Карточка контрагента

№

Document

Original/ Copy

Criteria to check

Comments

1

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица из ФНС с указанным ОГРН (Свидетельство о государственной регистрации предпринимателя, осуществляющего свою деятельность без образования юридического лица)

Заверенная нотариусом копия

Наличие нотариально заверенной копии документа.

Допускается предоставление свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ, если организация зарегистрирована до 2002 г.

2

Устав (со всеми изменениями на дату заключения Договора)

Заверенная нотариусом копия

Наличие нотариально заверенной копии документа.

Последняя редакция Устава, заверенная нотариально.

Либо одна из предыдущих редакций Устава, заверенная нотариально, с приложением всех изменений Устава, также заверенных нотариально.

3

Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (о присвоении ИНН, КПП)

Заверенная нотариусом копия

Наличие нотариально заверенной копии документа.

4

Документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего Договор, включая документ, удостоверяющий его личность

Приказ, или протокол собрания, или доверенность – заверенные подписью и печатью Контрагента копии

Паспорт – нотариально заверенная копия

(или письмо – оригинал – с нотариально заверенной подписью генерального директора)

Наличие документа или Наличие нотариально заверенной копии документа.

I. 1.1.) Приказ (заверенная подписью и печатью организации копия) о назначении Генерального директора, или протокол собрания (заверенная подписью и печатью организации копия), или доверенность (заверенная подписью и печатью организации копия);

1.2.а) копия паспорта Генерального директора (целиком или только 2х страниц – с фотографией и пропиской), заверенная нотариально.

ИЛИ

1.2.б) вместо копии паспорта Генерального директора возможно предоставление письма (Приложение № 15) на бланке Контрагента, с заверенной нотариально подписью генерального директора, от Генерального директора.

II. В случае если подписывать договор будет директор Филиала (исполнительный директор и т.п.), то необходимо предоставить :

1. Документы по п.I.;

ИЛИ

2. Аналогичные документы на директора филиала:

А) Приказ (заверенная подписью и печатью организации копия) о назначении или протокол собрания (заверенная подписью и печатью организации копия), или доверенность (заверенная подписью и печатью организации копия);

Б) копия паспорта (целиком или только 2х страниц – с фотографией и пропиской), заверенная нотариально;

В) вместо копии паспорта директора Филиала (Исполнительного директора и т.п.) возможно предоставление письма (Приложение № 15) на бланке Контрагента, с заверенной нотариально подписью директора Филиала (Исполнительного директора и т.п.).

5

Информационное письмо об учете в Статрегистре Росстата

Заверенная нотариусом копия

Наличие нотариально заверенной копии документа

6

Выписка из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), полученная не ранее, чем за тридцать дней до момента представления Покупателям

Оригинал или заверенная нотариусом копия

Наличие документа или Наличие нотариально заверенной копии документа.

Необходимо предоставить выписку (оригинал/нотариальная копия), полученную не ранее, чем за тридцать дней до момента представления в финансовый отдел ООО «АШАН»). Течение тридцатидневного срока прекращается на дату подачи выписки в Финансовый отдел. Таким образом при последующих переподачах досье срок не истекает.

7

Документы, подтверждающие полномочия главного бухгалтера Контрагента (включая документ, удостоверяющий личность соответствующего лица)

Приказы – заверенные подписью и печатью Контрагента копии

Паспорт – копия, заверенная подписью и печатью Контрагента

(или письмо – оригинал – с подписью главного бухгалтера)

Наличие документа или Наличие заверенной подписью и печатью Контрагента копии документа.

1) Приказ о назначении Главного бухгалтера (заверенная подписью и печатью организации копия);

2.а) Копия паспорта Главного бухгалтера (целиком или только 2х страниц – с фотографией и пропиской), заверенная подписью и печатью Контрагента;

ИЛИ

2.б) вместо копии паспорта Главного бухгалтера возможно предоставление письма на бланке Контрагента, от Главного бухгалтера. (Приложение № 16)

В случае, если бухгалтерский учет ведется по договору оказания бухгалтерских услуг, необходимо предоставить договор об оказании услуг – копию, заверенную подписью и печатью Контрагента;

В случае, если должность Гл.бухгалтера не предусмотрена и ведение бухгалтерского учета возложено на Ген.директора, предоставить информационное письмо об этом (или приказ о возложении обязанностей Гл.бухгалтера на Ген.директора – заверенную подписью и печатью организации копию) с датой, подписью Ген.директора и печатью Организации.

8

Перечень лиц, уполномоченных представлять интересы Контрагента, в том числе подписывать за руководителя и/или главного бухгалтера Договор и иные документы, связанные с исполнением Договора, а также документы, подтверждающие указанные полномочия (включая документ, удостоверяющий личность соответствующего лица)

Информационное письмо – оригинал

Или

Перечень лиц или приказ – заверенная подписью и печатью Контрагента копия

Наличие документа или Наличие заверенной подписью и печатью Контрагента копии документа.

1. а) Перечень лиц, уполномоченных подписывать документы за Директора и Главного бухгалтера, согласно предоставленной форме (Приложение №13), - оригинал и доверенности на этих лиц;

1. б) вместо перечня лиц можно предоставить приказ (заверенную подписью и печатью организации копию) о лицах, уполномоченных подписывать документы;

2. дополнительно можно (не обязательно) предоставить копии паспортов данных лиц, заверенные печатью и подпи

сью Контрагента.

