2. Організаційно-розпорядчі документи

Постанови

Відповідно до положень, затверджених Урядом Укра­їни, державні комітети видають постанови. Постанова — це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для вирішення найбільш важливих та принципових завдань, які стоять перед ними, та встановлення стабільних норм чи правил поведінки. Приймаються постанови Пре­зидією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів Ук­раїни та іншими органами управління.

Текст постанови, як правило, складається з двох час­тин: констатуючої та розпорядчої. Перша містить вступ, дає оцінку становища, в разі необхідності наводить підста­ву для видання або дає посилання на правовий акт вищої організації. В розпорядчій частині подається перелік намічених заходів, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання.

Проекти постанов нерідко готують міністерства чи відомства, погоджуючи їх з установами, інтересів яких це стосується. Якщо виникає суперечність, до проекту до­дається довідка з викладом суті питання. Проект докумен­та разом з супровідним листом та довідками про погоджен­ня підписується керівником відповідної установи-автора і направляється в органи, що відповідають за його видання. Підписують постанову дві особи: голова колегіально­го органу й керуючий справами (секретар).

Терміном постанова може називатись також заключна частина протоколу засідання зборів, правління, президії та ін. Ця постанова входить у протокол чи додається до ньо­го. В разі потреби може оформлятись як витяг з протоколу.

Накази

Найпоширенішим видом розпорядчих документів, що застосовуються у практиці управління, є накази.

Наказ — це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції. Ство­рюється наказ на основі і для виконання законів, поста­нов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу.

За призначенням розрізняють накази із загальних пи­тань і з особового складу. . Накази із загальних питань, у свою чергу, поділяються на ініціативні і такі, що видаються на виконання розпоряд­жень вищих органів. Потрібно розрізняти специфіку на­писання і оформлення цих документів. Найповніше уяв­лення про них дає розгляд ініціативного наказу.

Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що протікають в організації, на підпри­ємстві. Реквізити ініціативного наказу такі: назва ор­ганізації і документа; дата; місце видання; номер; заголо­вок до тексту; текст; підпис; візи погодження.

Складається текст наказу з констатуючої і розпорядчої частин. Перша містить такі елементи: вступ (вказується причина видання наказу); доведення (переказуються го­ловні факти); висновок (викладається мета видання нака­зу). Починається констатуюча частина словосполучення­ми:

У зв'язку ... . Згідно із ... . Відповідно до ... . Для виконан­ня ... . З метою ... .

Другу — позначають словом «НАКАЗУЮ», яке друку­ють великими літерами на окремому рядку. Вона скла­дається з декількох пунктів. У свою чергу, кожен пункт складається з кількох частин: дія, термін виконання і відповідальний за виконання. В останньому пункті роз­порядчої частини наказу зазначають особу чи осіб, яким доручається контроль за його виконанням. Строк вико­нання наказу має бути реальним і відповідати обсягу намічених робіт. Необхідно також враховувати час на до­ведення вміщеної інформації до конкретних виконавців.

Візи виконавця та інших службових осіб потрібно розташовувати нижче підпису керівника. Оформляють їх, наприклад, у такий спосіб:

Проект наказу внесено:

1. Директор департаменту _____ Ю.І.Юхименко

(підпис) Проект наказу погоджено:

1. Фінансовий директор _______ Р.М.Столярова

(підпис)

2. Головний технолог _________ В.С.Степанов

(підпис)

3. Юрисконсульт ________ О.Н.Яресько

(підпис)

4. Начальник відділу кадрів ______ І.А.Мащенко

(підпис)

Проект наказу погоджують із заступником керівника установи — куратором питань, що порушені у ньому, та з керівниками структурних підрозділів, яких стосуються пункти наказу. Юридична служба (юрисконсульт) пе­ревіряє відповідність проекту наказу законодавству та розпорядженням вищих організацій і візує його за наяв­ності необхідних віз.

Вказівки

Вказівка — розпорядчий документ, що видається ширшим колом посадових осіб, ніж наказ: керівником установи, головним інженером, головним конструктором, директором дочірньої фірми тощо. Вказівка охоп­лює в основному питання організаційно-методичного, оперативного характеру, пов'язані з організацією вико­нання наказів, інструкцій та інших актів установи чи її вищих органів. Даються вказівки для розв'язання поточ­них організаційних питань, а також для доведення нор­мативних матеріалів до безпосередніх виконавців.

