Розділ 6: Складання і оформлення службових документів

Тема 6. 1.: документування довідково-інформаційної діяльності

1. Довідково-інформаційні документи.

2. Організаційно-розпорядчі документи.

3. Протоколи.

4. Договори.

Література:

1. Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч.посібник. – Івано-Франківськ, 2000.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003. –

3. Фельзер А.Б., Миссерман М.А.Делопроизводство:Справ.пособие – К.: ВШ, 1987. –

1. Довідково-інформаційні документи

Службовий лист — це узагальнена назва різних за змістом документів, що слугують засобом обміну інфор­мацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами. Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом.

Правильність складання службового листа, відповід­ність його змісту нормативним актам засвідчує своїм під­писом керівник організації, який несе повну відповідаль­ність за викладену інформацію. Виклад змісту листа має бути логічно послідовним, стислим, переконливим, спо­нукати адресата належним чином вирішити порушене питання.

Складається службовий лист зі вступу, доведення та заключної частини. У вступі викладають причини та без­посередній привід, які стали підставою для написання. У доведенні подаються історія питання, докази, факти, по­силання на законодавство, цифрові дані, робляться ло­гічні висновки. Заключна частина містить основну думку документа: прохання, пропозицію, згоду, відмову тощо.

Службовий лист мусить бути бездоганним. Навіть не­велике недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний з юридичної точки зору. Всі дані та факти, про які йдеться в листі, повинні бути перевірені.

Кореспонденція поділяється на такі види листів:

— ділові;

— особисті;

— рекомендаційні;

— рекламні.

— Ділові листи поділяються на формальні та нефор­мальні.

— Формальними є листи, підготовлені одним під­приємством (організацією) до іншого.

— Неформальні складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової служби однієї фірми мене­джеру кадрової служби іншої) із пропозицією про особи­сту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо.

За функціональною ознакою всі ділові листи можна поділити на такі, що потребують відповіді, і такі, що її не потребують.

Серед перших — лист-прохання, лист-вимога, лисі звертання, лист-запит. Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.

До другої групи належать лист-попередження, лис відмова, лист-нагадування, лист-повідомлення, лис подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження, лис розпорядження, інформаційний лист, супровідний лист В залежності від адресата їх розрізняють на колективні та циркулярні.

Телеграма — вид документа, що визначається спосо­бом передачі інформації каналами телеграфного зв'язку. Службові телеграми надсилаються у найтерміновіших ви­падках для забезпечення своєчасного одержання інфор­мації та правильного прийняття управлінського рішення. Реквізити службової телеграми: найменування документа (телеграма); відмітка про категорію та вид телеграми; ад­реса; текст; номер посилання (якщо телеграма надсилається у відповідь); вихідний (підписний) номер; під­пис; адреса відправника; дата відправлення.

Внутрішні службові телеграми діляться на вищі дер­жавні, термінові, звичайні. У першу чергу обслуговуються вищі державні та державні телеграми, потім з помітками «Звіт» і т. ін. До категорії термінових відносяться теле­грами, які оплачуються за терміновим тарифом, службові з помітками «Термінова», «Метео», а також «Термінова телефонна розмова». Всі інші вважаються звичайними.

Складаючи телеграми, дотримуються вимог, що став­ляться до службових листів. Характерна риса телеграм — особлива стислість і ясність викладу. З телеграми вилуча­ють сполучники, прийменники, розділові знаки, що вживаються лише тоді, коли їх пропуски перекручують зміст.

Розділові знаки пишуться скорочено, малими літера­ми, наприклад, «крпк», «км», «лпк». Знаки № (номер), — (мінус), + (плюс), 0 (нуль) пишуться словами. Числа пишуться літерами. Заперечення «не» не вилучається. Дати вказуються арабськими цифрами: число, місяць, рік. Розділові знаки між цифрами не ставляться.

Службові телеграми пишуть у двох примірниках. Пер­ший примірник надсилають до відділення зв'язку, дру­гий (копію) підшивають до справи.

У випадку, коли службові телеграми надсилають службові особи, які перебувають у відрядженні, під рис­кою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження, а також серію, номер, місце і дату ви­дачі паспорта. >

Між окремими словами роблять пропуск у два інтер­вали. Текст відокремлюють від адреси трьома інтервала­ми. Перенесення слів не дозволяється. Текст подають без абзаців. Завіряють його печаткою. Пишуть телеграми ли­ше з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.

Телеграфний зв'язок українських організацій з закор­донними представниками ведеться українською мовою, лише абетка замінюється латинськими літерами.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Телефонограма — це документ, який передають адре­сатам по телефону, фіксується у спеціальній книзі (жур­налі) і містить розпорядження, інформацію вищих ор­ганів.

Правильність тексту перевіряють повторним читан­ням.

Застосовується також для документаційного оформ­лення усних телефонних переговорів і є одним з видів ді­лової кореспонденції. