Тема 5.2. : Укладання документів щодо особового складу

МЕТА: - ознайомити студентів з видами документів щодо особового складу;

• ознайомити з реквізитами та основними вимогами щодо складання вказаних документів;

• формувати уміння й навички грамотно й правильно складати документи щодо особового складу;

• виховувати культуру ділового спілкування, культуру оформлення ділової документації.

Обладнання:

Кадрова служба на підприємстві. Загальна характеристика документації з кадрових питань

Трудові відносини роботодавця ( організації, підприємства) та працівника регулюються Кодексом законів про працю. Всі етапи трудової діяльності від прийому на роботу нового співробітника до його звільнення підлягають документуванню.

Сукупність взаємопов’язаних документів, в яких зафіксовані етапи трудової діяльності працівника , називають документацією з особового складу.

Документацію з особового складу можна класифікувати за чотирма групами:

• документація, пов’язана з комплектуванням персоналу організації;

• документація, пов’язана з процесом просування персоналу по службі;

• документація, пов’язана з виконанням працівником вимог трудової дисципліни;

• документація, пов’язана з припиненням трудових відносин працівників з організацією, зі звільненням.

Документація при прийомі на роботу

Прийом на постійну роботу нового співробітника при наявності вакантної посади, передбаченої штатним розкладом, супроводжується оформленням таких документів:

1. Резюме.

2. Заява

3. Автобіографія. Характеристика. Рекомендаційний лист. Анкета ( Ці

документи Кодексом законів про працю не передбачені. Оформлюються за взаємною згодою працівника та роботодавця для формування особової справи).

4. Трудовий договір.

5. Наказ про прийом на роботу

6. Запис у трудовій книжці.

7. Оформлення особової картки.

8. Бухгалтерія ( відкриття особистого рахунка).

Резюме - стисла коротка інформація про себе, складена претендентом на вакантну посаду. В якійсь мірі це самореклама, що дозволяє керівництву організації попередньо ознайомитись з претендентами, щоб зупинитись на одному з них.

Заява. Згоду на прийом нового працівника дає майбутній безпосередній керівник. Свою згоду він висловлює, коли візує письмову заяву претендента .

Анкета. Заповнюється власноруч. Всі записи в анкеті мають бути підтверджені документально. Дані перевіряються інспектором відділу персоналу, завіряються його підписом і печаткою

Анкета (заповнюється власноруч)

Місце для фотокартки

1. Прізвище _____________________________

Ім’я __________________________________

По батькові ____________________________

2. Якщо змінювали прізвище, ім’я, по батькові, то,

їх, а також, коли й де, з якої причини_______________

_______________________________________________

3. Рік, число й місяць народження ( місце народження)

________________________________________________________________

4. Громадянство ( якщо змінювали, то вкажіть, коли й з якої причини)

________________________________________________________________

5.Освіта. Де і які навчальні заклади закінчили. Номери дипломів. Спеціальність по диплому. Кваліфікація по диплому.

____________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Вчений ступінь, звання, коли присвоєні, номери дипломів

__________________________________________________________________

7. Якими іноземними мовами володієте ________________________________

8. Чи були ваші близькі родичі засуджені, коли й за що __________________

9. Чи були за кордоном, коли, де і з якою метою _________________________

10. Яку роботу виконувати з початку трудової діяльності.

Місяць і рік		Посада з вказівкою закладу, організації	Місцезнаходження закладу
вступ	звільнення

( При заповненні останнього пункту необхідно іменувати заклади так, як вони називались у свій час, військову службу записувати із вказівкою посади та номера військової частини)

11. Ваші близькі ( дружина/ чоловік, батько/мати, брати, сестри, діти)

Ступінь родинності	ПІБ	Рік, місце народження	Місце роботи, посада	Адреса місця проживання

12. Чи маєте ви родичів, які постійно мешкають за кордоном

13. відношення до військового обов’язку _______________________________

14. Домашня адреса, номер телефону_________________________________

15. Паспорт або документ, що його заміняє ____________________________

16. Додаткові дані ( державні нагороди, участь у виборчих органах, а також інша інформація, яку бажаєте повідомити)

«__»__________________________2000__р. Підпис

( дата заповнення)

Автобіографія – це документ, у якому особа, яка його складає, подає опис свого життя та діяльності.

Основна вимога до такого документа – досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Автобіографія не є обов’язковим документом. Пишеться від руки у довільній формі.

Автобіографія – це документ, у якому особа подає опис свого життя і діяльності. Автобіографія – обов’язків елемент особової справи.

Документ має незначний рівень стандартизації. Виклад іде від імені першої особи в хронологічному порядку, є вичерпний , але лаконічний. Кожне важливе нове повідомлення починають писати з нового абзацу.

Крім автобіографії як точного документа, існує форма автобіографії-розповіді з елементами опису, характеристикою людей, що у ній згадуються, образними мовними засобами. Такі автобіографії подають зазвичай видатні люди, творчі особистості.

Автобіографія має такі реквізити:

1. Назва документа.

Пишеться посередині рядка, рядком нижче від верхнього поля аркуша.

2. Текст.

3. Дата написання.

4. Підпис

Основними складовими частинами тексту автобіографії є :

1. Прізвище, ім’я, по батькові ( повністю у називному відмінку)

2. Число, місяць, рік і місце народження.

3. Відомості про навчання ( роки й місце, одержана освіта, спеціальність за дипломом тощо)

4. Відомості про трудову діяльність ( коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада)

5. Відомості про громадську роботу, досягнення, заохочення, захоплення.

6. Відомості про батьків ( прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).

7. Родинний склад і стан сім’ї.

Подаючи відомості про членів сім’ї , не зазначають число і місяць їх народження, а лише рік.

Окрім нинішнього прізвища матері, у дужках подають її дівоче прізвище. Щодо складу сім’ї : неодружені особи подають відомості про батьків, сестер, братів, які не мають своєї сім’ї; одружені подають відомості про членів власної сім’ї – чоловік-дружина, діти.

8.Паспортні дані