- •Пояснювальна записка
- •Тема 1.1.: завдання навчального курсу дисципліни « діловодство » . Значення діловодства в управлінні
- •Тема 1.2. : основні поняття та терміни діловодства
- •Розділ 2 : історія розвитку діловодства
- •Тема 2. 1. : Виникнення справочинства.
- •1. Історія розвитку писемності
- •2. Складання документів у Київській Русі
- •Тема 2. 2.: Актове діловодство
- •1.Діяльність судів
- •2.Ведення актових книг
- •Тема 2.3. : Діловодство в Запорозькій Січі
- •1.Виникнення Запорізької Січі
- •2. Ведення справ на Січі
- •Тема 2. 4.: Наказове діловодство
- •1. Діяльність наказів
- •2. Процес створення документів
- •3. Документування в Україні
- •Тема 2. 5.: Колезьке діловодство
- •1. Робота з документами в колегіях
- •2. Діяльність малоросійської колегії
- •Тема 2. 6.: Виконавче діловодство
- •1. Проходження документів в міністерствах
- •2. Уніфікація документів
- •Тема 2. 7.: радянське діловодство
- •1. Побудова адміністративно-командного апарату
- •2. Систематизація ділової документації
- •3. Документотворення в Українській рср
- •Тема 2. 8.: сучасне діловодство в україні
- •1. Відродження національного ділового стилю
- •2. Розвиток вітчизняної культури документування
- •Тема 3. 1.: Суть діловиробничого процесу
- •2. Принципи організації діловиробничого процесу.
- •ТЕма 3.2.: Організаційна побудова служб діловодства
- •2. Основними завданнями служби діловодства є:
- •3. Основні завдання і функції канцелярії:
- •Тема 3.3.: організація робочих місць та нормування праці
- •Тема 4.1.: Документ та його особливості
- •Тема 4.2.: Класифікація документів
- •Тема 4.3.: Нормотворча база, що регулює процеси створення та зберігання документів
- •1. Єдина державна система діловодства
- •2. Гост 6. 38—90
- •3. Інструкція з діловодства
- •Тема 4.4.: Документування управлінської діяльності
- •Тема 5. 1.: Вимоги до оформлення документів
- •1. Правила оформлення документів
- •2. Принципи визначення формату
- •3. Розміщення заголовка бланка
- •4. Оформлення сторінок документа
- •5. Членування та нумерація частин тексту
- •Тема 5.2.: мовно-стильові особливості текстів службових документів
- •2. Прийоми виділення окремих частин тексту
- •4. Графічні скорочення, абревіатури.
- •5. Цифрова інформація. Правила її оформлення
- •3.Реквізити сучасних ділових документів та правила їх оформлення.
- •Тема 5.3: вимоги до оформлення реквізитів на документах
- •2. Складання заголовка документа
- •3. Датування та індексація документів
- •4. Адресування
- •5. Оформлення тексту документа
- •6. Погодження та засвідчення документів
- •Аркуш погодження
- •7. Проставлення позначок на документах
- •ТемА 5.4.: Виготовлення документів табличного типу
- •1.Поняття про таблиці та їх призначення
- •3. Документи табличної форми.
- •Тема 5. 5.: виготовлення документів за допомогою персонального комп'ютера
- •1.Огляд можливостей Microsoft Office 97 Professional
- •2.Установлення форматів паперу й розмірів берегів
- •3.Конструювання бланка документа
- •Розділ 6: Складання і оформлення службових документів
- •Тема 6. 1.: документування довідково-інформаційної діяльності
- •1. Довідково-інформаційні документи
- •2. Організаційно-розпорядчі документи
- •3. Протоколи
- •4. Договори
- •Тема 6. 2.: службові листи
- •Шановний Вікторе Олександровичу!
- •Шановний пане Ігоре!
- •Шановні добродії!
- •Шановні добродії!
