- •Пояснювальна записка
- •Тема 1.1.: завдання навчального курсу дисципліни « діловодство » . Значення діловодства в управлінні
- •Тема 1.2. : основні поняття та терміни діловодства
- •Розділ 2 : історія розвитку діловодства
- •Тема 2. 1. : Виникнення справочинства.
- •1. Історія розвитку писемності
- •2. Складання документів у Київській Русі
- •Тема 2. 2.: Актове діловодство
- •1.Діяльність судів
- •2.Ведення актових книг
- •Тема 2.3. : Діловодство в Запорозькій Січі
- •1.Виникнення Запорізької Січі
- •2. Ведення справ на Січі
- •Тема 2. 4.: Наказове діловодство
- •1. Діяльність наказів
- •2. Процес створення документів
- •3. Документування в Україні
- •Тема 2. 5.: Колезьке діловодство
- •1. Робота з документами в колегіях
- •2. Діяльність малоросійської колегії
- •Тема 2. 6.: Виконавче діловодство
- •1. Проходження документів в міністерствах
- •2. Уніфікація документів
- •Тема 2. 7.: радянське діловодство
- •1. Побудова адміністративно-командного апарату
- •2. Систематизація ділової документації
- •3. Документотворення в Українській рср
- •Тема 2. 8.: сучасне діловодство в україні
- •1. Відродження національного ділового стилю
- •2. Розвиток вітчизняної культури документування
- •Тема 3. 1.: Суть діловиробничого процесу
- •2. Принципи організації діловиробничого процесу.
- •ТЕма 3.2.: Організаційна побудова служб діловодства
- •2. Основними завданнями служби діловодства є:
- •3. Основні завдання і функції канцелярії:
- •Тема 3.3.: організація робочих місць та нормування праці
- •Тема 4.1.: Документ та його особливості
- •Тема 4.2.: Класифікація документів
- •Тема 4.3.: Нормотворча база, що регулює процеси створення та зберігання документів
- •1. Єдина державна система діловодства
- •2. Гост 6. 38—90
- •3. Інструкція з діловодства
- •Тема 4.4.: Документування управлінської діяльності
- •Тема 5. 1.: Вимоги до оформлення документів
- •1. Правила оформлення документів
- •2. Принципи визначення формату
- •3. Розміщення заголовка бланка
- •4. Оформлення сторінок документа
- •5. Членування та нумерація частин тексту
- •Тема 5.2.: мовно-стильові особливості текстів службових документів
- •2. Прийоми виділення окремих частин тексту
- •4. Графічні скорочення, абревіатури.
- •5. Цифрова інформація. Правила її оформлення
- •3.Реквізити сучасних ділових документів та правила їх оформлення.
- •Тема 5.3: вимоги до оформлення реквізитів на документах
- •2. Складання заголовка документа
- •3. Датування та індексація документів
- •4. Адресування
- •5. Оформлення тексту документа
- •6. Погодження та засвідчення документів
- •Аркуш погодження
- •7. Проставлення позначок на документах
- •ТемА 5.4.: Виготовлення документів табличного типу
- •1.Поняття про таблиці та їх призначення
- •3. Документи табличної форми.
- •Тема 5. 5.: виготовлення документів за допомогою персонального комп'ютера
- •1.Огляд можливостей Microsoft Office 97 Professional
- •2.Установлення форматів паперу й розмірів берегів
- •3.Конструювання бланка документа
- •Розділ 6: Складання і оформлення службових документів
- •Тема 6. 1.: документування довідково-інформаційної діяльності
- •1. Довідково-інформаційні документи
- •2. Організаційно-розпорядчі документи
- •3. Протоколи
- •4. Договори
- •Тема 6. 2.: службові листи
- •Шановний Вікторе Олександровичу!
- •Шановний пане Ігоре!
- •Шановні добродії!
- •Шановні добродії!
- •Тема 6.3.: Організаційна документація
- •4. Статут
- •Тема 6.4.: розпорядча документація
- •Тема 7.1.: Приймання, розгляд та реєстрація документів
- •1. Приймання документів
- •2. Попередній розгляд документів
- •3. Порядок реєстрації документів
- •4. Форми реєстрації документів
- •Тема 7.2.: Порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної кореспонденції
- •1. Порядок проходження кореспонденції
- •2. Робота над документами у структурних підрозділах
- •3. Опрацювання та відправлення кореспонденції
- •2. У сільську місцевість
- •2. До країн далекого зарубіжжя
- •4. Вимоги до документів, що відправляються канцелярією
- •Тема 7.3.: Виготовлення копій та витягів документів
- •3. Виписка (витяг) - копія документа, яка передбачає відтворення лише окремих (частини) реквізитів оригіналу, завірена юридичною або службовою особою у встановленому порядку.
