1.Експертиза цінності документів

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності для встановлення строків зберігання та відбо­ру на державне зберігання.

Для організації і проведення експертизи цінності до­кументів, а також контролю за діяльністю експертних служб підвідомчих установ у міністерствах і відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії. В інших установах і структурних підрозділах міністерств і відомств створюються постійно діючі експертні комісії.

До складу експертах комісій входить не менше трьох кваліфікованих працівників, у тому числі працівник служби діловодства. До складу експертних комісій включаються працівники, які мають безпосереднє відношення до документів і можуть правильно визначити значення документа.

Порядок підготовки і передачі справ для зберігання до архівного підрозділу, а також правила користування архівними документами регламентуються Інструкцією з архівної роботи в установі, органі.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типові, відомчі) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються опи­си документів постійного і тимчасового строків зберіган­ня та акти виділення документів і справ для знищення.

Відбір документів для знищення і складання на них акта* проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на держав­не зберігання, акти затверджують керівники цих установ після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного дер­жавного архіву.

Знищення документів до затвердження акта заборо­няється.

Із справ, що підлягають знищенню, можуть бути ви­лучені окремі документи, необхідні для подальшої робо­ти. У цьому випадку в графі 7 акта (ф. 6) зазначається, які документи вилучені, в графі 5 зазначаються фактична кількість аркушів справи, що підлягає знищенню.

Після знищення документів працівники, які виконали цю роботу, затверджують факт знищення своїми підпи­сами в акті, а в журналах обліку робляться відмітки про знищення справ, документів із зазначенням номера акта і його реєстрації.

Після затвердження актів документи і справи, ві­дібранні до знищення, працівники служби документації або відомчого архіву організації здають господарчій службі або установам по заготівлі вторинної сировини.

2.Оформлення справ

Документи установи формуються у справи, які підля­гають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підляга­ють повному оформленню, яке передбачає: брошуруван­ня в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання (за потреби) внутрішнього опису до­кументів; складання підсумкового напису; скріплення справи печаткою та взяття її на інвентарний облік; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового збері­гання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлен­ня обкладинки не проводиться.

При заведенні справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі на початку справи, перед внутріш­нім описом документів підшивається аркуш використан­ня справи, який до архівного підрозділу не заповнює­ться. Облік користування справою на стадії діловодства здійснюється в установленому порядку.

Окремі документи, які мають велику історичну цін­ність, а також особисті документи, фотокартки тощо вкладаються в конверти, які потім підшиваються до справи.

Всі підшиті до справи документи нумеруються про­стим графітовим олівцем або нумератором у правому верхньому краю аркуша, не зачіпаючи тексту. Заборо­няється для нумерації застосування чорнила, пасти чи кольорових олівців.

Усі документи, незалежно від міри секретності, терміну зберігання, вносяться до внутрішнього опису до­кументів, який підшивається на початку справи (тому).

У внутрішньому описі (в графі «Примітка») зазна­чається про вилучення документів зі справи (тому) з по­силанням на відповідний акт.

У кінці внутрішнього опису справи працівник, який оформляє справу, із зазначенням своєї посади і дати складання робить підсумковий запис, зазначає кількість внесених до справи документів, на скількох вони арку­шах; окремо зазначається кількість аркушів внутрішньо­го опису. Аркуші внутрішнього опису мають свою нуме­рацію.

У кінці справи (тому) працівник, який оформив спра­ву, із зазначенням своєї посади й дати складання робить засвідчувальний підпис, в якому зазначається цифрами та словами кількість підшитих у справі (томів) аркушів, окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису, наявність аркуша використання справи, наявність конвертів із вкладеннями, особливості нумерації, стан документів тощо.

Справи, незалежно від того, прошиті вони ручним способом чи переплетені друкарським, скріплюються пе­чаткою.

Закінчені провадженням томи справ ставляться на інвентарний облік за журналом обліку журналів, карто­тек і закінчених провадженням справ.