ИЛИ

Если все интересы Поставщика будет представлять ТОЛЬКО Генеральный Директор, предоставить оригинал информационного письма об этом от Генерального директора согласно приложенному образцу(Приложение №14), с его подписью и печатью предприятия и датой.

9

Заполненная карточка контрагента согласно форме, предоставленной Покупателями, с образцами подписей Директора и Гл.бухгалтера и с оттиском печати в соответствующих полях

Оригинал

Наличие документа

Соответственно форме Карточка контрагента (Приложение №7)

С образцами подписей Директора и Гл.бухгалтера и с оттиском печати в соответствующих полях

10

Бухгалтерский баланс И отчет о прибылях и убытках за последний отчетный период с отметкой налогового органа об их принятии

Сроки принятия бухгалтерской отчетности (Бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, деклараций) Финансовым отделом АШАН (можно раньше, но не позже):

квартальная отчетность за 3й квартал прошлого года (N-1) - до 20 апреля года N (текущего).

годовая отчетность за год N-1 (предыдущий) - до 20 мая года N (текущего);

квартальная отчетность за 1й квартал текущего года (N) - до 20 августа года N (текущего);

квартальная отчетность за 2й квартал текущего года (N) - до 20 ноября года N (текущего);

квартальная отчетность за 3й квартал текущего года (N) - до 20 апреля года N+1 (следующего);

Примечание: сроком предоставления отчетности считается первоначальное предоставление пакета документов в Финансовый Отдел.

Оригинал или копия, заверенная печатью Контрагента и подписями генерального директора и главного бухгалтера

Наличие нотариально заверенной копии Уведомления (если применяется УСН).

Наличие отметки налогового органа

Соответствие сроков отметки и декларации.

Наличие заверенной копии документа.

Возможно 4 варианта: 1. Бухгалтерский баланс+Отчет о прибылях и убытках; 2. налоговые декларации; 3. акт сверки с налоговой; 4. справка об отсутствии задолженности (акт сверки и справка об отсутствии задолженности должны быть предоставлены в Финансовый отдел не позднее 30 дней с даты документа)

Бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках – с отметкой налогового органа об их принятии:

• оригинал с печатью Контрагента и подписью уполномоченного Контрагентом лица

• или копия, заверенная печатью Контрагента и подписью уполномоченного Контрагентом лица.

К отметкам налогового органа о принятии относятся:

а) при предоставлении лично: печать нал.органа и дата приема;

б) при предоставлении почтовым отправлением: уведомление о вручении почтового отправления;

в) при предоставлении по телекоммуникационным каналам связи: электронная квитанция с ЭЦП уполномоченного лица о принятии налоговой декларации.

Вместо Бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках возможно:

Если применяется упрощенная система налогообложения,

1. Декларация по упрощенной системе налогообложения (оригинал или копия, заверенная печатью и подписью Контрагента) с отметкой налогового органа об их принятии

2. Уведомление (оригинал или заверенная нотариусом копия) о возможности применения упрощенной системы налогообложения на текущий год.

3. Справка об отсутствии задолженности

Если применяется общая система налогообложения,

1. Декларация по налогу на прибыль (оригинал или копия, заверенная печатью и подписью Контрагента) с отметкой налогового органа об их принятии

2. Декларация по НДС (оригинал или копия, заверенная печатью и подписью Контрагента) с отметкой налогового органа об их принятии

Допустимо предоставление акта сверки с налоговой инспекцией (оригинал или заверенная нотариусом копия).

В случае, если перечисленные документы отсутствуют – обоснование в виде письма о том, что до настоящего времени деятельность не велась ( с датой, печатью Контрагента и подписью Генерального директора).

11.

Карточка с образцами подписей руководителя исполнительного органа либо лица, уполномоченного действовать от имени Контрагента без доверенности, главного бухгалтера и оттиска печати Контрагента

Копия, заверенная банком, в котором открыт счет Поставщика

Или

Копия карточки, принятой банком, заверенная нотариально

Наличие нотариально заверенной копии документа.

Наличие отметки банка.

Оригинал карточки хранится в банке. Предоставляемая копия карточки должна содержать актуальные сведения (уполномоченные лица и сроки их полномочий).

Копия должна быть заверена печатью банка либо нотариусом.

В случае, если Контрагент является филиалом, то необходимо предоставить след.документы:

• Если у филиала отдельный счет в банке, то Карточку из этого банка (с образцом подписи директора филиала),

• Если же счет в банке единый (в том числе и для филиалов), то необходима Карточка из данного банка (с образцами подписей ген.директора).

12.

Лицензии или свидетельства СРО о допуске к работам – для строительных подрядчиков (по строительно-монтажным и/или проектировочным работам) или во всех иных случаях, когда в соответствии с законодательством соответствующая деятельность относится к категории лицензируемой

Нотариально заверенная копия

Наличие нотариально заверенной копии документа. Срок действия не истек.

Предоставление необходимо в случае, если деятельность, осуществляемая Контрагентом, относится к лицензируемой.

13.

Банковская справка

Оригинал

Наличие документа

Оригинал справки из банка о том, что в данном банке Контрагенту открыт расчётный счёт.

14.

Иные документы по запросу Покупателя

15

Служебная записка от Инициатора

Оригинал

Наличие документа (в случае необходимости)

См. Приложение 12