставі «Предварительной калькуляции», або обробкою «Создание окончательных калькуляцій», в результаті виконання якої на підставі всіх незакритих планових калькуляцій будуть складені фактичні калькуляції.

Другий і третій етапи виконуються наприкінці місяця, коли суми додаткових витрат вже відомі, тобто списані на рахунок 23 «Виробництво».

Документ «Калькуляция» призначений для відображення господарських операцій, пов’язаних зі списанням матеріалів у виробництво, оприбуткуванням продукції, розрахунком її собівартості та відпускної ціни. Калькуляція, введена в режимі «введение новой» є плановою, а в режимі «введение на основании» – фактичною.

Метою фактичної калькуляції є коригування планового значення витрат реальними значеннями на кінець місяця. При введенні значень реальних сум по видах витрат вони розподіляються пропорційно сум, зазначених в плановій калькуляції.

Кінцевою метою ведення обліку є складання звітів. Намагання створити винятково повні довідники зі зручним розподілом елементів на групи, акуратне ведення документів були б марними, якби унаслідок цього не можна було отримати різноманітні бухгалтерські звіти. Взагалі програма «1С: Бухгалтерія» дає можливість отримати близько двадцяти стандартних звітів. Доступ до них можна отримати через пункт «Отчеты», а для деякий найбільш вживаних через панель інструментів.

Стандартні звіти – це цілісна система, яка дозволяє формувати одні звіти на підставі інших, деталізуючи дані звіту. Вони призначені для отримання даних за підсумками по бухгалтерських проводках в різних розрізах. Такі звіти можуть бути складені при використанні Плану рахунків бухгалтерського обліку, що використовується в програмі, незалежно від змісту та призначення конкретних рахунків. Стандартні звіти можуть використовуватися для отримання як узагальненої, так і деталізованої інформації по будь-яких ділянках обліку.

«Оборотно-сальтовая ведомость по счёту» використовується для тих рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, при цьому здійснюється відокремлення залишків від оборотів на конкретних об’єктах аналітичного обліку (субконто).

«Анализ счёта по датам» – дозволяє отримати обороти по рахунку на кожну дату певного періоду, що дає можливість аналізувати зміни у часі запитів або зобов’язань підприємства для перевірки відповідності введення даних тим, що вказані в банківських виписках тощо.

Журнал-ордер по субконто – застосовується для рахунків, на яких ведеться аналітичний облік по субконто, для отримання кожного виду субконто, дебетових та кредитових оборотів, а також розгорнутого та згорнутого сальдо на початок та кінець обраного періоду.

Отже, впровадження автоматизації обліку на підприємстві пов’язано із капітальними вкладеннями на придбання техніки, розробку технологій, виконання робіт та на перепідготовку кадрів. Саме ці моменти визначають ефективність впровадження інформаційних систем на підприємстві.

Під ефективністю автоматизацією перетворення економічної інформації ми розуміємо доцільність впровадження та використання комп’ютерної техніки та інших засобів обробки інформації. Існує фактична та розрахункова ефективність використання інформаційних систем. Розрахункову ефективність визначають на стадії проектування, тобто розробки техніко-економічного проекту. Фактичну ефективність визначають за результатами використання цього проекту.

Економічну ефективність комп’ютеризації обліку характеризує ціла низка показників.

Першим показником є зниження трудомісткості чи скорочення трудових витрат на виконання облікових робіт:

Т_ек = Т_р - Т_к , (3.1)

де Тр – це сума трудових витрат при ручній обробці даних;

Тк – це сума трудових витрат при автоматизованій обробці даних.

Таким чином, при встановленні двох комп’ютерів, штат бухгалтерських працівників скоротиться з дев’яти до п’яти чоловік.

Т_ек = 24* 9 - 24* 5 = 96, отже трудові витрати скоротяться на 96 люд.-год.

Другим показником є строк окупності витрат на розробку інформаційних систем:

С = В / П _р, (3.2)

де С – строк окупності витрат;

В – вартість розробки інформаційних систем;

П_р - прибуток, отриманий від використання комп’ютерної техніки за певний період.

С = 13351,4/ (4*265) = 4.2, отже строк окупності витрат складає майже чотири місяці.

Важливим є показник економічної ефективності:

∆В = ∑ В^p_ji - ∑ B^k_ji, (3.3)

де ∆В – економія при застосуванні засобів комп’ютерної техніки;

∑ В^p_ji – сума витрат при ручній обробці облікової інформації;

∑ В^k_ji – сума витрат при автоматизованій обробці облікової інформації.

∆В = 265*9- 265*5 = 1060, отже економічна ефективність від автоматизації обліку складе 1060 грн. в місяць.

На підставі всього вище сказаного можна зробити висновок, що автоматизована система обробки облікової інформації є оперативною, підвищує достовірність відображення інформації, розширює можливості прийняття більш об’єктивних фінансових і управлінських рішень та поліпшує якість роботи як кожного окремого бухгалтера, так і бухгалтерії в цілому, тому її доцільно здійснити в господарстві.