4. Договори

Договір — це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома сторонами про встановлення визначе­них відносин і регулює ці відносини; має відповідати за­кону і за змістом, і за формою. Вважають укладеним до­говір тоді, коли сторони досягай згоди з усіх пунктів і оформили необхідну документацію.

Договір може укладатись між державними, кооператив­ними або громадськими організаціями, підприємствами чи установами, а також громадянами. Якщо в договірні відносини вступають організація (підприємство) та грома­дянин, то договір називають трудовою угодою. Склада­ються договори у декількох примірниках і засвідчуються печатками установ чи організацій, сторін договору.

Текст договору можна розбивати на розділи, підроз­діли, пункти, підпункти. Кожна частина тексту повинна мати свій номер. Нумерацію здійснюють арабськими ци­фрами. Номер кожної складової частини містить у собі всі номери відповідних складових частин більш високих ступенів поділу.

Тема 6. 2.: службові листи

1. Вимоги до оформлення службового листа.

2. Різновиди службових листів.

Література:

1. Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч.посібник. – Івано-Франківськ, 2000.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003.

3. Фельзер А.Б., Миссерман М.А.Делопроизводство:Справ.пособие – К.: ВШ, 1987.

1. СЛУЖБОВІ ЛИСТИ належать до основних засобів обміну інфор­мацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної та вихідної документації.

Працівники служби документування повинні намагатися скоро­чувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації і створені нею за певний період, а отже, обгрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи реко­мендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити пи­тання в усному спілкуванні — очно чи телефоном.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викла­дати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. У службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов'язані.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання ли­ста, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. Наприклад:

У зв'язку з тим, що при одержанні вантажу на станції Монастирище 21.11.97 згідно з накладною № 125698 у справному вагоні з непошкодженими пломбами вантажовідправника під час розкривання ящиків і перевірки вмісту з участю представника Вашої фірми Марченка Віктора Григоровича було виявлено нестачу 12 (дванадцяти) штук приладів НКС-176/11-4 на загальну суму 24 789 (двадцять чотири тисячі сімсот вісімдесят дев'ять) грн. 27 коп. (акт від 21.11.97 № 121)

В основній частині тексту листа викладають йо­го головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Наприклад:

На підставі викладеного вище просимо протягом 10 банківських днів (до 05.12.97) переказати зазначе­ну суму на наш розрахунковий рахунок № 000123876 у Лісовому відділенні банку «Тріумф» м. Житомира.

Залежно від призначення службового листа та від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташу­вання логічних частин тексту може бути різний.

Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприйняття рекомендується починати текст служ­бового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче.

Службові листи з нескладних питань, що були обговорені за­здалегідь,

можуть містити лише основну частину. Наприклад:

Просимо надати актову залу для проведення за­гальних зборів власників садово-городніх ділянок товариства «Троянда»

Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз'яснити йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладення та змістовності тексту.

Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Наприклад, починати службові листи можна такими зверненнями:

«Шановний Іване Васильовичу!»

«Пане Сметанін!» «Шановний пане Андрійчук!»

«Шановні панове!» (коли імена та прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).

Продовжують більшість листів такими словами та словосполу­ченнями: «у зв'язку з... », «Відповідно до...», «Як відомо, ...», «Ймовірно...», «Прошу...», «Просимо...» та ІН.

Уживають також дієприслівникові звороти: «Враховуючи...», «Незважаючи на...», «Розглянувши зауваження...», «Розгля­нувши пропозиції... », «Керуючись Постановою Кабінету Міністрів України...»

Якщо лист-відповідь має реквізит 13 (посилання на індекс та дату вхідного документа), то в тексті документа його повторювати не слід.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу віддають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5 (див. дод. 8—13).

• РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:

11 — дата (проставляють у день підписання документа);

12 — індекс (проставляють у день підписання документа);

13 — посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);

15 — гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);

16 — адресат;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виго­товленого на аркуші формату А4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка (оформляють у разі по­треби);

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);

26 — відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

28 — прізвище виконавця та номер його телефону;

29 — позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляють від руки після виконання документа); ЗІ — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 — позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

Якщо службовий лист надсилають за межі України (у країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, бажано російсько-український варіант .

