3. Протоколи

Протокол — один з найпоширеніших документів ді­яльності колегіальних органів. У ньому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, на­рад, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, висту­пів, ухвали з обговорених питань.

Протокол може укладати офіційна компетентна особа, яка засвідчує той або інший факт (протокол санінспекто­ра, автоінспектора). У більшості випадків складаються протоколи, змістом яких є об'єктивний опис якоїсь події.

Проведенню засідання колегіального органу передує велика підготовча робота, в ході якої складається група документів, що супроводжує протокол: порядок денний, списки учасників, доповіді та тези основних доповідей, довідки з обговорюваних питань, проекти рішень (або постанов) з кожного питання.

Складається протокол, як правило, під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або за­писується на плівку, протокол можна складати після їх розшифрування. Оскільки від кваліфікації, вміння розіб­ратися у суті обговорюваних питань особи, яка буде скла­дати протокол, залежить його якість, призначення такої особи є дуже відповідальною справою.

За обсягом фіксованих даних протоколи можна роз­поділити на три групи :

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують ви­ступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засі­дань.

3. Стенографічні, де усі виступи записують дослівно. Складаючи протоколи, рекомендується використову­вати такі реквізити:

— назва виду документа (протокол). Цей реквізит пи­шуть посередині рядка;

— порядковий номер протоколу (пишеться після сло­ва «протокол») — порядковий номер засідання колегіаль­ного органу протягом року;

— назва зборів, конференції, засідання, наради із за­значенням їх характеру (загальні збори, виробнича нара­да, розширена нарада тощо);

— назва підприємства, організації, де відбулися збори, конференція, засідання, нарада;

— дата проведення зборів, конференції, засідання, на­ради (має відповідати дню їх проведення). Цей реквізит пишуть нижче назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста). У випадку, якщо засідання триває кілька днів, вка­зується дата його початку і через тире — закінчення. Нап­риклад: 22 - 26.04.2000 р.

— кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. Порядок заповнення цього реквізиту залежить від кількості присутніх. Якщо кількість учасників не переви­щує 10—12 осіб, то можна вказати усіх присутніх. Якщо склад зборів, засідання, наради великий, то досить вказа­ти кількість присутніх і додати до протоколу реєстрацій­ний лист;

— посада, прізвище, ініціали керівників зборів, кон­ференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

— порядок денний, тобто питання, що підлягають розгляду на зборах, конференції, засіданні, нараді. У по­рядку денному питання мають бути сформульовані у на­зивному відмінку. В деяких випадках порядок денний додається до протоколу, про що робиться відповідна по­значка;

— текст;

— перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­кості сторінок;

— підписи керівників зборів, конференції, засідання, наради (голови і секретаря).

Текст протоколу складають на підставі виступів учас­ників зборів, конференції, засідання, наради. Він має бу­ти стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але у гой самий час містити інформацію, що всебічно розкриває хід обговорення питання. Поняття «протокольна точність» народжене змістом документа і стилем викладу.

Текст протоколу має складатися з позицій відповідно до пунктів порядку денного.

Текст кожної позиції укладається за формою: СЛУ­ХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.