3. Мета і функції керівника (головуючого).

Головна мета керівника на нараді - знайти з усіх питань порядку денного оптимальне рішення за мінімальний час. Для її досягнення він повинний забезпечити від кожного учасника і додати конструктивний характер обговоренню в цілому [ 2.- С.175-178]

Керівник повинен регулювати спрямованість, діловитість виступів. Для цього варто не допускати відхилень убік, затягування виступів, стимулюючи конкретність, наявність змістовного аналізу і реальних пропозицій. Якщо початок обговорення виявило непідготовленість питання, то необхідно рішуче знімати його з обговорення і висловити зауваження тому, хто готував питання.

Позитивні риси головуючого:

організаторський хист (він не дає виступаючим відійти від теми, зупиняє балакучих, підбадьорює несміливих, стежить за регламентом );

здатність зосередити всю свою увагу й зусилля на тому, щоб стежити за ходом дискусії, обдумувати виступи всіх її учасників;

він має добирати запитання, аналізувати відповіді, систематизувати різні погляди, робити точні висновки;

самому не брати активної участі в дискусії, бо поєднати головування й участь у дискусії не можливо;

він повинен по-дружньому ставитися до всіх, нікого не виділяти своєю увагою й нікого не обходити нею;

він має створити доброзичливу атмосферу, щоб дискусія не перетворилась на запальну суперечку;

у будь-якій ситуації він повинен зберігати спокій і розважливість ( навіть коли всі навколо роздратовані, головуючий повинен володіти собою );

якщо у головуючого є почуття гумору, воно дуже допомагатиме йому в керівництві нарадою;

головуючий звичайно дякує виступаючому за участь у дискусії ( особливо якщо його виступ був не “для протоколу”, а варіантом розв’язку обговорюваного питання );

якщо головуючий правильно оборе стиль ведення наради – темп наради буде напружений, швидкий, тон – діловий, увага учасників – максимальна.

Негативні риси головуючого:

нарада не розпочинається вчасно, бо головуючий запізнився сам або чекає тих, хто запізнився, або веде з кимось приватну розмову, хоч оголошений час початку наради вже пройшов;

вступне слово голови було надто довгим ( замість 2 – 3 хвилин воно тривало 10 хвилин ), це розхолодило учасників наради; пасивність їх на початку дискусії – провина головуючого;

головуючий, користуючись своїм становищем, одразу ж висловив свої пропозиції, запропонував своє вирішення проблеми (краще, щоб пропозиції головуючого висловив хтось інший, а не він сам, особливо якщо головуючий – керівник установи, яка організовує нараду);

якщо в нараді беруть участь незнайомі між собою люди, а головуючий знає всіх і називає їх надто лаконічно ( лише на ім’я або на ім’я та по батькові, без прізвища, звання, посади, назви установи та ін.), то атмосфера довір’я між учасниками не виникне – з вини головуючого;

головуючий не звернув уваги на те, що виступаючі називають один одного на ім’я, а в залі присутні нові учасники, які нікого не знають ні на ім’я, ні особисто, а лише знають прізвища з публікацій чи за посадами;

головуючий не зупинив надто балакучого учасника й не заохотив мовчазних і несміливих ( тим самим звузивши коло учасників дискусії );

сам головуючий своєю поведінкою, рухами, мімікою та ін. заважає учасникам наради, відволікає їхню увагу від виступів учасників дискусії.

Останнє зауваження може здатися вам дріб’язковим. Але нав’язливе повторення якогось жесту, міміки чи руху, якоїсь звички спочатку мимохіть фіксується спостерігачами – учасниками наради, а при частому повторенні починає заважати, а далі дратувати й набридати їм. Що це за звички ?

Уважний дослідник зібрав їх цілий букет: це – стукати пальцями або олівцем по столу, підпирати голову рукою, торкатися руками обличчя; покусувати олівець, сірник; нігті, губи; стукати олівцем по зубах; облизувати губи; чухати голову, пригладжувати волосся, бороду, вуса; водити пальцем по столу; застібати або розстібати ґудзики; чистити нігті; поправляти окуляри; дивитися крізь окуляри, тримаючи їх у руці; притупувати ногою; тримати руки в кишенях; ніяково посміхатися ні до кого[ 7.- С.111-117]

Регламент наради звичайно визначається самими учасниками наради. Для заходів, які відбуваються регулярно, регламент виробляється й затверджується один раз. Для неперіодичних заходів регламент встановлюється на початку засідання кожного разу.

Вважається, що найскладніше навіть питання потребує для свого ефективного розв’язання не більше 40 хвилин (про це свідчать матеріали багаторічних досліджень ), якщо доповідь була роздана учасникам наради заздалегідь.

Учасники наради. Якими повинні бути і якими не повинні бути учасники наради ?

Учасники наради

повинні дотримуватися теми і порядку денного наради;

не повинні перебивати один одного, заважати репліками тому, хто говорить;

не повинні свого роздратування чи поганого настрою, принесеного з іншої наради, з роботи чи з дому, переносити на нову нараду, на нових людей;

не повинні бути нетактовними до інших виступаючих, якщо навіть хтось із них не був на висоті;

не повинні проявляти недоброзичливість до окремих учасників наради, байдужість до спільної проблеми, інтерес лише до “свого” в цій проблемі; бажання поставити інших у смішне становище; страх не сподобатися начальству чи здатися вискочкою;

повинні, виступаючи, пропонувати свій варіант розв’язання поставленого на обговорення питання, не брати слова, якщо немає готової пропозиції чи варіанта розв’язку; бути максимально уважними до кожної пропозиції;

не повинні вести між собою надто голосних розмов і суперечок, які заважали б іншим; не повинні скидати піджаків, якщо цього не зробив головуючий.