- •Тема 6.3.: Організаційна документація
- •4. Статут
- •Тема 6.4.: розпорядча документація
- •Тема 7.1.: Приймання, розгляд та реєстрація документів
- •1. Приймання документів
- •2. Попередній розгляд документів
- •3. Порядок реєстрації документів
- •4. Форми реєстрації документів
- •Тема 7.2.: Порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної кореспонденції
- •1. Порядок проходження кореспонденції
- •2. Робота над документами у структурних підрозділах
- •3. Опрацювання та відправлення кореспонденції
- •2. У сільську місцевість
- •2. До країн далекого зарубіжжя
- •4. Вимоги до документів, що відправляються канцелярією
- •Тема 7.3.: Виготовлення копій та витягів документів
- •3. Виписка (витяг) - копія документа, яка передбачає відтворення лише окремих (частини) реквізитів оригіналу, завірена юридичною або службовою особою у встановленому порядку.
- •Тема 7.4.: Організація контролю за ходом виконання документів
- •1. Завдання і порядок контролю
- •2. Строки виконання документів
- •3. Здійснення контролю за виконанням документів
- •4. Автоматизована форма контролю
- •Тема 7.5.: Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян
- •1. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян
- •2. Розгляд пропозицій, заяв і скарг
- •3. Особистий прийом громадян
- •Тема 7.6.: Робота з документами, що містять комерційну таємницю
- •1. Визначення понять
- •2. Умови віднесення інформації до конфіденційної
- •3. Заходи щодо захисту комерційної таємниці
- •4. Особливості діловодства в роботі з документами, що містять комерційну таємницю.
- •5.Зберігання конфіденційних документів.
- •Тема 8.1.: Складання і використання номенклатури справ
- •1. Поняття і призначення номенклатури справ
- •2. Види номенклатури справ та їх призначення
- •3. Вимоги та рекомендації із складанням номенклатури справ
- •4. Реквізити номенклатури справ
- •5. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •6. Зведена номенклатура справ організації
- •Тема 8.2.: Формування справ
- •1. Правила формування справи
- •2. Групування документів у справи, їх розміщення
- •3. Особливості групування різних видів документів
- •Тема 8.3.: Оперативне зберігання справ
- •1. Визначення місця зберігання документів
- •2. Видача документів
- •Тема 8.4.: Підготовка справ
- •1.Експертиза цінності документів
- •2.Оформлення справ
- •3.Оформлення обкладинки справи
- •4.Складання описів справ
- •5.Правила передачі справ на зберігання
- •Тема 8.5.: Особливості архівної роботи
- •1. Вимоги до архівних приміщень
- •2. Використання архівних документів
- •3. Видача документів з архіву
- •Тема 9.1.: організація нарад, обговорень і їх документаційне забезпечення
- •1. Загальні засади проведення наради
- •2. Підготовка до проведення наради
- •3. Мета і функції керівника (головуючого).
- •4. Підготовка виступу
- •Тема 9.2.: організація та проведення переговорів та їх документування
- •1. Процес та особливості планування переговорів
- •2. Методи ведення переговорів Рекомендації щодо ведення переговорів
- •3.Схема ведення переговорів.
- •4.Соціотехніка переговорного процесу.
- •Тема 9.3.: організація прес-конференцій та презентацій фірми
- •1. Поняття прес-конференції
- •2. Підготовка до проведення прес-конференції
- •3. Презентація та її призначення
- •4. Процес підготовки до презентації
- •Ось деякі питання, на які бажано знати відповіді перед презентацією:
- •Питання для аналізу аудиторії
- •Тема 9.4.: організація конференцій, симпозіумів та виставок
- •1. Проведення конференцій
- •2. Організація симпозіумів
- •3. Проведення виставок
Тема 2. 2.: Актове діловодство
Діяльність судів.
Ведення актових книг.
Література:
Діденко А.Н.Сучасне діловодство: Навч.посібник. – К. : Либідь, 1998.
Зубенко Л.Г. Ділові папери в менеджменті: навч. посібник. – К. : ТОВ „УВПК”, 2002. – 272с.
Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003.
На території західних слов'янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма ведення діловодства виникли у XIII сторіччі. На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні українські історики О.І.Левицький і В.О.Романовський, актові книги з'явились у другій половині XIV сторіччя.
