Ось деякі питання, на які бажано знати відповіді перед презентацією:

1. Чи буде аудиторія в основній своїй масі дружня, байдужа або осоружна вашій точці зору?

2. Чи турбують їх теми, через які Ви хочете переконати їх взяти участь в конкретній дії?

3. Який у аудиторії рівень розуміння?

4. Скільки вони знають про те, що Ви збираєтеся їм піднести?

5. Чи знають, поважають вони Вас?

Відповіді на ці питання допоможуть вибрати кращий шлях для проведення ефективної презентації.

Аналіз аудиторії проводиться відповідно до пунктів в таблиці 2 [8,С. 47, 43- 53]

Таблиця 2

Питання для аналізу аудиторії

Основні розділи питань з характеристики аудиторії	Конкретні питання з визначених тем
Розмір і склад аудиторії	Спрогнозуйте, скільки чоловік прийдуть на презентацію. З'ясуєте чи є у них які-небудь політичні, релігійні, професійні комплекси або упередження. Проаналізуйте співвідношення чоловіків і жінок, вік присутніх, відношення присутніх до певних соціальних і етнічних груп, професійні аспекти діяльності присутніх.
Аналіз можливої реакції публіки	Проведіть аналіз, навіщо конкретні люди прийшли на презентацію. Визначте відношення публіки до предмету презентації. Вирішіть чи зацікавлена в ньому аудиторія або байдужа. Пригадайте як аудиторія реагувала на презентації такого роду у минулому. Визначте які сторони предмету і в якому світлі краще показати даній аудиторії. Визначте чи будуть утруднення в розумінні частин вашої презентації. Аналізуйте настрій публіки у момент презентації: чи будуть вони вже утомленими після недавно минулої презентації, чи будуть вони голодні і чекати швидкого обіду і т.д. Обчисліть, який спосіб подачі інформації буде найефективнішим, вигідним і справить найбільше враження на присутніх: надання технічної інформації, статистичного аналізу, історичної інформації, демонстрація, подібний приклад і т.д. Передбачте відповідь публіки: спрогнозуйте шляхи реакції на ваші дії, змоделюйте можливо якнайгіршу аудиторію і спробуйте діяти в такій ситуації. Передбачте можливі уточнення і питання. Проаналізуйте все найгірше, що може відбутися на презентації.
Рівень розуміння аудиторії	Визначте, чи знає аудиторія, що-небудь про об'єкт презентації, наприклад проаналізуйте чи є серед присутніх хто-небудь з таким же багажем знань з даного питання. Проаналізуйте чи знайома аудиторія з вашим тезауросом. Спрогнозуйте, чи всі здатні зрозуміти те, що ви говорите. Визначте, яку підтримуючу інформацію необхідно надати аудиторії для кращого розуміння предмету. Подумайте про конкретні цифри і специфікації, які вас можуть попросити надати або вам потрібно буде сказати. Проаналізуйте, чи включає об'єкт презентації рутинне, тривале надання інформації, чи знайома тема присутнім.
Відносини презентуючого з публікою	Проаналізуйте, як така аудиторія звичайно реагує на виступи ораторів. Визначте наскільки аудиторія дружня, відкрита, гостинна вашій точці зору, вашому стилю презентації. Визначте як аудиторія налаштована по відношенню до вас. Проаналізуйте, чого присутні від вас хочуть. Подумайте про ваші колишні відносини з аудиторією. Визначте вашу роль і статус. Визначте чи є біля аудиторії схильності, які можуть працювати проти вас. Проаналізуєте можливе відношення публіки до побудови вашої презентації. Визначте які аспекти підтримуючої інформації виглядатимуть для даної аудиторії найбільш надійно.

2.3 Планування промови до презентації

1. . Розробка стратегії розвертання виступу складніша, ніж написання документа. Якщо презентація не буде легкою для розуміння, можливо аудиторія не відреагує на неї потрібним чином, фірма втратить потенційний вигідний контракт або інвестора, оскільки вони можуть просто не зрозуміти або прослухати важливі пункти виступу.

