3. Особливості групування різних видів документів

Розпорядчі документи (постанови, накази, розпоряд­ження тощо) разом із додатками включають у справи за їх різновидами і хронологією.

Статути, положення та інструкції, затверджені як са­мостійні документи, групують у самостійні справи. Нака­зи з основної діяльності, особового складу і господарсь­ких питань розміщують у різні справи.

Документи засідань колегіальних органів об'єднують у дві справи:

— протоколи і документи до них (доповіді, довідки);

— документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групують у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизують за да­тами та номерами протоколів; усередині групи докумен­ти, що мають відношення до одного протоколу, система­тизують за порядком денним.

Доручення вищих установ і документи, пов'язані з їх виконанням, групують у справи за напрямами діяльності установи. Якщо таких небагато, то їх формують в одну справу. Всередині справи документи систематизують за датами доручень. Затверджені плани, звіти групують у справах окремо від проектів цих документів.

Листування систематизують за змістом та кореспон­дентським принципом у хронологічній послідовності; документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

При поновленні листування документи включаються до справи поточного року із зазначенням номера справи за попередній рік, в якій зберігаються документи з цього питання.

Документи-додатки, незалежно від їх дат, групуються в одну справу з документами, до яких вони додаються. Додаток, який має понад 250 аркушів, формується в ок­рему справу. При цьому на основному документі робить­ся відмітка про те, що додаток оформлено окремою справою.

Невиконані документи формувати у справи заборо­няється. Не допускається підшивати до справ документи не за призначенням, зайві примірники.

Документи, що мають гриф обмеження доступу, вида­ють та приймають під розписку.

Забороняється: вилучати документи із справ чи пе­реміщати їх з однієї справи до іншої без санкції керівни­ка канцелярії; виносити з приміщення без спеціального дозволу керівника; розмножувати без дозволу керівника (якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присут­ності відповідальної особи, а браковані примірники зра­зу ж знищують).

Працівникам установи, структури дозволяється фор­мувати передбачені номенклатурою справи тільки з пи­тань, що належать до їх компетенції.

Після закінчення календарного року наказом керівни­ка призначається спеціальна комісія, яка забов'язана: пе­ревірити наявність усіх документів; дібрати документи для зберігання в архіві; визначити документи для зни­щення.

Документи в особових справах групують у хроно­логічному порядку в міру їх надходження у такій пос­лідовності: внутрішній опис документів, що знаходяться у справі; заява про прийом на роботу; анкета, листок з обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витя­ги з наказів про призначення, переміщення, звільнення; доповнення до особового листка з обліку заохочень; до­відки та інші документи, що мають відношення до особи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання, або розміщують в «Кишеньках» обкладинок особових справ.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізви­ща тощо до особової справи не підшивають у зв'язку з занесенням відомостей про це у доповненні до листка обліку кадрів.

Особові рахунки співробітників та інші подібні доку­менти систематизують у межах року за алфавітом прізвищ. [2,С.-234-236]

Класифікатор документів - це розроблена в даній установі схема класифікації документів з питань діяльності з метою підвищення оперативності, чіткого розподілу інформації, економії праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарату та каталога документів.

Класифікатори бувають:

• структурний;

• виробничо-галузевий.

Рубрики структурного класифікатора - це найменування підрозділів, які розташовуються за порядком. Наприклад: управління, відділ, сектор.

Рубрики виробничо-галузевого - це назва галузі, виробництва, питань діяльності. Цей класифікатор більш зручний і оперативний.

Критерій вибору класифікатора - власне забезпечення інформаційних потреб закладу для оперативних рішень.

Готуючи класифікатор, слід чітко класифікувати рубрики, щоб надалі не вийшло плутанини з віднесенням інформації до розділів. При поділі на рубрики необхідно дотримуватися логічного ділення, членування.

По-перше, групи понять повинні містити максимальні поняття про них.

По-друге, ряд понять слід ділити тільки за однією суттєвою ознакою.

Загалом наявність класифікатора не є обов'язковою, але переваги її функціонування очевидні.