- •Тема 7.4.: Організація контролю за ходом виконання документів
- •1. Завдання і порядок контролю
- •2. Строки виконання документів
- •3. Здійснення контролю за виконанням документів
- •4. Автоматизована форма контролю
- •Тема 7.5.: Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян
- •1. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян
- •2. Розгляд пропозицій, заяв і скарг
- •3. Особистий прийом громадян
- •Тема 7.6.: Робота з документами, що містять комерційну таємницю
- •1. Визначення понять
- •2. Умови віднесення інформації до конфіденційної
- •3. Заходи щодо захисту комерційної таємниці
- •4. Особливості діловодства в роботі з документами, що містять комерційну таємницю.
- •5.Зберігання конфіденційних документів.
- •Тема 8.1.: Складання і використання номенклатури справ
- •1. Поняття і призначення номенклатури справ
- •2. Види номенклатури справ та їх призначення
- •3. Вимоги та рекомендації із складанням номенклатури справ
- •4. Реквізити номенклатури справ
- •5. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •6. Зведена номенклатура справ організації
- •Тема 8.2.: Формування справ
- •1. Правила формування справи
- •2. Групування документів у справи, їх розміщення
- •3. Особливості групування різних видів документів
- •Тема 8.3.: Оперативне зберігання справ
- •1. Визначення місця зберігання документів
- •2. Видача документів
- •Тема 8.4.: Підготовка справ
- •1.Експертиза цінності документів
- •2.Оформлення справ
- •3.Оформлення обкладинки справи
- •4.Складання описів справ
- •5.Правила передачі справ на зберігання
- •Тема 8.5.: Особливості архівної роботи
- •1. Вимоги до архівних приміщень
- •2. Використання архівних документів
- •3. Видача документів з архіву
- •Тема 9.1.: організація нарад, обговорень і їх документаційне забезпечення
- •1. Загальні засади проведення наради
- •2. Підготовка до проведення наради
- •3. Мета і функції керівника (головуючого).
- •4. Підготовка виступу
- •Тема 9.2.: організація та проведення переговорів та їх документування
- •1. Процес та особливості планування переговорів
- •2. Методи ведення переговорів Рекомендації щодо ведення переговорів
- •3.Схема ведення переговорів.
- •4.Соціотехніка переговорного процесу.
- •Тема 9.3.: організація прес-конференцій та презентацій фірми
- •1. Поняття прес-конференції
- •2. Підготовка до проведення прес-конференції
- •3. Презентація та її призначення
- •4. Процес підготовки до презентації
- •Ось деякі питання, на які бажано знати відповіді перед презентацією:
- •Питання для аналізу аудиторії
- •Тема 9.4.: організація конференцій, симпозіумів та виставок
- •1. Проведення конференцій
- •2. Організація симпозіумів
- •3. Проведення виставок
Зразок 1
Сьогодні ми відзначаємо 25-річний
ювілей Нашої діяльності як керівника
компанії.
Протягом
цих років, завдяки Нашим здібностям і
продуманим рішенням, що грунтуються
на величезному досвіді.
Ваша компанія стабільно тримає першість
на ринку.
Ми хочемо передати Вам свої вітання,
а також побажати подальших успіхів та
міцного здоров'я.
З повагою
Колектив компанії «Дельта"
Шановний Вікторе Олександровичу!
Зразок 2
Щиро
вітаємо Вас із переходом на нову
посаду.
Ми
впевнені в тому, що черговий щабель
кар'єрних сходів відкриє нові обрії й
надасть можливості для реалізації
Наших
творчих планів.
Сподіваємося, що наше співробітництво
й надалі буде, таким же плідним і
взаємовигідним.
З повагою
Колектив ТОВ «Зелене світло»
Шановний пане Ігоре!
Зразок
3
Від
щирого серця вітаємо вашу компанію з
Днем банківських працівників.
Бажаємо
успіхів у досягненні поставлених цілей
і втіленні творчих ідей.
