Тема 5.4.: Особливості складання організаційних та розпорядчих документів

МЕТА: - ознайомити студентів з видами організаційних та розпорядчих документів та правилами до їх складання та оформлення;

• формувати уміння й навички правильно складати розпорядчі документи, грамотно їх оформляти;

• формувати уміння й навички складати посадову інструкцію

• виховувати культуру оформлення ділової документації

Обладнання: зразки розпорядчих та організаційних документів

ПЛАН

1. Управлінська документація. Оформлення стандартних документів.

2. Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова.

3. Організаційні документи: статут, положення, інструкція.

Зміст заняття

Управлінська документація. Вимоги до управлінської інформації. Оформлення стандартних документів.

Види розпорядчих документів. Складання та оформлення. Наказ. Наказ з основної діяльності. Розпорядження, Постанова. Реквізити розпорядчих документів. Структура розпорядчих документів. Мова розпорядчих документів. Складання розпорядчих документів.

Організаційні документи. Статут. Види статутів. Реквізити статуту. Правила реєстрації. Положення. Положення про структурний підрозділ. Інструкція. Посадова інструкція. Реквізити. Правила оформлення.

Складання положення про структурний підрозділ, посадової інструкції з урахуванням специфіки установи, закладу культури.

Студенти повинні знати:

• особливості та правила оформлення стандартних документів;

• види розпорядчих та організаційних документів;

• ознаки та правила оформлення організаційних та розпорядчих документів

уміти: - складати організаційні та розпорядчі документи

Тема 5.4.: Особливості складання організаційних та розпорядчих документів

МЕТА: - ознайомити студентів з видами організаційних та розпорядчих документів та правилами до їх складання та оформлення;

• формувати уміння й навички правильно складати розпорядчі документи, грамотно їх оформляти;

• формувати уміння й навички складати посадову інструкцію

• виховувати культуру оформлення ділової документації

Обладнання: зразки розпорядчих та організаційних документів.

ХІД ЗАНЯТТЯ

«Хто володіє інформацією, той володіє світом». В умовах конкуренції виживає той, хто уміє отримати своєчасно і в повному обсязі інформацію про ринкову кон’юнктуру , отримати дані для аналізу процесів і прогнозування тенденцій. Про новинки техніки та технології. Інформація є основним фактором розвитку сучасного суспільства, вона пронизує всі аспекти управління, визначає економічні результати, тому наше суспільство називають інформаційним.

В кожній галузі людської діяльності інформація має свою специфіку і тому вона відповідно поділяється на медичну, наукову, технічну, технологічну та ін. В органах управління, в закладах та організаціях ( незалежно від форми власності та напрямку діяльності) обов’язково виникає управлінська інформація. Яка використовується з метою управління будь-яким об’єктом або структурами.

До управлінської інформації існує ряд вимог:

повнота, оперативність, достовірність, точність, адресність, доступність для сприйняття людиною.

Найбільш суттєві дві вимоги до управлінської інформації:

• вона повинна бути своєчасною;

• достатньою для прийняття найкращого рішення.

Якщо інформація надходить із запізненням , вона може дати невірні відомості про проблему, тому що за час, що витрачено на передачу та обробку інформації , стан проблеми може змінитись, і управлінці не зможуть взяти участі у її вирішенні.

Повнота інформації виражається її обсягом, який повинен бути достатній для управління й відображати всі сторони питання. Недостатня інформація, в якій відсутній ряд фактів, призводить до невірних або помилкових управлінських рішень.

В наш час обсяг інформації збільшується кожних три роки. Будь-яка організація, як і кожна людина окремо, може існувати лише обмінюючись інформацією.

Носієм інформації виступає документ. Залежно від способу виконання розрізняють документи рукописні, машинописні, електронні, отримані по факсу.

Документи використовуються в різних галузях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об’єктом дослідження багатьох наукових дисциплін.

Документ – це зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Документи складаються з різної кількості реквізитів. Кількість реквізитів визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту документа.

Офіційні документи – це документи, створені юридичними або фізичними особами, що оформлені та засвідчені у встановленому порядку.

Серед них особливу категорію становлять службові (управлінські) документи, які визначаються державним стандартом як офіційні документи, що використовуються у поточній діяльності організації.

Сучасне діловодство. Тема 1.

Як носії інформації документи виступають в якості обов’язкового елемента внутрішньої організації будь-якого підприємства і забезпечують взаємодію їх окремих частин та окремих співробітників.

Форми управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів:

• розпорядча діяльність - виданням різних розпорядчих документів;

• планування - шляхом підготовки різних планів;

• облік – у вигляду складання та обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації;

• контроль – шляхом збору відомостей у письмовому вигляді

Кожен вид документа має свої особливості. Однак усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна розділити на такі групи:

1.Організаційні ( положення, статути, інструкції, правила)

2. Розпорядчі ( постанови, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали)

3. Довідково-інформаційні ( довідки , протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми)

4. З кадрово-контрактових питань ( автобіографії, заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, трудові угоди, контракти)

5. Особові офіційні документи ( пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, доручення особові та ін.)

Організаційні документи

Для успішного управління закладом, підприємством перш за все необхідне її організаційне оформлення. Якщо ця служба являє собою самостійний структурний підрозділ з кількома працівниками, то потребою є розробка комплексу взаємопов»язаних документів, що регламентують структуру, завдання та функції підрозділу, організацію його роботи, права та обов»язки і відповідальність керівника та спеціалістів підрозділів, тобто створення комплексу організаційних документів, що включають положення про структурний підрозділ та посадові інструкції працівників підрозділу. Якщо служба документаційного забезпечення управління представлена одним співробітником ( наприклад, секретарем-референтом) , розробляється посадова інструкція на цього працівника.

Організаційні документи – це документи, що закріплюють функції, обов»язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації й підприємства у своїй діяльності поряд з актами державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями.

ПОЛОЖЕННЯ

Положення - це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств( філій), що їм підпорядковуються.

Група	Як розробляється	Як затверджується
Типові	Для системи установ і підприємств	Вищим органом управління
Індивідуальні	На основі типового положення	Керівником підприємства ( організації, закладу)

РЕКВІЗИТИ

• Герб;

• Назва відомства, організації, структурного підрозділу;

• Гриф затвердження;

• Назва виду документа , положення ;

• Місце видання;

• Дата;

• Індекс;

• Заголовок до тексту;

• Текст;

• Підпис;

• Відмітка про погодження

Формуляр-зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

___________________

(підпис і його розшифрування) ______________________

( дата )