4. Реквізити номенклатури справ

1.Назва структурного підрозділу.

2.Дата.

3.Індекс.

4.Місце складання.

5.Гриф затвердження.

6.Заголовок до тексту ( наприклад, „На 2006р.”).

7.Текст( заповнюють табличну форму).

8.Підпис.

9.Візи.

10.Позначка про виконання документа й направлення його до справи.

В графі „ Кількість справ” вказують дату початку і закінчення справ, кількість листів у закінченні справ. В одному томі повинно бути не більше 250 аркушів.

В графі „Термін зберігання і статі за переліком” вказують термін зберігання даної групи документів, номер статті.

Номенклатура справ – це документ, який створюють на спеціальному багато сторінковому трафаретному бланку формату.

5. Номенклатура справ структурного підрозділу

Розроблення номенклатури справ структурного підрозділу організації покладається на посадову особу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців( як правило, працівників цього підрозділу), які добре знають напрями діяльності підрозділу. Складаючи номенклатуру справ структурного підрозділу, слід враховувати всі справи, які ведуться у підрозділі, а також передбачити ті теми і проблеми, що можуть виникнути у роботі підрозділу наступного року. Підготовлену номенклатуру справ підписує керівник відповідного структурного підрозділу і погоджує з експертною комісією структурного підрозділу( за наявності такої комісії) та з керівником архівного підрозділу ( у разі відсутності такого підрозділу – з посадовою особою, відповідальною за архів організації). Організаційно – методичне керівництво цією роботою здійснюють працівники служби діловодства або секретар організації у разі відсутності такої служби.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу має відповідати степеню важливості питань, що вирішують, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Першою, як правило, розміщують групу справ, що містять документи( постанови, рішення, доручення, розпорядження) вищих органів влади і управління а інших установ вищого рівня, потім - групу справ, що містять організаційно – розпорядчі документи( статути, положення, посадові інструкції, накази) самої організації, потім планово – звітну документацію, листування і, нарешті, реєстраційно – облікові форми. Остання справа безпосередньо має містити примірник номенклатури справ структурного підрозділу.

Номенклатура справ структурного підрозділу складають у трьох примірниках, у кожному з яких обов’язково заповнюють грифи погодження з експертною комісією і посадовою особою, відповідальною за архів організації:

• перший примірник зберігається недоторканим у структурному підрозділі;

• другий – передається до служби діловодства для включення до зведеної номенклатури справ;

• третій – використовується як робочий примірник для формування справ і оперативних пошуків потрібних документів у структурному підрозділі

6. Зведена номенклатура справ організації

Зведена номенклатура справ організації складається з номенклатури справ її структурних підрозділів і містить у собі заголовки всіх справ, що ведуть у цій організації. Філії, відділення та інші відокремлення установи, що належать до сфери управління організації, окремо складають свої номенклатури справ, які не включають до зведеної номенклатури справ організації.

До номенклатури справ також не включаються друковані видання, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес інформація та інші подібні матеріали.

Для складання зведеної номенклатури справ застосовуються структурний і функціональний принцип побудови її змісту.

Структурний принцип використовується в основному на великих та середніх підприємствах, які мають визначену структуру. Розділами зведеної номенклатури справ, побудованої за структурним принципом, будуть назви структурних підрозділів, наприклад:

*Загальний відділ

*Планово – економічний відділ

*Відділ маркетингу і продажу

*Відділ кадрів

*Юридичний відділ

*Фінансовий відділ

*Транспортний відділ

При цьому першим розділом, як правило, зазначається служба діловодства, а потім усі інші структурні підрозділи відповідно до штатного розпису. Останніми завжди зазначаються первинні громадські організації, що діють на підприємстві.

Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ застосовується у невеликих організаціях, що не мають структури, найчастіше тих, що є суб’єктами підприємницької діяльності недержавної форми власності. Розділи такої номенклатури справ відображають функції або напрямки діяльності цієї організації, наприклад:

*Керівництво

*Планування та прогнозування

*Організація виробничої діяльності

*Облік та звітність

*Робота з кадрами

Зведена номенклатура справ організації складається у чотирьох примірниках:

*перший примірник зберігається у справах служби діловодства організації;

*другий – передається до архівного підрозділу організації для контролю за формуванням справ;

*третій – надсилається до державного архіву, з яким погоджувалася номенклатура справ ;

*четвертий – є робочим документом і розподіляється за розділами між структурними підрозділами організації [5,-C.18-19].

Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ організації та номенклатура справ усіх її структурних підрозділів обов’язково закриваються підсумковим записом, в якому зазначаються категорії та кількість фактично сформованих за рік справ. Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозділів підписують працівники, відповідальні за організацію діловодства у своїх підрозділах, і передають підсумкові відомості до служби діловодства. Керівник служби діловодства (або особа, відповідальна за діловодство в організації), у свою чергу, об’єднує всі відомості, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ, повідомляє керівникові архівного підрозділу (або собі, відповідальній за архів організації) про фактичну наявність справ, сформованих в організації за рік.

Як зведена номенклатура справ організації, так і номенклатури справ її структурних підрозділів щороку (наприкінці кожного діловодного року) переглядаються й уточнюються. Після внесення до них змін та доповнень вони передруковуються. Номенклатури справ структурних підрозділів підписують керівники цих підрозділів, а зведену номенклатуру справ затверджує керівник організації. Вони вводяться в дію з 1 січня нового року.

Один раз на п’ять років або ж у разі наявності істотних змін у структурі чи напрямах діяльності організації зведена номенклатура справ підлягає перескладанню та повторному погодженню з відповідним державним архівом.

Розроблення номенклатури справ покладається на службу діловодства підприємства. На невеликих підприємства функції такої служби виконує особа, відповідальна за ведення діловодства. Добре, якщо на новому підприємстві ці функції доручають виконувати кваліфікаційному працівникові , який набув досвіду документування і роботи з документами на попередньому місці своєї професійної діяльності. Молодому спеціалістові, котрий поки що немає достатнього досвіду на деяких ділянках роботи, іноді навіть страшно підійти до розроблення такого важливого документа, як номенклатура справ. Враховуючи це, я намагатимусь якомога докладніше і послідовніше розкрити принципи і методи, щодо складання номенклатури справ.

Другий розділ даної курсової роботи присвячений використанням номенклатури справ в Надвірнянській районній державній адміністрації, а також її принципи і правила побудови.

Надвірнянська районна державна адміністрація поділяється на такі основні відділи: відділ організаційно – кадрової роботи, загальний відділ, відділ з юридичних питань та взаємодії з правоохоронними органами , а також оборонних та мобілізаційних робіт, відділ внутрішньої політики та інформаційно – аналітичного забезпечення, відділ фінансово – господарського забезпечення, відділ контролю.

Кожний відділ займається своєю ланкою роботи. Але , не зважаючи на різну специфіку роботи , кожному відділу необхідно використовувати такий необхідний документ як номенклатура справ.

Загальний відділ є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації. Відділ складається з чотирьох осіб: начальник відділу, головний спеціаліст, провідний спеціаліст, спеціаліст I категорії. Відділ утворюється відповідно до законодавства, головою районної державної адміністрації для організаційно – технічного забезпечення діяльності райдержадміністрації і підпорядковується безпосередньо голові районної державної адміністрації, керівникові апарату. У своїй діяльності загальний відділ керується Конституцією України, занонами України, актами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови, наказами керівника апарату, правилами та рекомендаціями архівних органів. Діяльність відділу здійснюється на основі піврічних планів роботи, затверджених керівником апарату.

До основних функцій і завдань відділу входить:

• розроблення і внесення на розгляд голові райдержадміністрації проект інструкції з діловодства, номенклатуру справ;

• здійснює ведення діловодства в райдержадміністрації;

• приймає , реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію, згідно програмного забезпечення;

• забезпечує організаційно – техніку підготовку проведення засідань колегій, комісій, нарад, інших заходів;

• здійснює оформлення, друкування і розмноження розпоряджень голови до інших підрозділів;

• за дорученням керівництва перевіряє у відділах стан організації діловодства в роботі з документами;

• забезпечує контроль за правильністю формуванню, оформленню і зберіганню справ, що підлягають здачі в архів;

• бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання.

Цей відділ є найголовніший серед інших , тому, що він забезпечує правильність ведення діловодства. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності. Після виконання документів вони групуються в справи, якими надаються найменування , що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справи. Розміщення заголовків справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами – індекс. Індекс справ у номенклатурі структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або класифікатором та порядковим номером справ в межах підрозділу.

