- •Пояснювальна записка
- •Тема 1.1.: завдання навчального курсу дисципліни « діловодство » . Значення діловодства в управлінні
- •Тема 1.2. : основні поняття та терміни діловодства
- •Розділ 2 : історія розвитку діловодства
- •Тема 2. 1. : Виникнення справочинства.
- •1. Історія розвитку писемності
- •2. Складання документів у Київській Русі
- •Тема 2. 2.: Актове діловодство
- •1.Діяльність судів
- •2.Ведення актових книг
- •Тема 2.3. : Діловодство в Запорозькій Січі
- •1.Виникнення Запорізької Січі
- •2. Ведення справ на Січі
- •Тема 2. 4.: Наказове діловодство
- •1. Діяльність наказів
- •2. Процес створення документів
- •3. Документування в Україні
- •Тема 2. 5.: Колезьке діловодство
- •1. Робота з документами в колегіях
- •2. Діяльність малоросійської колегії
- •Тема 2. 6.: Виконавче діловодство
- •1. Проходження документів в міністерствах
- •2. Уніфікація документів
- •Тема 2. 7.: радянське діловодство
- •1. Побудова адміністративно-командного апарату
- •2. Систематизація ділової документації
- •3. Документотворення в Українській рср
- •Тема 2. 8.: сучасне діловодство в україні
- •1. Відродження національного ділового стилю
- •2. Розвиток вітчизняної культури документування
- •Тема 3. 1.: Суть діловиробничого процесу
- •2. Принципи організації діловиробничого процесу.
- •ТЕма 3.2.: Організаційна побудова служб діловодства
- •2. Основними завданнями служби діловодства є:
- •3. Основні завдання і функції канцелярії:
- •Тема 3.3.: організація робочих місць та нормування праці
- •Тема 4.1.: Документ та його особливості
- •Тема 4.2.: Класифікація документів
- •Тема 4.3.: Нормотворча база, що регулює процеси створення та зберігання документів
- •1. Єдина державна система діловодства
- •2. Гост 6. 38—90
- •3. Інструкція з діловодства
- •Тема 4.4.: Документування управлінської діяльності
- •Тема 5. 1.: Вимоги до оформлення документів
- •1. Правила оформлення документів
- •2. Принципи визначення формату
- •3. Розміщення заголовка бланка
- •4. Оформлення сторінок документа
- •5. Членування та нумерація частин тексту
- •Тема 5.2.: мовно-стильові особливості текстів службових документів
- •2. Прийоми виділення окремих частин тексту
- •4. Графічні скорочення, абревіатури.
- •5. Цифрова інформація. Правила її оформлення
- •3.Реквізити сучасних ділових документів та правила їх оформлення.
- •Тема 5.3: вимоги до оформлення реквізитів на документах
- •2. Складання заголовка документа
- •3. Датування та індексація документів
- •4. Адресування
- •5. Оформлення тексту документа
- •6. Погодження та засвідчення документів
- •Аркуш погодження
- •7. Проставлення позначок на документах
- •ТемА 5.4.: Виготовлення документів табличного типу
- •1.Поняття про таблиці та їх призначення
- •3. Документи табличної форми.
- •Тема 5. 5.: виготовлення документів за допомогою персонального комп'ютера
- •1.Огляд можливостей Microsoft Office 97 Professional
- •2.Установлення форматів паперу й розмірів берегів
- •3.Конструювання бланка документа
- •Розділ 6: Складання і оформлення службових документів
- •Тема 6. 1.: документування довідково-інформаційної діяльності
- •1. Довідково-інформаційні документи
- •2. Організаційно-розпорядчі документи
- •3. Протоколи
- •4. Договори
- •Тема 6. 2.: службові листи
- •Шановний Вікторе Олександровичу!
- •Шановний пане Ігоре!
- •Шановні добродії!
- •Шановні добродії!
- •Тема 6.3.: Організаційна документація
- •4. Статут
- •Тема 6.4.: розпорядча документація
- •Тема 7.1.: Приймання, розгляд та реєстрація документів
- •1. Приймання документів
- •2. Попередній розгляд документів
- •3. Порядок реєстрації документів
- •4. Форми реєстрації документів
- •Тема 7.2.: Порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної кореспонденції
- •1. Порядок проходження кореспонденції
- •2. Робота над документами у структурних підрозділах
- •3. Опрацювання та відправлення кореспонденції
- •2. У сільську місцевість
- •2. До країн далекого зарубіжжя
- •4. Вимоги до документів, що відправляються канцелярією
- •Тема 7.3.: Виготовлення копій та витягів документів
- •3. Виписка (витяг) - копія документа, яка передбачає відтворення лише окремих (частини) реквізитів оригіналу, завірена юридичною або службовою особою у встановленому порядку.
- •Тема 7.4.: Організація контролю за ходом виконання документів
- •1. Завдання і порядок контролю
- •2. Строки виконання документів
- •3. Здійснення контролю за виконанням документів
- •4. Автоматизована форма контролю
- •Тема 7.5.: Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян
- •1. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян
- •2. Розгляд пропозицій, заяв і скарг
- •3. Особистий прийом громадян
- •Тема 7.6.: Робота з документами, що містять комерційну таємницю
- •1. Визначення понять
- •2. Умови віднесення інформації до конфіденційної
- •3. Заходи щодо захисту комерційної таємниці
- •4. Особливості діловодства в роботі з документами, що містять комерційну таємницю.
- •5.Зберігання конфіденційних документів.
