3. Презентація та її призначення

"Презентація" від лат. Praesentatio :

1. Пред'явлення перевідного векселя особі, зобов'язаній вчинити платіж (трасату).

1. Суспільне представлення чого-небудь нового, що недавно з'явилося, створеного, наприклад: книги, журналу, кінофільму, телепрограми, організації.

Так значення слова "презентація" тлумачить Сучасний словник іноземних слів (1993). Відразу слід зазначити, що дана курсова робота описує призначення, значення і зміст презентації тільки в другому значенні цього слова.

Презентації бувають наступних видів:

Презентація суспільної організації (фірми, акціонерного суспільства, корпорації і т.п.). Цілями такої презентації є: створення іміджу фірми серед ділових кіл, створення або відтворення сприятливого образу фірми, реклама імені фірми. По суті така презентація є частиною рекламної компанії організації.

Презентація товару. Цілі такої презентації ясні: створення знання про нову марку, товар або послугу на цільовому ринку, ознайомлення покупця з новими можливостями товару, розклади магазина і т.д., досягнення переваги марці і т.п. Чіткіше та зрозуміліше мету торгової презентації і презентації фірми можна зрозуміти з таблиці 1.

Таблиця 1

Цілі презентації товару

Вид цілей	Цілі
Інформація	Створити знання про марку, новий товар або послугу на цільовому ринку Ознайомити споживачів з новим розкладом роботи магазина Скоротити час, затрачуваний продавцями для відповідей на питання
Переконання	Досягти переваги марки, фірми, товару Збільшити кількість відвідувачів магазинів Досягти прихильність марці
Нагадування (Підтримка)	Стабілізувати збут Підтримувати прихильність марці, фірмі, товару Підтримувати популярність марки, фірми, товару

Презентація об'єму і змісту виконаних робіт (звіт). Мета - ознайомити, надати певній вузькій групі людей результати робіт. Така презентація менш вимоглива до виконання певних правил підготовки і цілком може бути спонтанною, якщо необхідні дані у Вас під рукою і містяться у повному порядку.

Презентація плану майбутніх робіт. Така презентація аналогічна попередньому виду презентацій, тільки об'єкт тут - майбутні роботи організації або особи. Цілями її можуть бути: інформування певного кола осіб про намічені роботи, опис намічених робіт з метою підготовки об'єкту презентації, критичного аналізу і зміни.

4. Процес підготовки до презентації

Підготовка до презентації має за мету передачу знань про підготовку якісної презентації вищого рівня. Для цього, на чолі описуються основні кроки підготовки.

Кроки підготовки презентації

1. Аналіз складу, мети, характеру і стану аудиторії.

2. Планування і розвиток вступу, основної частини і висновку для довгої формальної презентації.

3. Вибір, розробка варіантів використовування демонстраційно-наочних матеріалів.

4. Підготовка рекламних матеріалів (Додаток А).

5. Безпосередньо підготовка до виступу: написання тексту, плану, підготовка наочних матеріалів.

6. Підготовка до відповідей на питання аудиторії.

• Презентація обмежується в часі – тривалість її не більше 1-2 годин, у післяобідній час. Найкраще розпочинати з 15.00 з подальшою орієнтацією на коктейль чи фуршет. [12, С. 8-9]

Промови і презентації дуже схожі на інтерв'ю і ділові зустрічі: в процесі підготовки потрібно визначити цілі, проаналізувати аудиторію, розробити план для презентації своїх точок зору. Але промови і презентації на відміну від інтерв'ю і зустрічей події більш масового характеру, вони не орієнтовані на емоційні аспекти або на персональні проблеми.