Головний спеціаліст загального відділу розроблює номенклатуру справ, вивчає й аналізує діяльність всіх відділів, при цьому використовується положення , штатні розписи, номенклатури та описи справ за минулі роки, класифікатори документів та кореспонденції , типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків їх зберігання. Затверджує номенклатуру справ керівник відділу .Після розроблення номенклатури справ загальний відділ розповсюджує документ по всіх відділах.

У кінці діловодного року номенклатуру справ в Надвірнянській районній державній адміністрації обов’язково закривається підсумковим записом про кількість і категорії справ, фактично заведених за рік. Підсумковий запис скріплює підписом особа, яка відповідає за складання номенклатури справ.

Загальний відділ працює з такими документами: закони, постанови, акти Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення, протоколи засідань районної ради, депутатські запити ї звернення та документи з їх виконанням, звернення громадян, правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації з питань діловодства і архівної справи, річний план роботи відділу та звіт про його виконання, документи про стан організації діловодства та архівної справи в структурних підрозділах апарату.

Відповідно до цього переліку складають номенклатуру справ ( Додаток Б).

Також не менш важливими в Надвірнянській районній державній адміністрації є і інші відділи вище зазначені.

Відділ організаційно – кадрової роботи керується Конституцією України, законома України, Законом України „ Про місцеві державні адміністрації”. Відділ складається з чотирьох працівників: начальник відділу, головний спеціаліст, провідний спеціаліст, спеціаліст I категорії. Відділ забезпечує взаємодію районної державної адміністрації з міською, селищними, сільськими радами та їхніми виконавчими комітетами надає консультативну - методичну допомогу з питань:

• організаційно – кадрової роботи;

• реалізації державної політики у сфері державної служби;

• задовольняє потребу у кваліфікованих кадрах та їх ефективне використання.

Основними завданнями відділу є:

• аналізує протоколи засідань і прийнятих рішень виконавчих комітетів міської, селищних, сільських рад;

• вивчає, узагальнює і поширює нові форми та методи діяльності виконавчих комітетів органів місцевого самоврядування;

• проводить роботу з резервом кадрів , а також приймає участь у формуванні кадрового резерву;

• приймає від претендентів на посади державних службовців відповідні документи та подає їх на розгляд конкурсної комісії;

• обчислює стаж роботи та державної служби, здійснює контроль щодо встановлення надбавок за вислугу років та надання відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток працівників;

• розглядає усні та письмові звернення громадян, готує за ними відповідні пропозиції, здійснює контроль за їх виконанням .

Відділ організаційно – кадрової роботи працює з такими документами:

правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації, щодо роботи з кадрами і резервом, положення про апарат райдержадміністрації, посадові інструкції працівників апарату, розпорядження голови про звільнення, переведення, заохочення, звільнення, надання відпустки, стягнення, відрядження, протоколи засідань конкурсної комісії заміщення вакантних посад, плани підвищення кваліфікації працівників апарату, списки, картотеки обліку керівних працівників, особові справи, трудові книжки, штатно – списочний склад працівників, річний плани, документи нарад, довідки про оформлення пенсії, документи про вручення державних і відомчих нагород, журнал обліку видачі трудових книжок і вкладишів до них.

Відповідно до цього переліку складають номенклатуру справ ( Додаток А).

Для проведення правової роботи у районній державній адміністрації створюється, як самостійний структурний підрозділ, юридичний відділ.

У відділі працюють три працівники: начальник відділу, провідний спеціаліст, спеціаліст I категорії.

Юридичний відділ виконує такі основні функції:

• перевіряє на відповідальність вимогам законодавства проектів рішень, розпорядження та інших документів правового характеру;

• готує пропозиції про зміни , припинення або скасування рішень виконавчих комітетів місцевих рад, які не відповідають законодавству;

• надає юридичну допомогу постійним комісіям, створеним при райдержадміністрації;

• представляє у встановленому порядку інтереси райдержадміністрації в суді , арбітражі, а також в інших органах при розгляді правових питань.

