Тема 8.3.: Оперативне зберігання справ

1. Визначення місця зберігання.

2. Видача документів.

Література:

1.Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003. – 327с.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003. – 327с.

3. Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О. Складання ділових паперів: Практикум.- К.: Либідь, 2002

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює канцелярія чи інша призначена для цього особа.

1. Визначення місця зберігання документів

Документи з часу заведення (надходження) їх у діло­водстві і до передачі у відомчий архів зберігають за місцем формування у справи (у невеликих установах до­цільно централізовано зберігати справи у канцелярії).

Для підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси за но­менклатурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах збе­реження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цього приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повне збе­реження документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіально­го органу зберігають у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу несе відпові­дальність за їх зберігання.

Документи, створені засобами обчислювальної тех­ніки, зберігають на загальних підставах.

2. Видача документів

Стороннім установам справи видаються з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, дату повернення. Передбачають графи для розписок в одер­жанні та прийманні справи.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. Як виняток вилучення докумен­та допускається з дозволу керівника установи з обов'язко­вим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися у відомчий архів для наступного зберігання та використан­ня. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включ­но) можуть передаватися у відомчий архів за погоджен­ням з керівниками установ.

Тема 8.4.: Підготовка справ

до подальшого зберігання та використання

1. Експертиза цінності документа.

2. Оформлення справ.

3. Оформлення обкладинки справи.

4. Складання описів справ.

5. Правила передачі справ на зберігання.

Література:

1. Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємств, установи та організації. Затверджено Наказом Головою архівного управління при Кабінеті Міністрів від 13 березня 1996 р.№9.ЗАРЕЄСТРОВАНО у Міністерстві юстиції України 10 квітня 1996 р. №173/1198.

2. Діденко А.Н.Сучасне діловодство: Навч.посібник. – 3-тє вид. - К.: Либідь, 2001. – 384с.

3. Зубенко Л.Г. Ділові папери в менеджменті: навч. посібник. – К. : ТОВ „УВПК”, 2002. – 272с.

4. Кавторєва Я. Документооборот: організація та ведення.- Х.: Фактор, 2000.

5. Корж А.В. Документація праводілової сфери: Навч. посібник . – К.: Інститут держави і права, 2003. – 240с.

6. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003. – 327с.

Підготовка документів до подальшого зберігання і ви­користання передбачає такі види робіт:

— експертиза цінності документів;

— оформлення справ;

— складання описів справ;

— передача справ до відомчого архіву і забезпечення схоронності документів.