2. Кореспонденція поділяється на такі види листів:

— ділові;

— особисті;

— рекомендаційні;

— рекламні.

— Ділові листи поділяються на формальні та нефор­мальні.

— Формальними є листи, підготовлені одним під­приємством (організацією) до іншого.

— Неформальні складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової служби однієї фірми мене­джеру кадрової служби іншої) із пропозицією про особи­сту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо.

За функціональною ознакою всі ділові листи можна поділити на такі, що потребують відповіді, і такі, що її не потребують.

Серед перших — лист-прохання, лист-вимога, лисі звертання, лист-запит. Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.

До другої групи належать лист-попередження, лис відмова, лист-нагадування, лист-повідомлення, лис подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження, лис розпорядження, інформаційний лист, супровідний лист В залежності від адресата їх розрізняють на колективні та циркулярні.

Інформаційні листи — це службові листи, в яких адресант інфор­мує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата (реквізит 16) можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи — це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незва­жаючи на'те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазна­чають також у тексті.

Листи-запрошення — це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям. Починати ці листи можна з таких зворотів:

«Просимо взяти участь у...»

«Запрошуємо... »

«Запрошуємо Вас...»

«Щиро запрошуємо Вас...»

«Ми раді запросити Вас...»

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення. Наприклад:

Супровідні листи — це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що дода­ються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий, тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату А5. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз'яснити основні документи (наприклад, уточнити термін виконання, роз'яснити складні моменти, пояснити причину затримання тощо). Супровідні листи слід починати словами: «Надсилаємо...», «на­правляємо...», «відправляємо...» і т. п. У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються.

Листи-повідомлення — це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт, їх напра­вляють конкретному адресатові.

Листи-підтвердження — це службові листи, в яких під­тверджується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, листів, цінних паперів тощо. Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова «підтверджувати».

Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки та направляння листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю.

Листи-нагадування — це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов'язань), проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова «нагадувати». Наприклад:

Нагадуємо, що строк здачі першої черги будів­ництва закінчується 27.12.97.

Просимо терміново повідомити про хід виконан­ня робіт.

Гарантійні листи — це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продуб­лювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства (установи, організації, фірми).

Ініціативні листи — це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною чи негативною. У разі негативної відповіді (відмови) дається обгрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися від імені керівника, керівництва чи трудового (студентського) колективу. Наприклад:

Під час проведення виробничої практики з авто-слюсарної справи виявилося, що працювати в майстер­нях інституту неможливо, оскільки температура в приміщенні становить +4'С. Опалювання припинено з розпорядження представника районної комунальної служби через несплату інститутом комунальних по­слуг.

Станом на 15.12.97 на розрахунковому рахунку інституту грошей немає.

Просимо сприяти подачі теплоенергії до майсте­рень, аби можна було продовжити проведення виробни­чої практики.

Листи-відповіді — це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь — позитивна чи негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови — об­грунтованим.

^{Щиро вітаємо!}

_{(Складаємо листи з нагоди урочистих подій)}

Особливе місце в діловому листуванні належить кореспонденції, яка нібито виходить за рамки вироб­ничої діяльності фірми. Може створитися враження, що ці листи мало впливають або зовсім не впливають на розвиток справи. Однак не секрет, що успішний бізнес грунтується на зв'язках і добрих стосунках. Тож складанню листів з нагоди свят та інших пам'ятних подій варто приділити належну увагу.

У закордонній практиці існує поняття social business letters (соціальне листування). До нього входять вітання, листи-подяки і співчуття, за­прошення на офіційні та неофіційні заходи, а також інші неформальні листи. Незважаючи на те, що вони стосуються, як правило, подій соціального життя, їхнє значення в створенні та підтримці сприятливого психологічного клімату в стосунках між діловими партнерами важко переоцінити.