Відділ з юридичних питань та взаємодії з правоохоронними органами, оборонних та мобілізаційних робіт працює з такими документами: річний план роботи відділу та звіт про його виконання, документи з питань діяльності відділу, документи, що подаються до судових органів по карних та цивільних справах, рішення, вироки окремі ухвали , постанови, видані судовими органами, кодифікаційні картотеки і покажчики законодавчих актів. Відповідно до цього переліку складають номенклатуру справ (Додаток В).

Відділ з питань внутрішньої політики та інформаційно – аналітичного забезпечення апарату райдержадміністрації у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, розпорядженнями облдержадміністрації та райдержадміністрації.

Основними завданнями і функціями відділу:

• аналіз і прогнозування суспільно – політичних процесів в районі;

• сприяння органам виконавчої влади в розвитку їх зв’язків з політичними партіями, громадськими організаціями та засобами масової інформації;

• інформаційно – аналітичне забезпечення, здійснення внутрішньої політики держави в районі;

• узагальнює громадську думку та реагування різних верст населення на актуальні питання суспільного життя, здійснює оцінку можливих наслідків прийнятих соціальними та політичних рішень;

• готує матеріали з питань внутрішньої політики до доповідей голові райдержадміністрації;

• бере участь у розробленні відповідних розділів проектів бюджету та програм соціально – економічного району;

• здійснює підготовку щоденної експрес – інформації для голови райдержадміністрації;

• готує щотижневі інформаційні записки про економічну і суспільно – політичну ситуацію в районі та питання , які потребують вирішення районною держадміністрацією та виконавчими органами місцевого самоврядування.

Відділ з питань внутрішньої політики та інформаційно – аналітичного забезпечення під час виконання завдань взаємодіє з іншими підрозділами райдержадміністрації та органами місцевого самоврядування , а також підприємства , установами, організації , об’єднаннями громадян.

Відділ з питань внутрішньої політики та інформаційно – аналітичного забезпечення працює з такими документами: річний план роботи відділу та звіт про його виконання, протоколи засідань консультативної політичної ради, документи про створення політичних партій і громадських організацій, їх реорганізацію, ліквідацію, перейменування, установчі документи та програми політичних партій і громадських організацій, які діють на території району, документи з проведенням прес – конференцій , брифінгів, документи з питань діяльності відділу.

Відповідно до цього переліку складають номенклатуру справ (Додаток Г).

Відділ фінансово – господарського забезпечення є структурним підрозділом і підпорядковується безпосередньо голові райдержадміністрації та першому заступнику голови, керівникові апарату. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Законами України, Постановами Кабінету Міністрів , розпорядженнями голови, наказами першого заступника голови, керівника апарату, іншими нормативними документами з питань роботи обліку і звітності.

Чисельність працівників відділу затверджується головою райдержадміністрації і складає шість осіб: начальник відділу, спеціаліст I категорії, завідуючий господарством, відповідальний черговий, водій , прибиральниця.

До основних функцій і завдань належить:

• забезпечення організації ведення бухгалтерського обліку і звітності , а також контроль за раціональним використанням коштів відповідно до „Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні”.

• складання кошторисів видатків райдержадміністрації та штатного розпису апарату та відділу.

• забезпечення правильності використання коштів райдержадміністрації та складання звітів по них.

• візування розпоряджень , що стосуються виділення коштів

• ведення обліку і контроль за виконанням кошторису на утримання апарату райдержадміністрації , договорів, комунальних послуг, інформування голови райдержадміністрації про стан використання кошторисів, внесення пропозицій щодо цільового і своєчасного їх використання

• складання і подання звітів у визначені терміни

• матеріально – технічне постачання, раціональне і ефективне використання оргтехніки , приміщення, матеріальне забезпечення належних умов роботи працівників апарату райдержадміністрації

• ведення каси і здійснення касових операцій

• впровадження сучасних технологій і засобів здійснення бухгалтерського обліку, обліку грошових засобів , товаро – матеріальних цінностей

• схоронність бухгалтерських документів, оформлення і передача їх в архів.

Відділ фінансово – господарського забезпечення працює з такими документами: річний план роботи відділу та звіт про його виконання, штатні розписи, кошторис адміністративно – господарських та управлінських видатків, річний бухгалтерський звіт і баланс та пояснювальні записки до них, звіт про перерахування грошових сум на державне і недержавне соціальне страхування, журнал , книга реєстрації рахунків, відомості про відрахування і заробітної плати, акти документальних ревізій фінансово – господарської діяльності.