- •Тема 8.1.: Складання і використання номенклатури справ
- •1. Поняття і призначення номенклатури справ
- •2. Види номенклатури справ та їх призначення
- •3. Вимоги та рекомендації із складанням номенклатури справ
- •4. Реквізити номенклатури справ
- •5. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •6. Зведена номенклатура справ організації
- •Тема 8.2.: Формування справ
- •1. Правила формування справи
- •2. Групування документів у справи, їх розміщення
- •3. Особливості групування різних видів документів
- •Тема 8.3.: Оперативне зберігання справ
- •1. Визначення місця зберігання документів
- •2. Видача документів
- •Тема 8.4.: Підготовка справ
- •1.Експертиза цінності документів
- •2.Оформлення справ
- •3.Оформлення обкладинки справи
- •4.Складання описів справ
- •5.Правила передачі справ на зберігання
- •Тема 8.5.: Особливості архівної роботи
- •1. Вимоги до архівних приміщень
- •2. Використання архівних документів
- •3. Видача документів з архіву
- •Тема 9.1.: організація нарад, обговорень і їх документаційне забезпечення
- •1. Загальні засади проведення наради
- •2. Підготовка до проведення наради
- •3. Мета і функції керівника (головуючого).
- •4. Підготовка виступу
- •Тема 9.2.: організація та проведення переговорів та їх документування
- •1. Процес та особливості планування переговорів
- •2. Методи ведення переговорів Рекомендації щодо ведення переговорів
- •3.Схема ведення переговорів.
- •4.Соціотехніка переговорного процесу.
- •Тема 9.3.: організація прес-конференцій та презентацій фірми
- •1. Поняття прес-конференції
- •2. Підготовка до проведення прес-конференції
- •3. Презентація та її призначення
- •4. Процес підготовки до презентації
- •Ось деякі питання, на які бажано знати відповіді перед презентацією:
- •Питання для аналізу аудиторії
- •Тема 9.4.: організація конференцій, симпозіумів та виставок
- •1. Проведення конференцій
- •2. Організація симпозіумів
- •3. Проведення виставок
Тема 7.3.: Виготовлення копій та витягів документів
Види копій документів.
Правила оформлення та завірення копії.
Вимоги до складання та оформлення витягів.
Література:
1. Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч.посібник. – Івано-Франківськ, 2000. - 270с.
2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003. – 327с.
1. Копія документа виготовляється й видається громадянам з дозволу керівника установи або керівника структурного підрозділу. Звичайно установа може робити копії лише своїх документів (це не стосується архівних установ і нотаріатів).
Копія - відтворення інформації оригіналу документа, його зовнішніх ознак або частини їх. При цьому враховуються елементи оформлення, фізичний стан документа-оригіналу, розмір та фактура матеріалу, з якого виготовлений документ.
Копії бувають:
- прості (виготовлені рукописним або машинописним способом);
- відтворені (фотографічні, факсимільні).
Факсимільні копії — найбільш точне відтворення оригіналу, коли враховується не тільки інформація, розмір, забарвлення, а й фактура документа.
2. Найголовнішою операцією копіювання є відтворення всіх реквізитів документа.
Відтворений засобами оперативного копіювання документ засвідчується підписом посадової особи, яка відповідає за зміст оригіналу.
Відмітка "копія" розташовується в правому верхньому куті першої сторінки примірника копії.
Копію документа завіряють, проставляючи нижче реквізиту "підпис" завірчий напис "вірно", назву посади працівника, який завірив копію, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату завірення і, якщо необхідно, проставляють відтиск печатки. Наприклад:
Вірно. Старший бухгалтер (підпис) А.В. Іванченко
12.12.00
Копії документів завіряються керівниками підприємства або уповноваженими особами (згідно з наказом чи посадовою інструкцією).
При оформленні копії документа, який стосується прав і інтересів громадян, на документі, з якого знята копія, роблять відмітку, коли і кому вона видана, а на самій копії - відмітку про дату видачі і про те, що оригінал зберігається в даній організації. Форма і місце розмноження вказаної відмітки не регламентуються.
Копія вихідного документа візується особами, які його склали, і особами, з якими документ узгоджується. В копію вносяться всі виправлення, зроблені під час підписання оригіналу. Текст бланка не відтворюється,, на його місці проставляються дата підписання і реєстраційний індекс оригіналу. Виконавець підтверджує наявність підпису керівника на оригіналі шляхом оформлення на копії (відпуску) наступного напису:
О/п (оригінал підписаний)
Вірно: підпис виконавця.
Розмножені примірники документів, які не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, завіряються печаткою. На розмноженому примірнику вказується номер замовлення та тираж.
Копія документа видається і виробляється з дозволу керівника установи або відповідального службовця структурного підрозділу.
Державні та громадські організації і підприємства видають іншим підприємствам і організаціям та громадянам копії документів, якщо вони необхідні для вирішення питань, які стосуються справ і законних інтересів громадян.
Якщо документи були виконані на бланках, то при виготовленні копії відтворюються реквізити бланків.
При вирішенні справ, які стосуються прийому громадян на роботу, навчання, задоволення їх трудових, житлових та інших потреб, при формуванні особових справ установа може виготовляти копії документів, які видані для інших установ і необхідні для вирішення відповідних питань. Це - копії дипломів, свідоцтв про народження, свідоцтв про освіту та ін.
Забороняється засвідчувати вірність копії паспорта (паспорти не копіюються!), посвідчення особи (депутатське, службове, військовий квиток) та інших документів, знімання копій з яких не дозволяється згідно з нормативними документами. Не дозволяється зняття копій з тих документів, на яких є відмітка про те, що їх не можна копіювати. Не підлягають засвідченню копії документів, які мають нечіткий текст, підчистки, приписки та інші виправлення.
В такому ж порядку видаються виписки з документів, які стосуються прав і законних інтересів громадян.