Тема 9.3.: організація прес-конференцій та презентацій фірми

1. Поняття прес-конференції.

2. Підготовка до проведення прес-конференції.

3. Презентація, її призначення.

4. Процес підготовки до презентації.

Література:

1. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів/ С.П. Бибик та ін. – К.:Довіра, 1998. – 507с.

2. Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О. Складання ділових паперів: Практикум.- К.: Либідь, 2002

1. Поняття прес-конференції

Деяким фірмам необхідна реклама їх діяльності. Окрім звичних засобів, використовують і такий вид самореклами, як прес-конференція.

Прес-конференція – масовий захід з метою ознайомлення громадськості з діяльністю певних організацій, діячів науки, культури, сервісу та інше при активній підтримці преси, радіо та телебачення.

Прес-конференцію можна проводити, щоб одержати у пресі, по радіо та на телебаченні позитивні відгуки на демонстрацію продукції чи виступ фірми на виставці, а також з якихось інших нагод, важливих для фірми і її контрагентів, наприклад, введення товару в обіг ринку.

Якщо постала необхідність організації прес-конференції, то провести її слід тільки після детальної підготовки, що матиме на увазі організацію самого дійства і його документальне забезпечення.

Скликати прес-конференцію, щоб віддати данину моді, безперспективна і невиправдано клопітка справа.

Керівник або відповідна особа за його розпорядженням повинна підготувати доповідь (виступ керівника або відповідного спеціаліста).

Доповідь – найпоширеніший вид публічного виступу, і його композиційна побудова повинна відповідати загальним нормам сучасної ділової мови, в якій можуть бути елементи вільного повідомлення. При цьому слід пам'ятати, що для прес-конференції готується не політична чи звітна доповідь, а саме ділова.

Ділова доповідь - це документ, який містить виклад певних питань з висновками та пропозиціями. На відміну від інших документів, така доповідь призначена для усного читання, оскільки аудиторія (журналісти радіо, преси чи телебачення) в силу специфіки прес-конференції сприйматиме саме варіант розповідний, а не читабельний.

При цьому особа, яка повідомлятиме інформацію, повинна не тільки вільно володіти основною інформацією, а й бути в стані відповідати на не завжди ординарні запитання журналістів, тобто володіти достатнім лексичним арсеналом, мовними прийомами і прийомами ділового спілкування.

Доповідь обов'язково повинна включати суттєві ідеї і позитивні пропозиції. Тому змісту доповіді і, відповідно, майбутньому виступу (повідомленню) представника вищої адміністрації фірми, насиченню цього виступу нетривіальними фактами та цифрами повинна бути приділена особливо прискіплива увага.

Оскільки такий виступ (повідомлення) належить до діяльності „паблік рілейшнз”, слід врахувати всі вимоги та, по можливості, наперед передбачити ймовірні запитання аудиторії, які можуть виникнути в ході прес-конфе-ренції. Додатковою вимогою є добрі ораторські здібності. Щоправда, зайва емоційність на прес-конференції не бажана. Вона, швидше, зіпсує враження від виступу і відповідей на додаткові запитання.

Не останню роль відіграватиме і здатність представника фірми обходити „гострі кути”, тобто відходити від подекуди ворожих та неприязних запитань, вносити в напружену атмосферу струмінь доброзичливості, та здатність доречно пожартувати.

По-перше, текст доповіді виступаючому слід прочитати кілька разів уголос, особливо в тому випадку, коли автором документа був інший працівник фірми, а по-друге, щоб знати конкретно затрачений час на усне повідомлення.

Композиційна схема побудови доповіді – класична:

• вступ (зачин) із обов'язковою формою привітання і звертання;

• основна частина (виклад суті справи, яка може стосуватися вузького питання або мати широкий спектр повідомлення);

• закінчення (кінцівка) з висловленням подяки за вислухану інформацію.

Доповідь друкується щонайменше в двох примірниках. Перший примірник – робочий, який може узгоджуватися з організаторами прес-конференції, другий – страховий варіант.