Тема 8.2.: Формування справ

1. Правила формування справи.

2. Групування документів у справи, їх розміщення.

3. Особливості групування різних видів документів.

Література:

1. Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч.посібник. – Івано-Франківськ, 2000. - 270с.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003. – 327с.

3. Фельзер А.Б., Миссерман М.А.Делопроизводство:Справ.пособие – К.: ВШ, 1987. – 320с.

Справа — це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обкладинку.

Формування справи — це визначення належності до­кументів до певної справи та систематизація їх усередині справи. До справ готують документи, які за змістом відповідають заголовку справи. (2,С.-233)

1. Правила формування справи

Розподіл документів у справи проводиться відповідно до но­менклатури справ. Вірне і своєчасне включення документа в спра­ву забезпечує швидкість пошуку документа та його зберігання.

Основним нормативним документом, в якому достатньо повно викладені вимоги щодо формування, оформлення і збе­рігання справ, є «Основні правила роботи відомчих архівів».

Формують і зберігають справи в структурних підрозділах на місцях збереження справ. Розпорядчі документи, перепис­ка керівництва і найважливіші внутрішні документи форму­ються і зберігаються в секретаріаті керівництва чи в канцеля­рії. В невеликих установах всі справи можуть зберігатися централізовано у секретаря. У великих установах в структур­них підрозділах призначаються особи, відповідальні за збері­гання документів і формування їх у справи.

На кожну справу з номенклатури на початку року заводиться папка, на яку переноситься заголовок. На обкладинці справи, крім заголовка, вказується назва установи, структурного підроз­ділу, індекс справи за номенклатурою і термін зберігання (на справах постійного зберігання вказується: «зберігати постійно»). По мірі виконання вони розкладаються секретарем чи особою, відповідальною за цю справу у структурному підрозділі, тільки у ті справи, що були раніше визначені для них номенклатурою справ. Підшивку документів у справу необхідно робити до кін­ця того ж робочого дня. Виконані документи повинні мати від­мітку про виконання. Якщо з'явилися документи, справи для яких не були передбачені номенклатурою, на них заводиться самостійна справа, назва якої дописується в номенклатуру під резервним номером. Для поточного зберігання документів ви­користовують папки або найбільш зручні папки-реєстратори. Документи включаються у справу в одному екземплярі. Чернет­ки і чисельні копії в справи не підшиваються, за винятком чор­нових і дублюючих екземплярів особливо цінних документів. Копії підшиваються в тому випадку, якщо на них є візи, резолюції та інші відмітки, які доповнюють зміст першого екземпляра. [3,С.-208-209]

2. Групування документів у справи, їх розміщення

Документи після їх виконання групують у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Головною частиною заголовка справи є ви­клад питання (предмета), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі структурного під­розділу мусить відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку доку­ментів, що знаходяться в конкретних справах.

Першою як правило, розміщується група справ, яка містить документи вищих установ, далі — група ор­ганізаційно-нормативної документації (статути, положен­ня тощо), потім — розпорядча документація самої уста­нови (постанови, накази, розпорядження і т. ін.), планово-звітна документація і листування. У групі листу­вання першими розміщуються справи, які містять листу­вання з вищими органами.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення — індекс (арабськими цифрами). Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядко­вого номера в межах підрозділу. За наявності у справі томів (частин) індекс проставляється на кожному томі із зазначенням т.1, т.2 і т.д. Наприкінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених протягом року справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом осо­ба, відповідальна за діловодство в структурному підроз­діл