Слід зазначити, що грамотне оформлення такого листа, правильно обраний тон викладу багато в чому сприяють формуванню й підтримці іміджу ор­ганізації. У недавньому минулому такому листуван­ню не приділяли належної уваги, оскільки вважало­ся, що соціальне життя не стосується ділової сфери. Нинішній час відзначається появою численних західних компаній на нашому ринку, розвитком міжнародних контактів і потребує від наших підприємців дотримання усталених міжнародних правил етикету.

Сьогодні ми розглянемо листи-вітання, які нале­жать до соціального листування, і відзначимо, яким чином вони можуть відіграти неабияке значення у створенні й підтриманні ділових комунікацій. Листи-вітання відрізняються від інших видів ділових листів своїм оформленням та менш формальним змістом. Вони можуть бути виготовлені друкарським способом на поштовій листівці. У такому разі не­обхідно подбати про те, щоб на конверті було вміщено фірмову символіку (логотип, емблему тощо), а також зазначено повну назву компанії-відправника та пошто­ву адресу. Можна використовувати вкладиш із текстом до вітальної листівки. Щоб він не випав - закріпіть йо­го краплею клею або краще скористайтеся спеціаль­ним клеєм-олівцем.

Зверніть увагу! Листи-вітання, надіслані електрон­ною поштою, не справляють такого магічного вра­ження на адресата, як паперові листи. Не пошкодуй­те часу для розсилки паперових листів.

І все-таки головною проблемою, яку варто вирішити, є складання відповідного до події текс­ту. Написання таких листів — справжнє мистецтво, що, як ми знаємо, «не терпить суєти». Абияк скла­дене вітання з використанням заяложених кліше і штампів напевно не буде помічено в масі загаль­них вітань. Тому варто задіяти свій творчий по­тенціал, додати трохи фантазії й натхнення, а го­ловне — вкласти часточку душі.

Почати необхідно зі звертання. Вибір форми звер­тання — проблема досить делікатна. Відсутність звертання, особливо у вітальному листі, може бути розцінена як неповага до адресата та порушення етикету ділового спілку­вання.

А тепер найголовніше — складання тексту. При­водів для привітання у діловій сфері можна знайти безліч. Наприклад, надіслати гарно оформлену листівку з нагоди ювілею діяльності керівника фірми-постачальника (зразок 1) чи написати кілька теплих слів діловому партнеру, якого перевели на ви­шу посаду (зразок 2).

Простір для творчості — привітання з нагоди про­фесійних свят. Органічно вплітаючи в текст листа на­зву компанії, ви підкреслите, що ці слова адресовані не будь-яким працівникам певної сфери діяльності, а саме цим конкретним людям, професіоналізм яких ви особливо цінуєте та поважаєте. Зверніть увагу на зразки 3 і 4 — так можна привітати, наприклад, парт­нерів з банку «Біг Енергія» та мережі магазинів мобільного зв'язку «Мобі Дік”.

Зауважимо, що листи-привітання можна надсила­ти і від колективу компанії, і від імені керівництва — у такому разі наприкінці листа зазначається назва посади, ставиться підпис, ініціали і прізвище кон­кретної особи.

Досить часто в процесі роботи доводиться зверта­тися до транспортних компаній. Знайдіть для них добрі слова з нагоди свята, приміром:

Бажаємо вам зручних трас і зеленого світла світло­фора!

Нехай на вашім шляху до мети трапляється лише один знак — «кінець усіх обмежень».

Не забудьте привітати з Днем преси (28 травня) та з Днем журналіста (6 червня) представників тих ЗМ1, в яких ви публікуєте або плануєте опублікувати іміджеві матеріали про вашу компанію.

Зверніть увагу! Отримавши листа, в якому вас віта­ють з професійним святом, з точки зору ділового ети­кету ви не зобов'язані на нього відповідати. Однак як­що ви зацікавлені в підтриманні та розвитку ділових контактів з тими, хто вас привітав, надішліть невелич­кого листа у відповідь.

