Тема 7.2.: Порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної кореспонденції

1. Порядок проходження документів.

2. Робота над документами у структурних підрозді­лах.

3. Опрацювання та відправлення вихідної кореспонденції.

4. Вимоги до документів, що відправ­ляються канцелярією.

Література:

1. Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч.посібник. – Івано-Франківськ, 2000.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003.

3. Фельзер А.Б., Миссерман М.А.Делопроизводство:Справ.пособие – К.: ВШ, 1987.

1. Порядок проходження кореспонденції

На розгляд першого керівника організації чи власника передаються:

Закони України; постанови Верховної Ради України; Укази та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента України; постанови, розпоряд­ження, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України, Міністерства освіти і науки України; запити та звернення депутатів України; листи, що надхо­дять від структурних підрозділів за підписом їх перших керівників; кореспонденція міністерств і відомств Ук­раїни, а також органів місцевої влади за підписом пер­ших керівників; звернення громадян відповідно до ст. 14, 15 Закону України «Про звернення громадян».

На розгляд заступників керівника за напрямами пода­ються:

— доручення органів державного управління вищого рівня, доповіді, інформація, листи, телеграми та інші до­кументи;

— кореспонденція міністерств і відомств, а також ор­ганів місцевої влади за підписом заступників, керівників, але тих, що не виконують обов'язки перших осіб.

Якщо в документах порушуються питання, що мають вирішуватися керівником, заступник доповідає йому про це, подає необхідні матеріали і вносить свої пропозиції.

Під час перебування керівника у відрядженні або відпустці всі документи розглядає перший його заступник.

Кореспонденція, що передається керівникові, поперед­ньо розглядається канцелярією чи секретарем-референтом, які визначають, кого треба ознайомити з документом.

У резолюціях на документах повинні даватися ясні та вичерпні вказівки про порядок та характер виконання документа й міститись такі обов'язкову елементи:

— прізвище особи, відповідальної за виконання доку­мента (якщо таких осіб кілька, то відповідальним за ви­конання документа в цілому є особа, яка вказана пер­шою);

— зміст дій для виконання документа (доручення);

— конкретний строк виконання;

— особистий підпис керівника;

— дату розгляду документа.

Після розгляду пошти керівниками установи секретар-референт ще раз переглядає документи, за потреби уточнює виконавців, зміст доручення, строк виконання, що вказано в резолюції.

Діловоди підрозділів одержують кореспонденцію від секретаря-референта, перевіряють правильність її надхо­дження і негайно передають на розгляд своєму керівни­кові. Вони ж повинні забезпечувати збереження, облік та оперативне проходження кореспонденції.

Розглянуті керівництвом підрозділів документи діло­води передають секретареві-референтові, про що робить­ся відповідна позначка в журналі реєстрації вхідної коре­спонденції.

При одержанні від керівника підрозділу незареєстрованих документів їх також записують у журналі реєст­рації вхідної кореспонденції. При цьому зазначаються кореспондент, номер листа, дата відправлення, короткий зміст і дата одержання.

Приймаючи документи для підпису в керівника, секретар-референт перевіряє правильність їх оформлення: адресу, короткий зміст, прізвище виконавця, номер його службового телефону, наявність необхідних віз. Непра­вильно оформлені документи повертаються виконавцеві.

Підписані керівництвом документи, у тому числі теле­грами і телефакси, реєструються у журналі реєстрації вихідної кореспонденції.

Доповідні записки керівників структурних підрозділів секретар-референт реєструє у журналі реєстрації вхідної кореспонденції і після розгляду керівником передає без­посередньо виконавцеві під розписку в цьому ж журналі.