1.Діяльність судів
Величезний масив актових книг відклався в результаті діяльності гродських (від «грод» — фортеця) і земських судів. Відомо, що на землях Правобережної України, які поступово входили до складу Великого князівства Литовського, судова і адміністративна влада до середини XVIст. здійснювалася старостами, державцями та воєводами. Згідно з Першим Литовським Статутом 1529 р. гродський суд проводився старостою в кожному повіті воєводства від князя Литовського. Проте цей суд був дорогим для шляхти, що викликало її незадоволення. У зв'язку з цим уряд у 1564 р. провів судову реформу, за якої вся територія князівства була поділена на повіти з чітко визначеними кордонами. В кожному повіті функціонували три судові установи: гродський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.
Земський суд складався з судді, підсудка, писаря й обирався шляхтою. Остання мала право обирати на повітових сеймиках по чотири «електи» (кандидати) на «судейство», «підсудство» та «писарство», з яких король затверджував по одному кандидату на відповідну посаду. Крім того, при судах існувала посада «возного», обов'язком якого було вручати повідомлення про виклик до суду й виконувати його рішення. У Статуті 1588 р. була введена посада возного генерала як старшого над возними. Обраний на цю посаду затверджувався королем і присягав йому.
Спочатку суди мали чітко визначене коло своєї діяльності. Земський суд розглядав переважно цивільні справи шляхти. Його канцелярія мала так зване право вечності, тобто право надання юридичної сили різним документам (умови, контракти, тестаменти тощо). До компетенції суду входив розгляд кримінальних справ. Підкоморські суди займались вирішенням межових суперечок землевласників. Проте на практиці поступово відбувалося змішування функцій гродських і земських судів.
2.Ведення актових книг
Усе, що відбувалося у судах, заносилося до актових книг. Спочатку в їх веденні не було ніякої системи. Проте поступово виникло кілька видів книг залежно від характеру справ, що розглядалися: декретові, записові і поточні. В декретові книги, які велися тільки під час судових сесій «рочков», заносились виключно судові протоколи кримінальних і цивільних справ. Записові мали деяку аналогію з нотаріальними книгами. До них заносились різні приватно-правові документи: дарчі, купчі, боргові, продажні, а також контракти, умови тощо. Крім того, там містилися королівські жалувані грамоти й «привілеї», сеймові конституції, люстрації, інвентарі та інше. Поточні книги призначалися для скарг, «свідчень» і реляцій возних, заяв, «протестацій» та повідомлень найрізноманітнішого характеру й змісту.
Більшість книг велося за подвійною системою: спочатку акти записувалися до чернетки — «протоколу» за скороченою схемою, без вступних і заключних формул, а потім переписувались у чистовик — «індукту». Акти, як правило, вписували у «секстерни», тобто зошити, складені з кількох аркушів паперу. Секстерни за рік зшивалися в актову книгу. Якщо документів збиралося багато, з них формували кілька томів .
Для полегшення впорядкування аркушів останнє слово на кожному з них записувалося першим на наступному. Якщо справа не доводилася докінця, то залишалося вільне місце, на якому писалися або літера Z, або слово «vacua».
Правильність написання актів перевірялася. Про це свідчать деякі маргіналії (позначки на полях), наприклад: «mom аркуш порядней треба би переписати». Нумерація актів (слов'янська та арабська) проводилась по місяцях; нумерація аркушів була введена значно пізніше.
Свою подальшу реорганізацію і розвиток актове діловодство в судах дістало за Статутом 1566 року. Згідно з ним передбачалося ведення всіх документів «словы русскими». Однак документи могли заноситись до актових книг тією мовою, якою були написані. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, хоч часто трапляються елементи живої розмовної мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства .
Зважаючи на значення актових книг, уряд уживав заходи до їх збереження. Статут зобов'язував шляхту кожного повіту «збудовать такое место, где би завжди книги земские безпечне от всякає пригоди били захованы» і зберігати у «скринях моцных за тремя замками».