Комунікації і їх роль в ефективності управління.

Питання:

1. Комунікації і їх місце в організаціях.

2. Види і форми комунікацій.

3. Формальні і не формальні комунікації.

4. Процес комунікації.

5. Шляхи вдосконалень комунікацій.

6. Бар’єри комунікацій.

1. Комунікації і їх місце в організаціях

Менеджмент - це процес, який забезпечує виконання людьми певних дій, і основою цього процесу є комунікації.

Проблема ефективних комунікацій - одна з ключових у діяльності керівників, оскільки за їх допомогою здійснюється обмін повідомленнями, що виражені різними символами та мають певне смислове навантаження.

Комунікації - це обмін інформацією, на основі якої керівник отримує дані, необхідні для прийняття рішень, і доводить їх до працівників організації.

Комунікаційна мережа - це сукупність індивідів, які постійно взаємодіють між собою на основі створених та функціонуючих інформаційних каналів.

Дослідження показують, що керівник 50-90% усього часу витрачає на комунікації.

Це здається дуже багато, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим постійно, щоб реалізувати свою роль у міжособистих відносинах, інформаційному обміні в процесах прийняття рішень, в плануванні, організації, мотивації і контролі.

Саме тому, що обмін інформацією входить в усі види управлінської діяльності, комунікацію називають сполучним процесом, який пов'язує частини організації в єдине ціле.

Тому:

1. Якщо усунути комунікацію, то організація перестає бути керованою, її діяльність набуває хаотичного, нескоординованого характеру.

2. Якщо комунікації налагоджені погано, рішення можуть бути помилковими, персонал може неправильно розуміти керівні команди, міжособові стосунки можуть деформуватися.

Для ефективного функціонування будь-якої організації необхідно забезпечити належні комунікації.

Однак управлінська практика дає можливість констатувати, що створення ефективної, надійної системи обміну інформацією, яка б відповідала вимогам повноти, достатності, оперативності, гнучкості, - це одна із найскладніших проблем в організаціях.

Тому цілком зрозуміло, що ефективно керівник - це той, хто ефективний в комунікаціях.

Найчастіше причиною низької ефективності комунікації є ігнорування факту, що комунікація – це обмін, в якому кожному належить активна роль.

2. Види і форми комунікацій

Комунікація – це спілкування, при якому передається інформація від одної особи іншій.

Види інформації:

1. За формою передачі:

1. Цифрова;

2. Кодована;

3. Візуальна.

2. За джерелом отримання:

1. Зовнішня;

2. Внутрішня;

3. Вихідна;

4. Вхідна.

3. За рівнем обробки:

1. Первинна;

2. Вторинна.

4. За часом використання;

1. Постійна;

2. Змінна.

5. За роллю в процесі управлінні:

1. Планова;

2. Звітна;

3. Контрольна.

6. За змістом:

1. Статистична;

2. Бухгалтерська;

3. Кадрова тощо.

У підприємницькій діяльності використовуються різні засоби, види і форми комунікації.

Завдання полягає у тому, щоб насамперед вміло використати різноманітні види комунікації.

Різноманітні види і способи комунікації можна розбити на три групи:

1. Усну - телефонні розмови, публічні виступи, наради, безпосереднє спілкування тощо). Позитивним аспектом таких комунікацій є економія часу, забезпечення глибшого взаєморозуміння

2. Письмову - виступають у формі планової та звітної документації, пам'ятних записок, доповідей, оголошень, довідників, фірмових газет тощо.

Переваги таких комунікацій:

1. добре збереження інформації;

2. можливість вивчення, багаторазове перечитування інформації;

3. ґрунтовність підготовки;

4. можливість доведення до багатьох працівників.

Недоліки таких комунікацій:

1. складність поновлення;

2. об'ємність інформації (особливо знизу вгору)

3. Візуальну. Зображення, як правило, як доповнення до мовних комунікацій.

За цільовою спрямованістю комунікації бувають

1. Інструктуючі;

2. Мотивуючі;

3. Інформуючі.

За направленням:

1. Висхідні – здійснюються у, формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок. Метою їх є оповіщення вищого ешелону влади (вищого керівництва) про те, що робиться на більш низьких рівнях ієрархічної системи;

2. Низхідні – перед ними ставиться задача довести до відома і свідомості підлеглих і нижчестоящих організацій про смисл рішень, що приймаються на вищих рівнях, стратегічні напрямки майбутньої діяльності;

3. Горизонтальні - є обмін інформацією між різними відділами та іншими структурними підрозділами, в результаті чого досягається координація і узгодження діяльності для досягнення загальних цілей організації.

Характер комунікаційної системи будь-якої організації великою мірою залежить від типу структурних систем, що використовуються для побудови управлінської системи.