Формуляр вказівки складається з назви відомства, ус­танови чи її структурного підрозділу, назви виду доку­мента, дати і місця видання, індексу, заголовка тексту, підпису, позначки про погодження.

Починається текст вказівки, як правило, словами, «зобов'язую» або «пропоную», які друкуються великими літерами. Видають вказівки в залежності від обсягу текс­ту на бланках стандартних форматів А4 або А5.

Розпорядження

Розпорядження — акт управління, виданий посадовою особою чи державним органом владного характеру у ме­жах наданої компетенції для вирішення оперативних пи­тань. Має обов'язкову силу для громадян чи організацій, кому вона адресована.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на міс­цях, а також організації, установи та службові особи. Во­ни містять певне коло питань і діють протягом зазначе­ного в них строку. Можуть бути загальними для всього колективу або стосуватися конкретних ланок його робо­ти, окремих громадян.

Розпорядження мають багато спільного з наказами, і в правовому розумінні ці розпорядчі документи рівнозначні. Іноді розпорядження видають нарівні з наказом, замі­нюючи при цьому слово НАКАЗУЮ на слова ДОРУЧАЮ ВИМАГАЮ, ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ. Відрізняють­ся зазначені правові акти ще й тим, що накази в основ­ному пишуть із загальних всеохоплюючих питань, а роз­порядження — з конкретних.

Рішення

Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій міністерств і відомств, наукових рад тощо. Його текст складається з двох взаємозв'язаних ча­стин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча покли­кана пояснити, чим викликане те чи інше рішення. Тут нерідко переказується акт вищого органу правління, на виконання якого видається рішення.

Друга частина документа починається словами: «ко­легія (міська чи наукова рада) вирішила». При цьому слово «ВИРІШИЛА» друкується великими літерами в розрядку для того, щоб візуально виділити обидві час­тини. Далі з нового рядка друкується текст розпорядчої частини, до формулювань якої висуваються жорсткі ви­моги. По-перше, вони повинні бути конкретними, чітки­ми, ясними, не вступати у суперечність зі змістом раніше виданих розпорядчих документів, не дозволяти іншого тлумачення. Необхідно уникати неконкретних виразів типу «підняти», «підвищити», «посилити», «поліпшити», «вжити заходів», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Сформульовані таким чином доручення розпливчасті, перевірка їх виконання утруднена.

Якщо розпорядча частина рішення припускає різні за характером дії, називає кілька виконавців, вона ділиться на пункти, що нумеруються арабськими цифрами.

Положення

Положення — це правовий акт, що установлює основні правила організаційної діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій і підприємств (філій). Положення можуть рег­ламентувати діяльність посадових осіб. В окрему групу виділено положення, які регулюють сукупність органі­заційних, трудових та інших відносин з конкретного пи­тання.

Положення бувають типові й індивідуальні. Типові розробляються і, як правило, стверджуються вищими ор­ганами управління для системи установ і підприємств, індивідуальні — на основі типових і затверджуються ке­рівниками організації, чи установи.

Положення про установу затверджується розпорядчим документом вищої організації.

Найбільш численну групу складають положення про проведення різних конкурсів, оглядів та інших заходів. Текст, звичайно, складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Керівництво.

6. Взаємовідносини.

7. Майно та кошти підприємства.

8. Виробнича та господарча діяльність.

9. Контроль, перевірка та ревізування діяльності.

10. Реорганізація та ліквідація.

В положенні вказуються основні та оборотні кошти, порядок придбання майна, амортизаційні відрахунки та їх призначення, прибуток, відрахунки на премії робітни­кам та службовцям, житловий фонд, службові приміщен­ня, порядок використовування надлишків невикориста­них обігових коштів.

Залежно від специфіки діяльності в положенні може також відображатись хід капітального будівництва, ви­нахідництва та раціоналізації, стан матеріально-техніч­ного забезпечення, трудовий режим, порядок розподілу житла, страхування та інше.

Підписує положення керівник організації і затверджує вища в порядку підпорядкування організація.

Типовий формуляр положення містить: герб, назву відомства, організації, структурного підрозділу; гриф за­твердження, назву; місце видання; номер, індекс, заголо­вок до тексту; текст; підпис; позначку про погодження.

