Десять кроків, що дозволять провести бесіду успішно

1. Ретельна підготовка.

Перед початком бесіди складіть її план, проаналізуйте ситуацію.

2. Пам’ятайте, до чого Ви прагнете.

Чітко сформулюйте мету бесіди

3. Намагайтесь створити атмосферу довіри.

Співбесідник намагатиметься для вас зробити щось хороше, якщо ви справите приємне враження на нього.

4. Не підозрюйте співбесідника в ненадійності.

Взаємна довіра завжди необхідна, аби досягти поставленої мети.

5. З’ясуйте перед бесідою, чи має ваш співбесідник відповідні повноваження.

6. Не змушуйте співбесідника постійно приймати рішення.

7. Зосереджуйтесь на реальних потребах, а не на амбіціях.

Поважайте думки співрозмовника як свої власні. Дотримуючись цього правила, Ви матимете більше шансів обминути гострі кути узгодити рішення.

8. Слухайте уважно співбесідника й ставте коректні запитання.

Вміння слухати співрозмовника спонукає його до всиловлювання власних думок, почуттів, переконань. Тоді виникає щирість, взаєморозуміння, повага.

9. Працюйте на перспективу, а не на проміжні результати.

10. Підсумуйте результати бесіди.

Важливі рішення бажано зафіксувати на папері.

Службова нарада.

Службова нарада – традиційний метод управління, що можливий лише за умов інтенсивного, активного обміну думками підготовлених учасників.

Перевагою наради у порівнянні з іншими формами управління є те, що за мінімум часу невелика кількість працівників у результаті оперативного й аргументованого обміну думками може розв’язати складні питання та прийняти узгоджене найоптимальніше рішення.

Службова нарад – це робота колективного розуму , спрямованого керівником на досягнення плідного кінцевого результату.

Оптимальна кількість учасників нарад – 10-12 осіб.

Види нарад

Проблемна нарада проводиться у невеликому колі спеціалістів або компетентних осіб для того, щоб знайти оптимальне управлінське вирішення обговорюваних питань.

Схема проблемної наради:

Доповідь - запитання до доповіді – обговорення доповіді – вироблення загального рішення (прийнятого шляхом голосування присутніх)

Інструктивні наради організовують безпосередньо управлінці (конкретні виконавці) з метою інформування працівників про загальне завдання, передавання розпоряджень, необхідних відомостей, залежно від фахового рівня виконавців.

Схема інструктивної наради:

Доповідь (інформація про щось) – уточнення поставлених завдань, термінів їх виконання для конкретних виконавців.

Оперативні наради (селекторні, телефонні, комп’ютерні) передбачають такі етапи управління: збір інформації, її опрацювання та прийняття рішення без скликання учасників у певному місці.

Особливістю оперативних нарад є їх проведення у точно визначені години, що дає змогу учасникам планувати свою діяльність. Позапланові оперативні наради спричиняють неритмічність виконання їх учасниками прямих обов’язків і тому проводяться у надзвичайних ситуаціях.

Наради корисні лише тоді, коли вони добре організовані, досягають визначеної мети і дають можливість зекономити робочий час.

Нараду проводить голова – керівник установи, підрозділу або відповідальна за певний напрям роботи особа.

Підготовка наради

Завдання голови наради:

1. Спланувати коло обговорюваних питань.

2. Визначити час, необхідний для обговорення кожного питання (при

цьому врахувати можливість виникнення дискусії, обміну думками).

3. Продумати послідовність обговорення питань (переважно нараду

починають з кардинальних виробничих проблем, які потребують інтенсивної розумової діяльності під час обговорення та вирішення; наприкінці наради вирішуються конкретні питання, які голова може подати у вигляді оголошень і максимально скоротити час на дискусію)

4. Передбачити мету , якої слід досягти під час розгляду кожного питання (довести до відома, скоординувати роботу різних ланок виробництва, вирішити питання, спланувати діяльність, ознайомити з проблемою для її подальшого обдумування та вирішення).

5. Визначити коло учасників наради, врахувати при цьому їх особисту компетентність, посадові обов’язки, а також комунікабельність, вміння вести дискусію, приймати рішення, конструктивно співпрацювати.

6. Продумати механізми проведення дискусії з поставленою метою.

7. Передбачити звертання до кожного з учасників, творчі завдання, ліричні відступи, які створять невимушену ділову атмосферу.

8. Перед засіданням підготувати вступ, який залежно від характеру проблеми та обставин (2-5 хвилин).

Підготовка наради полягає не тільки в обміркуванні проблеми й формулюванні запитань, а у забезпеченості організованості заходу.

Проведення наради

1. Впевнено керувати обговоренням винесених на порядок денний питань

2. Створити доброзичливу атмосферу для спілкування і прийняття рішень

(надавати учасникам можливість висловитися, заохочуючи їх до розмови; бути тактовним і витриманим)

3. За кожним пунктом дискусії потрібно підводити підсумки.

4. Наприкінці наради узагальнити зроблені висновки, а якщо будуть

поставлені завдання, то до кожного з них слід додати:

• що потрібно зробити;

• хто і що саме робитиме (відповідальний);

• термін виконання дорученої справи.

5. Запротоколювати нараду.

Після проведення наради

1. Виконання поставлених завдань повинно бути вчасно

проконтрольоване.

2. У робочому процесі максимально реалізувати позитивні рішення

наради та нейтралізувати негативні проблемні моменти.

!!! У розмовні мові слово «збори» виступає синонімом слова «нарада». Термін «нарада» доцільно вживати лише воду, коли учасники справді радяться, обмінюються поглядами і спільно доходять певних висновків. Не можна назвати нарадою збори, які скликає керівник, щоб поінформувати підлеглих і розпорядитися про виконання певних завдань і наказів.

Переговори

Переговори – обмін думками, що зазвичай відбувається з певною діловою метою. Вони проводяться на різних рівнях з різною кількістю учасників, переговори можуть мати як неофіційні, так і протокольний характер.

Принциповий підхід до переговорів передбачає вирішення проблеми виходячи з їх змісту, а не торг з приводу позиції, якої кожна зі сторін жорстко дотримується.

У цьому разі намагаються врахувати інтереси обох сторін і прагнуть отримати такий результат, який би був обґрунтований справедливими нормами, критеріями незалежно від волі жодної сі сторін.

Переговори як форма колективного обговорення передбачають три стадії: а) аналіз ситуації, тобто проблем учасників, їхніх емоцій, взаємин, інтересів, можливих варіантів прийняття рішення;

б) планування;

в) дискусія.

Готуючись до переговорів, доцільно відвести певний час для попереднього аналізу майбутніх переговорів з позицій та інтересів їхніх учасників. Аналізувати доцільно такі принципи ведення переговорів:

а) розмежування учасників і предмета переговорів;

б) урахування інтересів обох сторін, а не їхніх позицій;

в) аналіз усіх можливих варіантів вирішення проблеми;

г) визначення певного критерію для прийняття рішення.

Прорахунки, що заважають людям дійти згоди під час переговорів:

А) передчасні судження;

Б) пошук єдиного варіанта вирішення проблеми;

В) впевненість і неможливості «збільшити пиріг»;

Г) думки на зразок «їхня проблема – це їхня проблема,і нехай вони її вирішують».

Головне у переговорах –знайти найкращі варіанти можливого вирішення проблеми і допомогти сторонам прийняти спільне рішення, виходячи з інтересів кожного з них.

Переговори треба вести, дотримуючись етичних норм: чесно, справедливо, на рівноправних умовах.

Домашнє завдання: підготувати запитання для службової бесіди;

- скласти план службової наради