2. . Для максимального ефекту і досягнення намічених цілей, після аналізу аудиторії необхідно приступити до розробки плану промови для презентації надаючи цьому великого значення. [9,С. 105-106]

2.3.1 Розробка головної ідеї

Перший крок - це визначення головної ідеї, навколо якої і будуватиметься презентація. Головна ідея повинна бути пов'язана з об'єктом і повинна служити стрижнем, на який кожний присутній повинен нанизувати одержувану від інформацію. Це подібно рекламному девізу, який нагадує покупцю про достоїнства рекламованого продукту.

Мета - розробити таку головну ідею, щоб зробити презентацію цікавою для аудиторії і зробити об'єкт презентації для присутніх таким же цікавим, як він цікавий Вам. [10, С. 15]

Формулювати головну ідею слід в одну пропозицію.

Ось декілька прикладів:

• Попит на низькокалорійні високоякісні заморожені продукти підвищиться через соціальні і економічні зміни.

• Реорганізація касового відділу приведе до покращення сервісу з одночасним зниженням витрат.

• Розміщення замовлення у нас має сенс тому, що ми пропонуємо швидку доставку і знижки.

• Нова програма оздоровлення спонукає робітників до більш якісної праці і зменшить пропуски по хворобі.

• Після 10-ти місяців невдач, збитків і невизначеності можна гордитися нашою компанією, яка пережила смугу невдач і стала одержувати прибуток.

Кожний приклад містить головну інформацію (summary) про конкретний предмет презентації і сприятливо діє на аудиторію. [11,С. 24-25]

2.3.2 Планування часу

З добре розробленою головною ідеєю виступу, можна приступити до планування часу і його структури. Структура, яку необхідно затвердити для промови, повинна бути пов'язана з метою, аудиторією, предметом презентації і відведеним для виступу часом.

Якщо у Вас 10 або менше хвилин для виступу, необхідно організувати його так, щоб умістити основні пункти, отже він буде схожий на короткий витяг з повної, розгорненої презентації.

Розпочинати слід з невеликого плану майбутньої промови, в основній частині якої пояснюються всі аспекти предмету презентації, пов’язані з головною думкою.

Довші презентації не повинні бути організовані як звіти. Якщо метою є - розважити, мотивувати або інформувати, використовуйте природний порядок залежно від об'єкту, жорсткої структури тут бути не може. Якщо ж мета - аналізувати, переконувати або схиляти до співпраці, організовуйте презентацію навкруги основних аргументів, думок. Використовуйте звичайних порядок, якщо аудиторія дружньо налаштована, сприйнятлива і навпаки - підходьте до основних ваших аргументів акуратно, якщо відчуваєте опір аудиторії.

Як тільки слухачі втратили нитку виступу, дуже складно буде повернути їх назад, крім того, вони можуть пропустити важливі пункти презентації. Вони не сприйняли те, що було сказано кілька хвилин тому, так, що через втрату уваги слухачів страждаєте перш за все Ви.

Навчіться планувати свою промову так, щоб рутинні блоки інформації чергувалися з цікавими фактами статистики або історичними аспектами.

Так, що саме Ви повинні думати як організувати передачу основних думок аудиторії.

Поясніть, як збираєтеся організувати свій виступ і постарайтеся лімітувати кількість основних пунктів і думок виступу до 3-4, навіть якщо презентація досить довга. Упевніться, що вибрали найкорисніші і цікаві дані, що контролюєте увагу публіки. Пам'ятайте, що слухачі можуть не пропустити непотрібну інформацію, тому скоротіть до мінімуму такого роду інформацію. [7,С.50-55]

2.4 Приклади планування презентації

Ось приклад планування короткої презентації:

Назва: "Хто володіє Ван Гогом?"

