4. Автоматизована форма контролю

У сучасних установах контроль за виконанням доку­ментів провадиться за допомогою комп'ютерної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведення шука­ної інформації або повідомлення про її відсутність. Авто­матизованому контролю виконання підлягають докумен­ти зі строком виконання не менше 10 днів. Нагадування виконавцям про строки виконання, зведення стану ви­конання, відомості про перенесення строків, завершення виконання тощо виводяться на друкуючий пристрій.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспондентові дана повна відповідь.

Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на до­кументі і картці робиться позначка про зняття з контро­лю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться у контрольну картку та відповідний файл в ПК.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль до­кументів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи на оперативних нарадах, засідан­нях колегіальних органів з пропозиціями щодо поліп­шення усієї роботи.

Тема 7.5.: Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян

1. порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян.

2. розгляд пропозицій, заяв і скарг.

3. особистий прийом громадян.

Література:

1. Закон України «Про звернення громадян»,1996.

2. ІНСТРУКЦІЯ з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації

3. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003. – 327с.

Листи, заяви, пропозиції та скарги громадян надходять у різні установи: органи влади, міністерства та відомства, редакції газет і журналів, на радіо і телебачення.

Розгляд пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг і прийом громадян є важливою частиною роботи цих установ, засобом отримання інформації, однією з форм зміцнення і розширення зв'язків з громадянами. Чуйне й уважне ставлення до звернень громадян кожна посадова особа зобов'язана вважати своїм службовим обов'язком.

У своїй роботі працівники, яким доводиться мати справу зі зверненням громадян, мають дотримуватися ви­сокої культури поведінки, уважно ставитися до їх запитів і думок.

Інформацію, що міститься в письмових та усних звер­неннях громадян, слід використовувати для подальшого зміцнення правопорядку й законності, вдосконалення діяльності.

1. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян

Згідно з законом України від 12.10.96 «Про звернення громадян» порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян регламентується Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об'єднань громадян, в установах, організаціях, на підприємствах незалежно від форм власності, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. за №348.

Діловодство, пов'язане з пропозиціями (зауваження­ми), скаргами та заявами (клопотаннями) громадян, які звертаються до органів державної влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян, підприємств, установ тощо, ведеться окремо від інших видів діловодства і по­кладається на спеціально призначених для цього посадо­вих осіб.

Пропозиції, скарги і заяви громадян надходять в уста­нови як усні, так і письмові. Письмові заяви можуть пере­силатися поштою, телеграфом, вручатися особисто або через експедиції чи спеціальні бюро скарг, створені у ве­ликих установах. Усні — висловлюються на особистому прийомі чи передаються по телефону. Останні узагаль­нюються письмово у вигляді довідки чи в іншій формі. Письмові та усні пропозиції, заяви, скарги мають одна­кову силу, якщо законом не встановлене інше, і підляга­ють ретельній перевірці.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, по­вертається заявникові з відповідним роз'ясненням у термін не пізніше як через десять днів з дня його надхо­дження.

На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відбиток штампу органу, на якому зазначається дата надходження звернення та його реєстраційний номер.

Реєстрації підлягають всі пропозиції, скарги і заяви, що надходять, але особливістю індексації тут є те, що до індексу додається перша літера прізвища автора доку­мента (наприклад, скаргу гр. Лисенко під №83 записують так: Л-83).

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютера­ми . Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

Повторні звернення громадян реєструються так само, як і попередні. При цьому в правому верхньому кутку картки робиться позначка «Повторно» і до картки долучається все попереднє листування.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадя­нина з одного й того ж питання, що надіслані різним ад­ресатам і надійшли на розгляд до однієї і тієї ж ор­ганізації (дублетні), обліковуються за реєстраційним номером першої пропозиції, заяви, скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб. На­приклад: Т-78/1, Т-78/2, Т-78/3.

Звернення від громадян з одного й того ж питання, надіслані органами вищого рівня за належністю для їх вирішення до органу, установи, повторними не вважа­ються.

Повторними вважаються звернення, в яких: оскар­жується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до установи; повідомлення про несвоєчас­не вирішення попереднього звернення, якщо з часу його надходження не минув установлений законодавством термін розгляду.

Щодо кожного звернення не пізніше як у 5-денний термін має бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до провадження, передати на вирішення в підпорядкова­ний чи інший орган; надіслати за належністю до іншого відомства, якщо питання, порушені у зверненні, не вхо­дять до компетенції даного органу. Про пересилання звернення до іншого органу чи відомства обов'язково повідомляється заявникові.

Заповнюється контрольна картка в двох примірниках, один з яких надходить до контрольної картотеки, а другий — разом із зверненням вручається виконавцеві.

Картотека заяв, пропозицій і скарг ведеться окремо від картотеки інших видів документів. Картки розташо­вуються за прізвищами заявників в алфавітному порядку. За потреби алфавітну картотеку можна поділити за адміністративно-територіальною ознакою, а всередині — за прізвищами (згідно з алфавітом).

У ряді випадків ведуться журнали реєстрації пропо­зицій, заяв і скарг. Заповнення граф журналу проводить­ся аналогічно заповненню граф єдиної реєстраційної картки.

Про надходження та результати розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян в установах І і II категорій щоміся­ця складається окреме зведення, III і IV категорій — за­повнюється спеціальна графа в єдиній щомісячній довідці про виконання документів. Ці дані використо­вуються для узагальнення і аналізу. Після реєстрації всі пропозиції, заяви, скарги переда­ються керівникові установи, який призначає виконавця.