2.1 Аналіз мети

У процесі створення власної кар'єри людина може робити презентації або виголошувати промови з різних приводів. Наприклад, якщо вона працює у відділі по роботі з персоналом, вона може давати відомості новим працівникам або пояснювати політику компанії. Якщо людина працює начальником відділу вона може презентувати програми навчання персоналу. Якщо вона консультант, то може давати аналітичні звіти. Якщо ж працює бухгалтером або аудитором - може презентувати начальству звіти про фінансове становище фірми. Як учений або інженер людина може пояснювати технічні характеристики клієнту або говорити на професійних зборах. Як президент вона часто виступає на зборах директорів, працівників, акціонерів або журналістів з різного роду звітами. Як людина, зацікавлена в пошуку спонсора для свого проекту, вона робить презентацію перед потенційними інвесторами.

Такі презентації і промови можуть бути віднесені до різного роду блоків залежно від цілей. Мета допомагає визначити форму, зміст і стиль презентації, а також, як показує даний графік, рівень взаємодії аудиторії з презентуючим [10,С.20-22].

Розглянемо графік залежності взаємодії аудиторії з презентуючим залежно від цілей останнього показує необхідність і важливість аналізу аудиторії, якщо метою вашої презентації є переконання, проте не слід нехтувати аналізом аудиторії і при інших цілях.

Мотивування або розвага. Коли намагаєшся кого-небудь розважити, то в основному презентація складається із звичної промови. Наприклад, коли говорите декілька слів про працівника, що йде на пенсію, спочатку зробіть декілька веселих коментарів про хорошу роботу пенсіонера і опишіть, як він допоміг компанії. Аудиторія, під час такої промови, поводиться пасивно. Якщо мета вашої презентації має такий характер, то необхідно ретельно підготувати лише саму промову і не звертати особливої уваги на підготовку до питань.

Інформування або аналіз. Коли мета вашої промови інформування або надання аналізу, то така презентація передбачає взаємодію з аудиторією. Частіше за все така промова є зборами певної групи людей з метою прослуховування документа. Після прослуховування, присутні ставлять питання для розуміння і уточнення деяких даних. Презентації такого роду дуже часто використовуються у великих компаніях для моніторингу фінансового становища компанії.

Переконання або запрошення до співпраці. Найбільшу взаємодію припускає презентація, метою якої є переконання кого-небудь взяти участь в різного роду актах, або участь в співпраці по сумісному рішенню проблеми. Звичайно презентація починається з надання інформації про обговорюваний об'єкт, щоб аудиторія зрозуміла ясніше про що йде мова, потім ви починаєте надавати аргументи на користь вашої точки зору і намагаєтеся схилити присутніх до потрібних для вас дій. Така презентація найбільш вимоглива до допоміжних об'єктів і якості промови. Крім того необхідно бути достатньо гнучким і чудово відчувати ситуацію особливо у разі непередбаченого перебігу обставин. Необхідно постаратися до них підготуватися. Взаємодія з аудиторією настільки тут велика, що ви можете втратити контроль за ходом презентації. Тут не можна цілком покладатися на підготовлений і написаний текст, а уважно стежити за ситуацією і не давати їй виходити з під контролю. Часто промови і презентації використовують дещо з перерахованих цілей одночасно [16,С. 4-5].

2.2 Аналіз аудиторії

Як тільки поставили цілі для презентації, необхідно приступити до аналізу аудиторії.

Аудиторія - це ще один базовий елемент презентації і оскільки саме для аудиторії промова і робиться, не можна не додавати аналізу ніякого значення і пропускати його, а навпаки саме аналізу аудиторії необхідно уділити особливе значення.

Можна досягти кращого результату, якщо знати характеристики майбутньої аудиторії і використовувати одержані дані в підготовці до промови. Спершу треба визначити розмір аудиторії. Очевидно, що маленькі групи найбільш зручні для бурхливого обговорення і переконання. Але коли в групі більше 12 чоловік нормальні обговорення стають неможливим. Залежність розміру аудиторії від цілей - пряма: чим менше цілі припускають участь аудиторії в презентації, тим більше може бути розмір аудиторії і тим менше значення може надаватися якості людей, які прийшли на презентацію[15,С. 12, 13, 15]. Також необхідно звернути увагу на іншу потрібну інформацію про аудиторію.