Задачи (функции) отдела закупок

Обычно отдел закупок отвечает за решение следующих задач.

1. Изучает технические характеристики продукции своей организации и, совместно с другими отделами и службами, вырабатывает технические условия (ТУ) и требования к сырью, материалам и комплектующим, приобретаемым у поставщиков.

2. Осуществляет оценку и выбор поставщиков, способных удовлетворить требования по качеству, затратам, способу доставки и характеру оплаты.

3. Доводит до поставщиков требования к поставляемым ими сырью, материалам и комплектующим изделиям.

4. Осуществляет подготовку и оформление договоров и контрактов, заключаемых с поставщиками.

5. Участвует в приемке (в соответствии с требованиями к качеству) сырья, материалов и комплектующих, поступающих от поставщиков.

6. Сотрудники отдела закупок принимают участие в проведении различных видов анализов результатов деятельности своего отдела и других подразделений организации (проектного, производственного, финансового, юридического отделов, а также отдела маркетинга и отдела управления качеством).

Выбор и контроль поставщика

Таблица 6.1

Результаты сравнительного анализа поставщиков

Критерий оценки Название поставщика	Качество поставляемой продукции	Цена	Условия поставки и оплаты	Надежность поставки	Суммарная оценка
Поставщик I	-	+	-	-	+
Поставщик II	+++	-	-	+	++++
Поставщик III	-	-	+	-	+
Варианты оценок	+++ -	+ -	+ -	+ -

Оценку качества продукции, поставляемой поставщиками, можно осуществить:

• по опыту предыдущей работы;

• по представленным образцам;

• по наличию сертификата соответствия на продукцию;

• по наличию сертификата соответствия на систему менеджмента качества, имеющуюся у поставщика.

Роль подразделения, занимающегося управлением качеством

Роль подразделения, занимающегося управлением качеством состоит в том, чтобы сделать качество неотъемлемой частью деятельности каждого сотрудника и возложить на него ответственность за качество. Для этого БУК должен быть выделен, как самостоятельное подразделение, и должен выполнять отдельные задачи, имея своих сотрудников (представителей) в производственных подразделениях. БУК организовывает работу, контролирует, советует, а вся основная работа по обеспечению качества ведется в цехах, отделах и службах предприятия.

БУК должен осуществлять консультации и контроль по следующим направлениям:

а) стимулировать и облегчать работу по улучшению качества;

б) контролировать и оценивать достижения в области улучшения качества;

в) способствовать установлению партнерских отношений между потребителями и поставщиками (как внутренними, так и внешними);

г) планировать, контролировать, управлять и пересматривать систему качества;

д) планировать и проводить занятия, совещания и консультации по качеству;

е) давать советы руководству:

- по созданию системы качества и управлению процессами;

- по определению соответствия формальным требованиям по отношению к качеству;

- по необходимым программам (планам) качества;

- по включению элементов качества во все рабочие и технологические инструкции;

- по анализу состояния системы качества и по ее совершенствованию.

Анализ состояния системы качества осуществляется на так называемых Днях качества.

БУК должен организовать систему измерения качества. Он должен сделать качество измеряемым параметром. Очень важно, чтобы качество измерялось в денежном выражении, чтобы снижались убытки, а само понятие "качество", до сих пор часто воспринимаемое многими как не экономическая категория, перешло в разряд таких понятий, как прибыль, рентабельность, убытки.