1.Загальні положення

1.1. Секретар-референт є спеціалістом канцелярії і підлеглий безпосередньо начальнику канцелярії.

1.2. Секретар-референт призначається на посаду і звільняється з посади директором організації.

1.3.При відсутності секретаря-референта його функції виконує інший співробітник канцелярії згідно з наказом директора організації.

1.4.Секретар-референт керується у своїй діяльності: діючим законодавством України, нормативно-методичними матеріалами відповідних міністерств і відомст в галузі роботи з документами, наказами і розпорядженнями директора організації, Положенням про канцелярію та чинною посадовою інструкцією.

1.5. На посаду секретаря-референта призначається особа з вищою спеціальною освітою без висування вимог до стажу роботи або із середньою спеціальною освітою та стажем роботи не менше 1 року в галузі документаційного забезпечення управління.

1.6. ………………………………………………………………………………………

2.Функції

2.1. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх організаційно-розпорядчих документів.

2.2.Контроль за виконанням вхідних та внутрішніх документів.

2.3.Аналіз стану виконавської дисципліни та розробка заходів щодо її покращення.

2.4. Облік обсягу документообігу організації.

2.5. Оформлення та відправлення вихідних документів.

2.6. Формування у справи виконавчих документів.

2.7. Складання внутрішніх описів документів, що входять у справи з постійними термінами зберігання.

2.8. ……………………………………………………………………………………..

3. Посадові обов»язки

3.1. Ведення реєстрації організаційно-розпорядчих документів з використанням встановлених реєстраційних форм.

3.2. Передача зареєстрованих документів виконавцям під підпис.

3.3. Перевірка правильності оформлення внутрішніх та вихідних документів до передачі їх на підпис.

3.4. Ведення контрольної картотеки

3.5. Робота з виконавцями у процесі ведення попереджувального контролю виконання документів.

3.6. Складання щомісячної інформації про підсумки роботи виконавців з контрольними документами.

3.7. Удосконалення системи контролю виконання документів.

3.8. Забезпечення своєчасного і правильного формування документів у справи.

3.9. Оформлення справ постійного і тривалого термінів зберігання.

3.10. …………………………………………………………………………………..

4.Права

4.1. Вимагати виконання встановлених правил роботи з документами у функціональних службах організації.

4.2. Залучати спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва організації.

4.3. Повертати співробітникам документи і вимагати їх відповідного доопрацювання у випадку неякісного їх виконання або оформлення.

4.4. Вимагати від керівництва організації створення необхідних умов для виконання службових обов»зків

4.5. …………………………………………………………………………….

5.Відповідальність

Секретар-референт несе відповідальність за:

5.1. Неякісне виконання робіт по оформленню та тиражуванню документів.

5.2. Невиконання вказівок та доручень керівництва організації.

5.3. Несвоєчасне виконання посадових обов»язків, передбачених цією інструкцією.

5.4. Недотримання трудової та виробничої дисципліни.

5.5………………………………………………………………………………