Тема 8.1.: Складання і використання номенклатури справ

1. Поняття і призначення номенклатури справ

2. Види номенклатури справ і їх призначення

3. Вимоги та рекомендації до складання номенклатури справ

4. Реквізити номенклатури справ

5. Номенклатура справ структурного підрозділу

6. Зведена номенклатура справ

Література:

1. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: Навч. Посібник. – Івано – Франківськ. Інститут менеджменту та економіки, 2000. – 270с. С.223-233

2. Галинтич М. Складання номенклатури справ// Справочник кадровика. –

№11. – С.56-65.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство : Навч. Посібник.- 3-тє вид.- К.: Либідь, 2001.- 384с. С.165-175.

4. Зубенко Л.Г., НємцовВ.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті: Навч. Посібник. – К.: ТОВ. УВПК „Ексоб”, 2002. – 271с. С. 204-208.

5.Загорецька О. Номенклатура справ// Секретар – референт. – 2004. №7.-С.9-14.

6. Загорецька О. Складання номенклатур і оформлення справ// Секретар – референт. – 2005. №12.- С.13-19.

7. Козоріз В.П., Лаписька Н.І. Загальне і кадрове діловодство:Навч.посібник.- К.;МАЦМ, 2002.- 168с.;іл.

8. Палеха Ю.І. Управлінське документування ;Навч. Посібник: У 2ч. Кадрове діловодство,- 3–тє вид., доп.-К.: Видавництво Європейського університету,2003.- 283с. С.226-233.

1. Поняття і призначення номенклатури справ

Номенклатура справ – це систематизований перелік назв справ, до яких входить документи: подібні за змістом і належністю, із зазначення терміну їх зберігання (ДСТ 27 32-94) .

Після того, як в управлінській діяльності вже використана інформація , що міститься в документі, він стає „пам’яттю” підприємства, хранителем інформації, потреба в якій може виникнути згодом. Таких документів нагромаджено багато. Тому , аби відпрацьовані документи швидко відшукати їх групують за змістом у справи.

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами, ще в поточній роботі з ними. Групування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатура справ складена правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться в ті справи, які заздалегідь для них передбачені, а отже, знайти потрібний документ буде не складно.

Крім того, номенклатуру справ є покажчиком індексів документів, що присвоюються при реєстрації, оскільки індекс документа, може містити індекс структурного підрозділу та номер справи за номенклатурою.

Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів, встановлює терміни зберігання документів, використовується як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом архіву підприємства.

2. Види номенклатури справ та їх призначення

Номенклатура справ поділяється на три види: примірна, типова та

індивідуальна.

Типові та примірні номенклатури справ розробляються організації вищого рівня( міністерства, державні комітети, інші органи державної влади, центральні установи країни, великі корпорації, концерни, асоціації, товариства та компанії) для мережі підвідомчих організацій або дочірніх підприємств, однорідних за характером діяльності, з метою створення єдиної методичної основи раціональної організації діловодства, уніфікації заголовків однотипних справ та встановлення для них єдиних строків зберігання.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установи, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи і є нормативним актом. Типова номенклатура справ для галузі в цілому розробляється міністерством, центральним органом виконавчої влади, погоджується з Центральною іншими експертно – перевірною комісією – Держкомархіву, затверджується керівництвом відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади керівництвом Держкомархіву і підлягає державній реєстрації в Міністерстві юстиції та України. Типова номенклатура справ для установ в окремого регіону розробляється відповідним органом виконавчої влади, погоджується з експертно – перевірною комісією місцевим відповідного державного архіву, затверджується керівництвом установи – автора та державного архіву і підлягає державній реєстрації в місцевому органі Міністерства юстиції України.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Примірні номенклатури справ розробляються органом вищого рівня для установи, що належить до сфери їх управління, і використовуються цими установами як посібник під час складання індивідуальних номенклатур справ[9].

Примірні та типові номенклатури справ є нормативно – методичним посібником для складання індивідуальної номенклатури справ конкретної організації. Перед тим як використати примірні чи типову номенклатури справ з метою підготовки індивідуальної номенклатури справ, слід ознайомитися з „Методичними рекомендаціями з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ”(Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України. УДНДІАСД. – Київ, 1997).Повний текст цього видання опубліковано на офіційному сайті Державного комітету архівів України .

Розробляючи індивідуальну номенклатуру справ на основі примірної або типової номенклатури справ, необхідно врахувати специфіку діяльності конкретної організації та особливості формування справ саме в ній[5, - C.13].

Індивідуальна номенклатура справ

Індивідуальна номенклатура справ складається з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у конкретній організації( або структурному підрозділі).

Розробляються індивідуальну номенклатуру справ відповідно до вимог чинних нормативно – правових актів з організації діловодства та архівної справи.

Складанню номенклатури справ має передувати серйозна підготовча робота, під час якої аналізується діяльність організації в цілому, досліджуються напрямки діяльності кожного структурного підрозділу окремо, вивчається склад, зміст та кількість документів, що утворюються у процесі діяльності організації. Під час виконання цієї роботи слід використовувати джерела, що містить інформацію про мету і предмет діяльності, про завдання і функції, що їх має здійснювати організація. Такими джерелами передусім є статут організації , положення про структурні підрозділи, штатні розписи, посадові інструкції , плани та звіти, а також діючі переліки документів зі строками зберігання.