Статути

Статути — це юридичні акти, якими оформляється утворення установ, організацій чи товариств, визнача­ються їх структура, функції, взаємовідносини з іншими організаціями чи громадянами і правове становище у визначеній сфері державного управління або господарсь­кої діяльності. Після затвердження вищою організацією статути підлягають обов'язковій реєстрації в державних органах. Лише після реєстрації новостворена організація може розпочинати своє функціонування.

Статут — це зведення правил, які регулюють: а) основи організації та діяльність підприємств і уста­нов певної галузі господарства;

б) умови створення, склад, будову та діяльність кон­кретного підприємства, організації або установи, певної галузі або сфери управління;

с) конкретну сферу діяльності організації та інше.

Статут включає такі реквізити: гриф затвердження ви­щою організацією або органом управління; найменуван­ня виду документа (статут); заголовок; текст, гриф погод­ження, відмітку про реєстрацію.

Звичайно, текст статуту розбивається на статті (пунк­ти), які групуються в розділи (позначаються римськими цифрами).

Текст статуту складається з розділів:

1. Загальні положення, в яких розкриваються мета, зав­дання, її функції, чинність статуту по об'єктах та суб'єктах і т. ін.

2. Головна діяльність, її зміст.

3. Планування та облік робіт.

4. Призначення допоміжних служб.

5. Взаємодія з іншими органами, аналогічними за діяль­ністю.

6. Специфічні особливості діяльності.

7. Відповідальність організації за належне виконання зобов'язань та порядок вирішення спорів, подання пре­тензій та інше.

8. Звіт, звітність і контроль.

9. Зовнішньо-економічна діяльність.

10. Реорганізація та ліквідація.

Статути можуть бути типові та індивідуальні. Типові статути розробляються для певних систем установ чи підприємств і затверджуються вищими органами держа­ви, з'їздами громадських організацій. Індивідуальний ста­тут укладається для певної установи чи організації шля­хом конкретизації типових статутів і затверджується вищою установою, якій підпорядковується зазначена ус­танова. Зміст, формуляр статуту, порядок оформлення, погодження і затвердження такі самі, як і положення. Статут являє собою основу для розробки положення. Статути є основою діяльності громадських, кооператив­них, приватних організацій, спортивних добровільних товариств тощо

Інструкції

Інструкція є документом, у якому викладено правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, техноло­гічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності і стосунків установ, службових осіб, наприклад: «Інструкдія про порядок розробки...», «Інструкція про впровад­ження...»

Інструкція — це зведення правил, детальні настанови, приписи керівного органу чи особи службовим особам або органам, обов'язкові для виконання. Розрізняють ві­домчі й міжвідомчі інструкції.

До відомчих належать інструкції, обов'язкові для сис­теми одного відомства (міністерства).

Міжвідомчими називають інструкції, які видаються спільно двома або кількома організаціями різних систем. Такі інструкції обов'язкові для організацій і підприємств цих систем, щодо застосуваня спільних постанов, рі­шень, розпоряджень і наказів.

Відомчі інструкції бувають:

— посадові;

— з техніки безпеки;

— з експлуатації обладнання та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або ке­рівниками організацій (чи їхнім наказом із зазначенням номера та дати видання). На інструкції може бути помі­тка про те, що вона є додатком до розпорядчого доку­мента. При затвердженні інструкції розпорядчим доку­ментом у ньому встановлюється термін введення інструкції, зазначаються відповідальні виконавці, а та­кож способи та порядкок виконання тих чи інших видів робіт (відхилення від дій, передбачених пунктами інструкції, не дозволяються й кваліфікуються як пору­шення дисципліни).

Інструкція має такий формуляр: назва виду документа (інструкція); гриф затвердження; заголовок (сюди іноді входить назва документа); дата; індекс; місце видання; ко­роткий зміст (заголовок); текст; посада та прізвище особи, відповідальної за її складання; підпис; візи погодження.

Текст інструкції повинен мати вказівний характер, для чого вживають формулювання «повинен», «слід», «необхідно», «не дозволено».

Текст має бути стислим, точним, зрозумілим, оскіль­ки він призначений для постійного користування. Його подають в логічній послідовності, групують за розділами, яким іноді дають підзаголовки, поділяють на параграфи.