Мета: переконати начальство, що предмети мистецтва - хороший варіант інвестиції.

1. Вступ: Холодним березневим ранком на знаменитому аукціоні Крісті в Нью-Йорку знамениті "Соняшники" Ван Гога були продані за 39.9 мільйонів доларів. Покупець? Японська страхова компанія!

2. Корпорації стають основними покупцями предметів мистецтва.

• Більше 1000 корпорацій мають власні колекції мистецтва

• Компанії роблять це з трьох основних причин:

а) Керівництво любить мистецтво.

б) Реклама надійності компанії і формування естетичного іміджу.

в) Стабільне зростання ціни на витвори мистецтва.

3. Більшість колекцій консервативна.

4. Багато колекцій зросли в ціні.

а) Компанія Пепсі Кола Inc. заплатила $150.000 за скульптуру Олександра Кальтера. Тепер ця скульптура коштує близько $1. млн. (показуються слайди)

б)Колекція First Bank System Inc.'s за 3 млн. доларів зросла в ціні в два рази (показуються слайди)

в) Двохмільйонна колекція компанії Sterling Regal з 180-ти витворів мистецтва коштує зараз близько 4.5 мільйонів доларів. (слайди)

г) Domino Pizza інвестувала 7.5 млн. в свої колекції, які коштують зараз 12 млн. (слайди)

5. Висновок: Інвестування в предмети мистецтва дає і моральне і матеріальне збагачення. [14,С. 30-35]

2.5 Прогноз довжини презентації

Довжина виступу презентації часто строго обмежена. Оскільки разом з вами повинні виступати інші оратори, крім того у самих слухачів є безліч інших справ, ви повинні навчитися подавати ваші дані так, щоб залишалося найголовніше, економлячи при цьому свій час і час своїх слухачів.

Як тільки розпланована сама промова, можна більш акуратно спланувати необхідний для презентації час. Середній оратор говорить із швидкістю 100-125 слів в хвилину. Припустимо, що вам треба розказати про три основні пункти. В десятихвилинній доповіді, можна витратити 2 хвилини на поверхневе пояснення кожного пункту, зробивши вступ і висновок по хвилині завдовжки. Якщо у вас доповідь на годину, вступ може зайняти 5 хвилин. Наступні 30-40 хвилин міститимуть більш докладну інформацію про кожне з пунктів вашого докладу (по 10-14 хв на одну тему). Висновок може зайняти від 3 до 5 хвилин. 10-20 хвилин, що залишилися, будуть зарезервовано для питань від аудиторії.

Що ж краще 10-ти хвилинна промова або презентація на 1 годину?

Все залежить від об'єкту, цілей, характеру аудиторії і відведеного часу. Для легкого сприйманого об'єкту і відповідної аудиторії 10 хвилинної доповіді цілком достатньо, а якщо об'єкт складний, а цілі включають переконання важко сприймаючої публіки, то презентація повинна тривати довше [6,С. 13-20] .

2.6 Вибір стилю

Дуже важливий елемент підготовки і планування презентації - вибір відповідного стилю. Все знову ж таки залежить від цілей, характеру промови і аудиторії, бюджету, часу відведеного на підготовку. Якщо зміст промови формальний: звіт про виконану роботу або фінансове полягання фірми, то і стиль самого виступу повинен бути таким.

Загалом, якщо всі присутні вам знайомі і їх кількість невелика, то дозволяється дещо відступити від формального характеру промови для більш кращого сприйняття.

З другого боку, якщо ви виступаєте перед величезною аудиторією незнайомих вам людей і сама презентація дуже важлива, то ви повинні встановити більш формальну атмосферу.

Посадіть людей в ряди, показуйте їм слайди і короткі фільми, щоб підтримати зміст вашої промови. Використовуйте докладний план виступу. Формальність досягається також встановленням дистанції між презентуючим і аудиторією: як психологічної так і фізичною.