Текст номенклатури справ оформлюються у вигляді таблиці, яка має такі графи:

1.Індекс справи

2.Заголовок справи( тому, частини)

3.Кількість справи( томів, частин)

4.Строк зберігання справи( тому, частини ) і номери статей за переліком

5.Примітки

У першій графі проставляються індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу організації і порядковий номер справи, наприклад: 03-01, де 03 – індекс структурного підрозділу; 01 – номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

У другій графі наводять заголовок справи. Він має відображати види документів, що зберігаються у відповідній справі, й розкриває їх зміст.

Основною частиною заголовка є стислий виклад питань, з якого заводять справу. Заголовок в номенклатурі справ мають бути стислим, чітким, гранично точним. Заголовок викладають у певній послідовності за такою схемою: вид документів – автор – виклад питання – період створення документів.

Однак вид документа ( постанова, розпорядження накази, протоколи, акти) завжди зазначають на початку заголовка. Відомості про те, що у справі зберігаються копії документів, можна зазначити лише наприкінці заголовка, наприклад: Посадова інструкція працівників фінансово – господарського відділу.

У заголовках справи, які містять документи, що стосуються одного питання, але не пов’язані послідовністю організації діловодства вживають узагальнений термін документ, а основні види документів, згрупованих у справі, зазначаються у дужках, наприклад: Документи (довідки, доповідні записки, огляд) про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів.

У заголовках справ, що містить листи, обов’язково зазначають кореспондента питання, з якого формується справа, наприклад:

* Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань кадрової роботи та державної служби;

* Листування з правоохоронними органами з правових питання;

* Листування з державними архівними установами з організаційно – методичних питань діловодства і архівної справи.

Якщо у справі згруповані планово – звітну документацію, то у заголовку обов’язково зазначають період, за який створено документи, наприклад:

• Оперативні ( місячні) плани роботи організації;

• Оперативні ( тижневі) звіти про роботу підприємства;

• Річний звіт про роботу інституту.

Крім того, у заголовку справи, що містить планово – звітну документацію, має бути зазначено умовне позначення форми плану – звіту за наявності такого позначення.

Розробляючи індивідуальну номенклатуру справ на основі Примірної номенклатури справ, з огляду на рекомендаційний характер останньої необхідно мати на увазі деякі моменти.

1. З Примірної номенклатури справ до індивідуальної переносять тільки ті заголовки, документи яких фактично утворюються в діяльності конкретної організації. До індивідуальної номенклатури справ можна включати також заголовки справ, не передбачені примірною номенклатурою справ.

2.Заголовки справ, наведеній у Примірній номенклатурі справ, обов’язково конкретизують та уточнюють.

3.Залежно від кількості документів у справі та строків їх зберігання в індивідуальній номенклатурі справ дозволяє об’єднувати чи дрібнити справи, зазначені у Примірні номенклатурі справі.

У третій графі номенклатури справ заповнюються із зазначенням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася у минулому діловодному році. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов’язково оформлюють після закінчення діловодного року.

У четвертій графі номенклатури справ зазначають строки зберігання і посилання на статті відповідного Переліку типових документів із зазначенням строків зберігання документів або відомчого переліку документів зі строками зберігання. В окремих випадках, якщо передається формування у справі документів з різними строками зберігання, встановлюють максимальний строк зберігання.

Справам, що містять документи з особового складу й зберігаються у відділі кадрів, встановлюють строк зберігання 75років „В”. Це означає, що обчислювати строк зберігання слід з урахуванням віку людини на момент закінчення справи. Отже, щоб визначити тривалість зберігання документа після його закінчення у діловодстві, треба 85років відняти вік особи.

Для документів, непередбачених Переліком типових документів, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) організації за походженням з експертно – перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву.

У п’ятій графі роблять примітку: „Строк зберігання встановлено ЕПК Протокол від № „. Якщо до строку зберігання додано відмітку”ЕПК”, це означає, що документи цієї категорії можуть мати культурне та практичне значення і підлягають постійному зберіганню. Це питання вирішується за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року.

Під час формування у справу документів з грифом „Для службового користування” строк зберігання справ не встановлюють, а у четвертій графі проставляють відмітку „ЕК”. Після закінчення діловодного року цю справу переглядає ЕК і визначає строк її зберігання. За необхідності ЕК може прийняти рішення щодо переформування документів такої справи. У цьому разі документи постійного строку зберігання згруповуються в окрему справу, яка матиме самостійний заголовок і буде додатково внесено до номенклатури справ.

Для справ, що містить копії документів, строк зберігання не встановлюється, тому що ці дані документи на зберігання не передаються, а у четвертій графі зазначається ”Доки не мине потреба” або „До заміни новими”.

У п’ятій графі індивідуальної номенклатури справ проставляють відмітки про початок ведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення цієї справи [4, - C.14-18].