Сподіваємося, що ваша Енергія сприятиме
подальшому зростанню й процвітанню
компанії.
З повагою
Директор ЗАТ
«Промінь» (підпис) С.
С. Федорчук
20 травня 2005 року
Шановні добродії!
Зразок
4
Щиро
вітаємо вас із Днем працівників зв'яжу.
Важко
переоцінити важливість вашої діяльності
в наш інформаційно насичений час.
Бажаємо
активності й мобільності, втілення
нових креативних ідей і задумів.
Залишайтеся завжди на плаву в
бурхливому морі сучасного бізнесу!
З повагою
Голова правління
банку «Пролісок.» (підпис) Л.
М. Владимирський
16 листопада 2005 року
Шановні добродії!
Підпис
До оформлення підсумкових фраз вітальної листівки не висувається суворих вимог, за єдиним винятком: персональний підпис відправника є обов’зковим. На практиці зазначений реквізит має найрізноманітніші форми: від особистих підписів кольоровими фломастерами до формулювань, складених за усіма правилами офіційної кореспонденції. Вибір варіанта залежить від характеру стосунків з адресатом. Вітаючи давніх знайомих, можна обмежитися «розчерком пера». Якщо сезонне поздоровлення — це крок до зміцнення співпраці або залучення нових клієнтів, варто додати надруковані повне ім'я, назву та адресу компанії, що послужить цінним джерелом інформації про вас.
До типових варіантів закінчення, доречного у міжнародній листівці діловому партнеру, належать:
комбінація логотипа компанії та підписів адресантів без надрукованих імен і назв посад;
особисті підписи адресантів у поєднанні з надрукованою назвою підрозділу та компанії, де вони працюють;
персональні підписи адресантів та адреса компанії.
Розташовують зазначені елементи відповідно до дизайну листівки. Як правило, у різних рядках по центру. Адресу (у нашому контексті - другорядний елемент) зазвичай виносять у лівий кут листівки.
Дизайн
Листівки можуть бути типовими або виконаними в корпоративному стилі на індивідуальне замовлення. Завдяки сучасним комплексам цифрового друку виготовлення навіть одиничних примірників є економічно доцільним.
Фірмову символіку можна вдрукувати і в звичайну листівку трафаретним способом, звернувшись до спеціалізованої поліграфічної фірми.
Дизайн листівки має бути стриманим, навіть консервативним, її формат слід узгоджувати з параметрами шрифту й особливостями почерку. Так, текст, написаний низькими широкими літерами, краще розташовувати на квадратних листівках, якщо ви пишете високими вузькими літерами, скористайтеся прямокутними вертикальними листівками. Варто простежити, щоб листівки індивідуального дизайну відповідали розмірам стандартних конвертів.
Інша важлива деталь — папір має бути якісним, без яскраво вираженого рельєфу та запаху.
Сезонні вітання на фірмовому бланку
Вітання діловим партнерам, складене на фірмовому бланку компанії, за формою подібне до звичайного ділового листа, однак містить меншу кількість обов'язкових реквізитів. До його основних елементів належать: дата; внутрішня адреса одержувача; звертання; основний текст; завершальна форма ввічливості; підпис. Якщо ви друкуєте листа на комп'ютері, зверніть увагу, що всі реквізити відокремлюються один від одного двома міжрядковими інтервалами. Перед ім'ям адресанта ставиться три інтервали, щоб збільшити вільну площу для підпису. Шапку бланка необхідно перекласти англійською мовою.
Офіційна кореспонденція з нагоди свят є свідченням високого рівня корпоративної культури, важливою складовою іміджу компанії. Поряд із традиційними вона має ще й абстрактний атрибут — щирість. Неможливо належним чином скласти привітання та засвідчити повагу партнерам, послуговуючись типовими фразами з письмовника, як деталями конструктора, та розташовуючи реквізити відповідно до заданої схеми.
Розсилання листівок — не сезонне явище, а поточний процес. Необхідно систематично перевіряти й оновлювати базу даних осіб, яким традиційно відправляєте привітання з нагоди свят. Тоді ви матимете гарантію, що охопили всіх або ж листа не надіслано на стару адресу.
Зміст вітання та дизайн листівки слід обирати з огляду на вірування й національні традиції адресантів. Адже в кожного своє свято: Різдво, Ханука, Новий рік, Кванза ...
У сумнівних випадках радимо використовувати нейтральні мовні кліше.