Відповідно до цього переліку складають номенклатуру справ (Додаток Д).

Відділ контролю апарату державної адміністрації утворюється головою районної державної адміністрації з метою здійснення контролю за виконанням актів та дорученням Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств інших центральних органів виконавчої влади, розпорядження і доручення голови обласної, районної держадміністрації та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів обласної, районної рад. Відділ складається з двох працівників: начальник відділу, головний спеціаліст.

У своїй діяльності з питань здійснення контролю відділ контролю безпосередньо підпорядковується голові районної державної адміністрації.

Координацію заходів щодо забезпечення контролю за виконанням актів та доручень Президента України, Кабінету України та методичне керівництво діяльністю відділу контролю районної державної адміністрації здійснює відділ контроль обласної державної адміністрації.

Відділ контролю проводить свою діяльність на основі перспективних і поточних планів, що затверджується заступником, керівником апарату райдержадміністрації, веде окремо діловодство.

Основними завданнями і функціями відділу є:

• здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами районної державної адміністрації в частині здійснення ними повноважень та органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади актів та доручень Президента України Кабінету Міністрів України , актів міністерств, розпорядження голови обласної та районної державної адміністрації та за станом роботи за реагуванням на запити і звернення народних депутатів України та депутатів обласної районної ради , а також аналіз причини порушень термінів виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;

• веде в установленому порядку облік завдань, реалізації яких передбачена відповідними документами , запитами та зверненнями народних депутатів України та обласних і районних рад;

• перевіряє виконання документів структурних підрозділів районної державної адміністрації та органами місцевого самоврядування і реагування на запити , звернення народних депутатів України і депутатів обласної, районної рад;

• готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам райдержадміністрації та органами місцевого самоврядування щотижневі письмові нагадування – попередження про закінчення термінів виконання документів;

• розробляє та подає в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни;

• проводить випереджувальний моніторинг термінів виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України , депутатів обласної ради та своєчасно інформує голову районної державної адміністрації, його заступників, відповідно до розподілу обов’язків, про неможливість їх додержання;

• вносить пропозиції про розгляд на засіданнях колегій районної державної адміністрації питань про виконання документів в структурних підрозділах райдержадміністрації та органах місцевого самоврядування.

Відділ контролю працює з такими документами: річний план роботи відділу та звіт про його виконання, документи з перевірки виконання законів України, Верховної Ради України, документи з перевірки виконання рішень колегій, документи з перевірки виконання розпорядження і доручення голови, документи з перевірки управління , відділів та інших структурних підрозділів, документи з питань контролю, що подаються відділом керівництву, картотеки контролю виконання документів, оперативні відомості й звернення про стан виконання документів, Відповідно до цього переліку складають номенклатуру справ.

Номенклатура справ є необхідним документом для кожного підприємства, організації, установи. Вона полегшує пошук потрібних справ і систематизує перелік назв справ.

У сучасному діловодстві номенклатура справ визначається своєю складністю, а також періодичних виникнень все нових і нових питань з цієї теми. Щоб правильно скласти номенклатуру справ , слід бути досить уважним і вимогливим.

Такий складний документ, як номенклатура справ може тільки розробити кваліфікований спеціаліст, який у своїй практиці неодноразово складав і використовував цей складний документ.

За процесом складання і використанням номенклатури справ я спостерігала в Надвірнянській районній державній адміністрації. Цей процес оформлення номенклатури справ в апараті райдержадміністрації проводиться згідно з чинними державними стандартами. Відділи районної державної адміністрації чітко дотримуються вимог, які зазначені в номенклатурі справ.

Всі відділи , які входять до номенклатури справ районній держадміністрації розміщуються за ступенем важливості.

В Надвірнянській районній державній адміністрації працюють висококваліфіковані працівники, які неодноразово зустрічалися в своїй практичній діяльності з номенклатурою справ.

Під час виконання даної курсової роботи, я більш глибоко ознайомилася з видами номенклатури справ, їх призначеннями та особливостями.

Отже, мета й завдання даної курсової роботи, дослідження номенклатури справ , на мою думку досягнуто в повній мірі.

Завдяки цьому дослідженню я дізналася багато нового і ці знання допоможуть мені в майбутньому.