3. Порядок реєстрації документів

Факт створення або надходження документа фік­сується проставлянням на ньому умовних позначень — реєстраційних індексів з подальшим записом у реєст­раційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєструються документи для їх обліку, контролю вико­нання і оперативного використання наявної в них інфор­мації. Реєстрація документів зазвичай здійснюється цент­ралізовано. Децентралізована реєстрація допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. доку­ментів на рік, з територіальне роз'єднаними структурними підрозділами та з огляду на специфіку діяльності установи. Місце реєстрації документів закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

Реєстрації підлягають документи:

а) що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бух­галтерські, фінансові тощо);

б) ті, що створюються і ви­користовуються в установі;

в) що надходять від інших ус­танов і приватних осіб.

Кожний документ реєструється в установі лише раз: вхідні — днем надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створю­вані — днем підписання або затвердження. У разі пере­дачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Реєстрація документів проводиться в межах груп за­лежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються закони України, акти та корес­понденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, а також органів місцевої влади, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення ко­легії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звернення громадян, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення — реєстра­ційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються, і доповнюють­ся індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

4. Форми реєстрації документів

Для реєстрації вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-кон­трольна картка, придатна для обробки засобами обчис­лювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу щорічно до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.

За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб робо­ти установи. В установах, де довідкові картотеки ведуть­ся у структурних підрозділах, реєстраційні картки скла­даються у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому картка передається разом із документом). У разі взяття документа на контроль, ви­готовляються три примірники картки.

Для зручності реєстраційні картки групуються в облікове-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки зазвичай скла­даються з двох частин: виконаних і невиконаних доку­ментів. Перша частина використовується для пошуку ви­конаних документів з певного питання, друга — для пошуку документів у процесі роботи над ними за вико­навцями, кореспондентами або строками виконання.

Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямами діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначка­ми переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

За журнальної форми реєстрації документів рекомен­дується вести такі журнали реєстрації:

а) нормативних документів;

б) урядових документів (кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств, доручення державних адміністрацій, запити та звернення депутатів);

в) наказів керівника установи з основних питань;

г) наказів щодо особового складу;

д) рішень колегії чи вченої ради установи;

е) відряджень співробітників;

ж) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладна­них засобами обчислювальної техніки. Запис здійсню­ється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого вводу в ПК з документа реквізитів реєстрації.

Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа, ав­тор (кореспондент), дата документа, індекс документа, заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), відповідаль­ний виконавець, строк виконання, позначка про вико­нання (короткий запис про вирішення питання, дата ви­конання, індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпис­кою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення додаткових реквізитів визна­чає установа. За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — цент­ральний банк реєстраційних даних.

На документах, що реєструються канцелярією або секретарем-референтом, на нижньому полі першої сторін­ки документа з правого боку штемпелем ставиться реєстраційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ поверненню секретареві-референтові чи ні. Обов'язковому поверненню підлягають нормативні доку­менти, одержані від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, органів Державної адміністрації, а також зареєстровані доручення.