3. Виписка (витяг) - копія документа, яка передбачає відтворення лише окремих (частини) реквізитів оригіналу, завірена юридичною або службовою особою у встановленому порядку.

Виписки (витяги), як правило, роблять зі службових документів: документів групи ОРД (наказів), колегіальних (акт, протокол), документів з особового стану (трудова книжка) та ряду інших.

Виписки (витяги) технічно виконуються на друкарській машинці або на персональному комп'ютері. Дуже рідко, тільки в окремих випадках, витяги оформляються рукописним способом.

У витягах повинні бути вказані реквізити самого документа:

- автор документа;

- назва документа;

- порядковий номер;

- дата документа;

- заголовок до тексту (виписка з ...);

- текст (власне, частина його - тільки та, в якій є потреба); - підписи (посада службової особи або осіб, які відповідальні за документ, але без їх власноручного автографа);

- підпис службової особи, яка оформила витяг з документа;

- напис "вірно" - після реквізиту "підпис";

- дата засвідчення виписки;

- відтиск печатки (для вихідних документів).

В окремих журналах після оформлення виписки робиться відповідний запис про видачу (особі) або відправлення витягу (іншій організації).

Зразок витягу з наказу Міністерство освіти України

ВИТЯГ З НАКАЗУ

№321

00,00.00 м. Київ

00.00.00 за № ...

Про затвердження типового Положення

"Про атестацію педагогічних працівників України"

Для виконання постанови Міністерства освіти України від

НАКАЗУЮ:

4. Директорам технікумів, професійно-технічних училищ, коледжів забезпечити атестацію педагогічних кадрів у відповідності з вимогами даного типового Положення.

Міністр (підпис) розшифрування підпису

Вірно

Секретар-референт (підпис) розшифрування підпису

00.00.00

Відповідним чином робиться витяг з акта, протоколу чи іншого документа.

Тема 7.4.: Організація контролю за ходом виконання документів

1. Завдання і порядок контролю.

2. Строки вико­нання документів.

3. Здійснення контролю за виконанням документів.

4. Автоматизована форма контролю.

Література:

1. Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч.посібник. – Івано-Франківськ, 2000. - 270с.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003. – 327с.

3. Фельзер А.Б., Миссерман М.А.Делопроизводство:Справ.пособие – К.: ВШ, 1987. – 320с.

1. Завдання і порядок контролю

Контроль документів забезпечує своєчасне та якісне їх виконання. Контролю підлягає виконання всіх за­реєстрованих документів.

Контроль виконання не є функцією, що виконується самостійно. Це частина управлінської діяльності, а його реалізація — невід'ємний елемент культури управління.

Для підвищення виконавської дисципліни керівники зобов'язані:

— поліпшити якість підготовки рішень, що прийма­ються;

— викорінити з практики повторне видання з одних і тих же питань наказів, постанов чи інших актів;

— підвищити культуру підготовки та оформлення службових документів;

— постійно аналізувати практику направлення на місця документів, завдань, доручень та їх якість з обгово­ренням результатів на оперативних нарадах.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказ, рішен­ня, вказівка тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. У тих випадках, коли документ виконують кілька виконавців, відповідальним є виконавець, який у резолюції вказаний першим.

Усі інші виконавці також відповідальні за своє­часність і якість виконання документа. Вони зобов'язані на вимогу особи, відповідальної за організацію виконан­ня (відповідальний за виконання), брати участь в опра­цюванні питання, надавати в зазначений термін необхідні матеріали (проекти документів, довідки, відо­мості тощо).

Контроль за одержанням відповідей на запити, надіслані до установ, організацій, закладів, здійснюється безпосередніми виконавцями запитів.

Обов'язково контролюється виконання законів Ук­раїни, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряд­жень та доручень Президента України і його Адміністрації, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, прокуратури, судових органів запитів та звернень народних депутатів України, наказів міністерств і відомств, накази керівників.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на управління справами, канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах його здійснює секретар-референт або особа, відповідальна за ведення діловодства.

Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов'язаний:

— встановити у відповідному підрозділі контакт із керівниками секретаріату і конкретним виконавцем;

— мати оперативну інформацію про хід виконання доручення, вжити відповідних заходів Щодо забезпечен­ня своєчасного подання підрозділами матеріалів для до­повіді керівництву;

— за неможливості виконання доручення до встанов­леного терміну затребувати подання від підрозділу-вико­навця мотивованого рапорту про продовження строку не пізніше як за три дні до закінчення терміну виконання.