Національні свята також можна вважати приво­дом і можливістю нагадати про себе, виявити свою повагу до культури і традицій партнерів. Відзначте їхній професіоналізм і поєднайте його з національни­ми особливостями:

(Назва країни) є гідним прикладом розвитку демо­кратії й розширення контактів з діловими партнера­ми інших держав.

Роботу вашої компанії завжди відрізняють високий професіоналізм та обов'язковість, які можна сміливо назвати національними рисами характеру.

Користуючись нагодою, дякуємо вам за приємне співробітництво протягом багатьох років. Сподіваємося, що воно й надалі служитиме справі зміцнення та розвитку зв'язків між нашими країнами.

У діловому спілкуванні важливу роль також відігра­ють знаки уваги, які проявляють партнери, з нагоди традиційних свят: Різдво, Новий рік, Великдень. Хотілося б наголосити, що складання цих привітань дає ще більше можливостей секретареві реалізувати на практиці рекламну та іміджеву функцію. Вище ми говорили про те, що метою листа є підтримання та зміцнен­ня ділових контактів, а також ненав'язливе нагадуван­ня про свою фірму. Новорічні вітання відкривають ши­року перспективу для цього. Поміркуйте, яким чином можна узгодити з текстом вітання назву своєї фірми або фірми-партнера, сферу діяльності або символ року, що наближається. Вибір великий, необхідно тільки відійти від стереотипів і формалізму.

Внесення креативної нотки до листа закордонно­му партнерові вимагає глибокого знання іноземної мови. Тому не всім секретарям під силу нестандартне привітання. Знання рідної мови відкриває величезне поле для реалізації ваших творчих можливостей. Не­має меж для фантазії — було б бажання.

Кілька прикладів вітання з Новим роком:

Компанія «Акорд» щиро вітає вас із Новим роком та Різдвом Христовим!

Досягнення вам усіх поставлених цілей, освоєння но­вих рубежів, творчих осяянь.

І нехай симфонія життя Нового року буде мажор­ною, а всі акорди стійкими й гармонічними.

Шановні колеги!

Колектив турфірми «Феєрія світу» вітає вас з Но­вим роком!

Новий рік — свято особливе: хвилююче, радісне та феєричне. Наш колектив бажає вам, щоб творче натхнення й піднесеність не залишали вас протягом усього року. Найкраще свято — за настроєм, а не за ка­лендарем.

Зі свого боку наша компанія намагатиметься втіли­ти в життя всі ваші феєричні побажання.

Можна навіть використовувати гумор, але тут го­ловне — не «переборщити». Спробуємо уявити, як мо­же привітати партнерів стоматологічна клініка:

Хай вам щастить у реалізації всіх ваших планів, но­вих ідей вам і задумів.

Щоб будь-яка перешкода перетворювалася на нову можливість.

Хай цього року усе вам буде по зубах!

Страхова компанія може побажати своїм клієнтам:

Не втрачати оптимізму за будь-яких обставин, і щоб на шляху до мети вам траплялися лише приємні несподіванки.

Вітання, яке можна вважати актуальним для року, який вже на порозі:

Дорогі друзі!

Вітаємо вас із Новим роком!

Вогненного Собаку — символ 2006 року — можна по праву назвати вашим талісманом-оберегом. Відданість місії своєї компанії й висока творча віддача завжди вик­ликали повагу не тільки однодумців, а й конкурентів.

Бажаємо вам лояльних клієнтів, вірних партнерів і надійних постачальників!

Не забудьте привітати з Новим роком інспекторів контролюючих органів, з якими ваша компанія має спра­ву (податкова адміністрація, СЕС, пожежна інспекція).

І насамкінець, побажання автора читачам.

Натхнення вам у році, що настане, високої та світлої мети, якої наполегливою працею від серця щирого бажаю досягти. Осяянь творчих у робочих буднях та мужніх рішень в прагненні до змін. Повірте в себе, й світ вам усміхнеться — відкриє шлях широкий до вершин.