Тема 9.4.: організація конференцій, симпозіумів та виставок

1. Проведення конференцій.

2. Організація симпозіумів.

3. Проведення виставок.

Література:

1. Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О. Складання ділових паперів: Практикум.- К.: Либідь, 2002.

2. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів/ С.П. Бибик та ін. – К.:Довіра, 1998. – 507с.

1. Проведення конференцій

В процесі своєї діяльності деякі фірми (підприємства) в силу виробничої чи наукової необхідності беруть участь у таких колективних масових заходах, як конференції та симпозіуми.

Конференція – спільний захід людей, які представляють різні організації і об'єднані однією проблемою чи рядом питань, що мають наукову чи виробничу цінність.

Конференції можуть бути регіональні, місцеві, внутрідержавні та міжнародні.

Конференції – дієвий засіб ділового спілкування, розширення контактів у сфері спільних інтересів. Конференція дає учасникам можливість орієнтуватися в досягненнях та проблемах певної галузі, напрямку діяльності.

Майбутніх (ймовірних) учасників конференції організатори повідомляють заздалегідь листом, в якому вказуються дата і місце проведення конференції та її тривалість. Окрім того, обумовлюються умови перебування та можливості участі делегата (делегатів) від організації. На практиці часто розсилають заявки на участь у конференції. Заповнена заявка, письмова згода в листі-відповіді та вирішення фінансових питань учасником дає право на участь у колективному заході.

Зразок форми заявки на участь у конференції (реєстраційна форма)

Прізвище, ім'я, по батькові делегата ______________________________

Організація ____________________________________________________

Посада (вчений ступінь) _________________________________________

Адреса________________________________________________________

Телефон _______________________Факс___________________________

Тема доповіді __________________________________________________

2. Організація симпозіумів

Аналогічно конференції відбувається запрошення учасників на симпозіум.

Симпозіум – спільне підприємство людей при вирішенні чи обговоренні певної проблеми (питання) специфічного характеру.

Організаційно конференція (симпозіум) проводиться поетапно за однією схемою:

П е р ш и й е т а п – приїзд учасників. На цьому етапі організатори повинні подбати про розселення гостей (учасників), їх харчування, перевезення (в разі потреби).

Д р у г и й е т а п – відкриття конференції. Привітання учасників та пленарне засідання.

Т р е т і й е т а п – секційні засідання.

Ч е т в е р т и й е т а п – організація екскурсій, коктейль, шведський стіл з нагоди закриття конференції (симпозіуму) і від'їзд учасників.

Конференція (симпозіум) проходить за чітким порядком денним, виконання якого передбачає в кінцевому результаті оформлення протоколу. Рішення, прийняте учасниками, оформляється документально і розсилається учасникам, які брали безпосередню участь у даному заході.

Кожен учасник готує до конференції (симпозіуму) документи доповідь (тези доповіді), яка стосується одного з питань порядку денного.

Вимоги до тексту наукової доповіді:

• чіткість, ясність викладу інформації;

• акценти (наголоси) на окремих ключових моментах;

• логічність викладу;

• мотивація поданої інформації;

• логічність і відвертість у постановці питань та прийнятті рішень;

• максимальна інформованість у проблемі (питанні) з оперуванням найновішими даними і аргументованим володінням фактичним матеріалом.

Деякі конференції та симпозіуми передбачають у своїй роботі паралельно організацію виставки досягнень у певній галузі.

На виставці можуть бути представлені зразки розробок або комплектуючі деталі. Подеколи таку ж роль наочності відіграють фотографії, схеми, графіки та плакати, які розміщують на стендах.

Бажано, щоб біля стендів працював спеціаліст, який би добре орієнтувався у ймовірних питаннях, що можуть виникнути в процесі ознайомлення з матеріалами, представленими на стенді.

Деякі фірми розробляють примірку тематику запису бесід з відвідувачами стенду, оформляючи трафаретний документ типу бланка.

Така практика фіксації інформації, отриманої від відвідувачів стендів, прийнята у всьому світі. Вона дозволяє пізніше проаналізувати рівень комплектації стенду інформацією, відсіювати несуттєві дані і, з урахуванням пропозицій, оформляти стенд найважливішими даними.