Класифікація документів

( дивитись таблицю)

Основні вимоги до складання документів

Кожен документ укладається згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

• для написання ділових паперів послуговуються офіційно-діловим стилем;

• документ не повинен суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права;

• видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

• відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

• бути достовірним, переконливим і відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи або їх керівництва( базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

• бути належним чином відредагованими ( грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

Більшість документів повинна бути придатною для тривалого зберігання.

Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.

Оформлення сторінки

Управлінські документи оформлюють на папері формату:

А 4 ( 297х 210 мм) А 5 ( 148х 210 мм)

( дивитись зразок-додаток)

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга й наступні – на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.

Також не бажано:

- відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

- починати один рядок з нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

- переносити слово на межі сторінок; слід перенести це слово на нову сторінку.

Нумерація сторінок:

• документ, який займає одну сторінку – не нумерується;

• у документах Що укладені на двох і більше аркушах ( з одного боку) , нумерація

починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього поля на

відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не пишуться ніякі позначки чи символи.

Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у верхньому кутку праворуч, а парні - ліворуч

Кожен документ складається з окремих елементів – реквізитів. Кожен документ має індивідуальний набір реквізитів, що відображає його особливості та призначення в управлінській діяльності. В той же час окремі реквізити є абсолютно обов»язковими для кожного документа незалежно від його виду або різновиду. Відсутність таких реквізитів позбавляє його юридичної сили.

До обов»язкових реквізитів для всіх документів належать :

-назва організації;

- дата документа;

- реєстраційний номер;

- текст;

- підпис.

Інші реквізити обов»язкові для окремих видів документів.

Серед обов»язкових реквізитів є постійні та змінні.

Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка ( назва документа, назва організації, довідкові дані про організацію)

Однак багато реквізитів не можуть бути постійними і весь час змінюються частково або повністю. Змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення ( дата документа, текст, відмітка про виконавця…)

При оформленні документів реквізити групуються в межах трьох основних частин, на які можна умовно поділити будь-який документ.

Заголовочна частина – це початок документа де містяться відомості про організацію ( автора документа) та початкові дані про сам документ.

Змістова частина – головна частина документа, що розкриває його зміст та призначення.

Оформлююча частина – сукупність реквізитів, що підтверджують достовірність документа та достовірність відомостей, що в ньому є

Головною частиною , безперечно, є змістова, але не слід забувати про заготовочну та оформлюючи частини., які надають документу юридичної сили.. Підготовка будь-якого документа, таким чином, завжди складається з двох взаємопов»язаних процесів: складання тексту ( робота над змістовною частиною) та оформлення документа – надання документу юридичної сили.

Вивчення практики роботи сучасних організацій показує, що не кожен паперовий носій з записаною на ньому інформацією можна назвати документом. Головна причина цього - відсутність або неправильне оформлення окремих реквізитів документа.

У зв»язку з цим кожен спеціаліст , що працює зі службовими документами, повинен добре знати правила оформлення окремих реквізитів документа.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називаються формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків.:

• для листів; - для інших документів.

Бланки виготовляються двох форматів – А4 ( 210х297 мм) та А5 ( 148х210мм)

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити « адресат», «гриф обмеження доступу до документа», «гриф затвердження», «резолюцію».

Формуляр-зразок передбачає такі реквізити та їх розміщення в управлінській документації

( див.таблицю «Реквізити документа»)

ТЕКСТ як основний реквізит документа

Текст – головний елемент документа, що містить сукупність речень, послідовно об»єданних за змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв»язного мовлення, тобто висловлювання, пов»язаного однією темою, основною думкою та структурою. Під час складання тексту документа слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

• на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга і наступні – на чистих аркушах однаковго з бланком розміру, кольору і ґатунку;

• підпис укладача чи відповідальної ( керівної) особи можна переносити на іншу сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

• у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого опрацьовування й уникнення плутанини

Рубрикація –це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно

відокремлюються одна від одної.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини :

• зачин ( формулює тему абзацу – про що йтиметься);

• фраза ( містить основну інформацію абзацу);

• коментар ( підсумок усього абзацного змісту)

Інформація, що вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4-5 речень. Хоча ОДС не виключає й наявність одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.

Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють комбіновану ( традиційну) й нову системи нумерації.

Традиційна	Нова
Розділ І Частина 1 Частина 2 пункт 1 1 2 пункт 2 Частина 3 Розділ ІІ	1. 1.1 1.2 1.2.1 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.2 1.3 2

Більшість текстів містять такі основні логічно взаємозумовлені частини ( елементи): - вступна ( причинова ) - у якій зазначають привід та безпосередню причину

укладання документа ( указується історія питання);

• доказова ( фактологічна) – у якій наводяться конкретні факти, докази,

пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

• закінчення ( висновкова) – містить пропозиції, рішення, висновки (формулюється кінцева мета документа , заради якої складено документ).

Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а

той, що містить також логічні елементи – складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий ( вступ, доказ, закінчення) або зворотний ( спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

Наявність тих або інших елементів тексту, порядок їх послідовності залежить від конкретного документа, його змісту й мети.

Під час складання тексту документа мають виконуватися вимоги , найголовніші з них – достовірність та об»єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Точність мовлення вимагає співвіднесеності змісту висловлювання з реальною дійсністю. Вона залежить від уміння висловлювати однозначні думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної мови. Точним мовлення може бути за умови знання предмета мовлення, володіння її лексичним багатством. Найбільше можливостей для вираження точності мають багатозначні слова, терміни, синоніми, омоніми, пароніми.

Для ділового мовлення важливе явище синонімії, адже воно покликане якнайточніше відтворювати відтінки людської думки. Незнання синонімічних можливостей слова часто призводить до помилок. Уміле використання синонімів робить мовлення багатшим, досконалішим. Добираючи слова з синонімічного ряду, треба враховувати відтінок у значенні, стильову належність:

Думка – твердження, задум, ідея;

Застосовувати – використовувати, запроваджувати.

З точністю мовлення багато спільного має логічність, бо характеризує мовлення з огляду на його зміст, а також забезпечує смислову послідовність змісту. Логічність мовлення передбачає точність і правильність вживання слів, словосполучень, речень. Однак це можливо за умови логічного мислення. Тому треба вчитися чітко й послідовно мислити.

Наслідком неохайного ставлення до добору слів є тавтологія ( невиправдане повторення спільнокореневих слів) та плеоназм ( вживання зайвих слів) : вільна вакансія,

моя автобіографія, свій автопортрет тощо.

Щоб запобігти цим недоречностям, слід знати , що причинами помилок у логіці викладу найчастіше бувають:

1. поєднання логічно несумісних слів : жахливо вдалий день;

2. використання зайвих слів: моя власна думка;

3. зміна особової форми дієслова активного стану зворотним дієсловом: вибачте мені – вибачаюся;

4. неправильне чергування низки однорідних членів речення: акти і документи;

5. порушення порядку слів( частин речення) у реченні: Секретарка сиділа у приймальні, яку ми вперше бачили;

6. невміння поділити текст на абзаци.

Логічність і точність викладу впливає на розуміння й сприйняття змісту

висловлювання слухачем або читачем.

Доречним є текст у якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації мовлення.

Доречність мовлення нерозривно пов»язана з чистотою. Для чистоти мовлення важливим є вживання слів, що відповідають літературній нормі. Руйнують чистоту мовлення діалектні, просторічні слова, професіоналізми, іншомовні слова. Надмірне використання їх засмічує мову, робить її громіздкою , важкою для сприйняття. Не слід в одному і тому самому документі використовувати іншомовне слово і власне українське, ліпше надати перевагу останньому. Щоб полегшити сприйняття й оформлення документів, слід пам»ятати, що завжди можна знайти відповідники6

Апелювати – звертатися;

Компенсація – відшкодування, оплата;

Пріоритет – перевага, першість.

Рентабельний – вигідний, доцільний, прибутковий.

Щоб мовлення було переконливим, живим, необхідно використовувати фразеологізми, допустимі в офіційно-діловому стилі . Цілком природно будуть вжиті сполуки:круглий стіл, докласти зусиль, увійти в ритм ( роль), держати курс.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини

справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або до виконання прохань, викладених у документі.