3. Вимоги та рекомендації із складанням номенклатури справ

Складанню номенклатурі справ передує підготовча робота, мета якої – забезпечити облік справ, які заводяться в діло виробництві, їх відповідність видам і змісту документів, правильну їх класифікацію у відповідності з ділянкою роботи і питаннями діяльності організації.

Основні вимоги до складанню номенклатури справ:

1. Номенклатура справ оформляється за ГОСТ 6.38-90 і 6.30-90.

2. В номенклатури справ повинні включатися всі документи, які відображають

діяльність установи.

3. В номенклатуру справ включаються також справ тимчасово діючих органів,

документи яких підтверджують повноваження установи.

4. Не включаються в номенклатуру справ друковані видання, брошури,

довідники реферативні журнали, збірники постанов органів державної влади.

5. В номенклатуру входять заголовки справ з грифом „ для службового

користування ”(„для с/к”) і журнал їх обліку.

6. Кожна справа повинна мати індекс. Індекси проставляються на справах в

порядку розташування заголовків у номенклатурі. Індекс справи включає

номер підрозділу і порядковий номер самої справи.

7. Заголовок справи формулюється за такими ознаками:

- номінальна – вказує на вид документів, підшити у справу (наприклад:

„накази”);

- авторська – визначається на певних реквізитах документах – „назва

установи

- кореспондентська – визначається по реквізиту „ адресат” (наприклад:

СП” Слован – сервіс”) і використовується для складання заголовків справ зі

службового листування;

- хронологічна – вказує на те, за який період документи згруповані в справу

( наприклад: №5 „Листування за 2000р.”)

- географічна – використовується рідко ( наприклад: „Річні звіти директорів

шкіл м. Львова”) 8. По закінченні календарного року в кінці номенклатури справ робиться запис

про кількість заведених справ.

9. Затверджені номенклатури справ ( їх примірники) є документами постійного

збереження.

10.Номенклатура справ закладу , який не передає документи на державне

архівне зберігання, схвалюється експертною комісією (ЕК) та щорічно

затверджується керівником підприємства. Перший примірник такої

номенклатури справ зберігається не менше 10 років.

Експертна комісія складається не менше як з 3 службових осіб, і її склад затверджується наказом керівника на весь період підготовки та оформлення номенклатури справ. До складу комісії можуть входити керівники підрозділів (завідувачів відділів ), завідувач архіву, які пропрацювали в закладі не менше 3 років. Експертна комісія може бути і постійно діючою, але на термін не більше як 5 років.

Номенклатуру справ візує завідувач архіву, затверджує керівник організації.

Рекомендації зі складання номенклатури справ:

1.Для тих підрозділів , які складають номенклатуру справ, систематично

проводиться інструктажі.

2.Проведеня постійного вивчення складу змісту та кількості документів, що

циркулюють в закладі.

3.Під час складання номенклатури справ використовуються джерела і

посібники, які мають інформацію про завдання та напрямки роботи

організації.

4.Використання постанов, ухвал, рішень, положень, розроблених вищими

органами влади з метою одержання оперативної інформації.

5.При складанні номенклатури справ можна використовувати номенклатуру

справ минулих років.

6.Найменування справ повинні бути чіткими та лаконічними, тобто коротко

відображати зміст та схему документів.

7.Дослівно відтворювати в номенклатурі справ назви документів.

8.Заголовки справ типу „Різне”, „Звітні справи” та „Загальні питання” не слід

вводити в номенклатуру справ.

9.Якщо номенклатура справ вміщує листування, то слід вказати, з ким і з якого

питання.

10.У заголовках номенклатури справ з документами одного виду( накази,

протоколи, рішення, листи) в яких відображаються різні питання діяльності

закладу, найменування питань можна не вказувати.

11.Номенклатура справ друкується в кількох примірниках:

перший – зберігається в діловодстві;

другий – робочий примірник;

третій – у відомчому архіві;

четвертий – направляється в державний архів.

12.Номенклатура справ закладу переглядається не рідше одного разу в п’ять

років [1, - C.225- 228].