Тема 2. 4.: Наказове діловодство

1. Діяльність наказів.

2. Процес створення доку­ментів.

3. Документування в Україні.

Література:

1. Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч.посібник. – Івано-Франківськ, 2000. - 270с.

2. Діденко А.Н.Сучасне діловодство: Навч.посібник. – 3-тє вид. - К.: Либідь, 2001. – 384с.

3. Корж А.В. Документація праводілової сфери: Навч. посібник . – К.: Інститут держави і права, 2003. – 240с.

До XV ст. у Московському князівстві система управ­ління мала двірцево-вотчинний характер. Органами уп­равління були так звані путі (сокольничий, ловчий, коню­ший, стольничий, чашничий). Країна поділялася на повіти, стани і волості на чолі з намісниками, компетенція яких не поширювалася на панські вотчини. Справочинство вели дяки, а при намісниках — писарчуки та піддячі.

1. Діяльність наказів

Створення Російської централізованої держави вимага­ло більш розвинутих форм державного управління. У зв'язку з цим відбувалася поступова перебудова органів ве­ликокнязівського управління.

Наприкінці XV — початку XVI ст. склалася система наказів — центральних органів державного правління, що відали окремими галузями як відомчі установи. Так, По­сольський наказ відав зовнішніми відносинами, Розряд­ний — військовими, Помісний — земельними справами; існували Холопський, Ямський, Розбійний та інші накази. У Холопському наказі реєструвались угоди на кабальних холопів — людей, що потрапляли в кабалу після грошової позики, за проценти, на які мали служити в господарстві кредитора до виплат боргу, здебільшого до смерті... Юри­дичне положення холопів регулювалось загальнохолопськими нормами й законами, Судебником 1550 р., Соборним уложениям 1649 р.

Угоди на кабальних холопів оформля­лись в кабальних книгах. Коли Україна в 1654 р. увійшла до складу Росії, при По­сольському наказі спочатку було створено канцелярію з малоросійських справ, а у 1663 p.— Малоросійський наказ.

Усього наказів було близько 80, кожний з них налічував від 3 до 400 «наказних людей». На чолі наказу стояв суддя, який разом з «товаришами» (заступниками та помічника­ми) керував дяками. Дяки з простих писарів ставали на­чальниками наказових канцелярій і займались всіма повсякденними справами та діловодством. У своєму роз­порядженні вони мали «письмові голови» різних рангів, піддячих (старших, середньої руки та молодших), писарів, переписувачів, були також перекладачі, сторожі, пристави. Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чи громадському закладі. Документи в них складали та оформляли фахівці за певними загальними правилами, що наслідувалися згідно з традиціями.

2. Процес створення документів

Діяльність канцелярії, роботу окремих службовців зі створення офіційних текстів добре видно з елементів створюваних документів. Так, на кожному документі, що надходив до наказу, ставили дату оформлення. Дяк у разі необхідності робив відмітку «виписати», тобто навести довідку. Справу готували до доповіді і обговорювали, піс­ля чого виносився «присуд» і робилося розпорядження про підготовку листа-відповіді.

Проект документа складали за вказівкою дяка старші піддячі. Старший піддячий цей проект «чорнив», тобто редагував, роблячи позначки в тексті, на полях чи на зво­роті аркуша. Виправлений документ молодший піддячий переписував заново — «білив». Переписаний документ старший піддячий «справляв», тобто звіряв з чернеткою і візував: ставив підпис на звороті в нижній правій частині аркуша, стверджуючи правильність написаного. Звірений документ підписувався дяком з метою запобігання підробці розтягнуто по всій його ширині, наприклад: «А грамоту писав дяк Семен Дичко».

Писали на вузеньких (15—17 см) смуж­ках паперу, які в разі необхідності склею­вали, а зворотний бік залишали чистим. До першого документа «вклеювали» послі­довно інші, і довгу паперову смужку згор­тали в стовпець, довжина якого іноді сяга­ла сотень метрів, а тому при користуванні він псувався. Наприклад, довжина стовпця Соборного уложення вміщувала тогочасне законодавство і була довжиною 309 метрів. Смужки при читанні тягну­лись долом; звідси й народилось поняття, що означає сьогодні невчасне вирішення того чи іншого питання — тяганину (зволікання).

У діяльності наказів XV—XVII ст. виробився сталий процес роботи з документами, який і дістав назву наказо­вого діловодства. У практиці наказів затвердились певні формуляри складових документів, порядок їх оформлен­ня та просування як у самих наказах, так і між ними.

Діловодство вимагало значного досвіду, якого нерідко не мав начальник наказу — суддя. Тому на допомогу йому призначалися дяки, які й чинили справи. Документи поділяли на законодавчі, які виходили від органів держав­ної влади, та розпорядчі, які складали органи управління. До першої категорії відносили укази царів та рішення Бо­ярської думи, до другої — жаловані грамоти, акти та листи. Від простих людей до наказів надходили «чолобитні», а в зворотному напрямі — «відписки», часто формальні. Не випадково, мабуть, і в наш час це слово стало синонімом бездушного, черствого ставлення до справи.

Звичайні городяни, купці і ремісники переписувались між собою на бересті — спеціально обробленій корі. За­раз кількість знайдених грамот становить понад 700, і всі вони побутового характеру. Сюжети їх різні за змістом: купівля корови і стягнення боргу, прохання купити ма­терії або придбати необхідні речі. Оскільки береста дуже легко розкладається, збереглись і дійшли до нас на ній документи лише там, де створювались особливі умови температури і вологи.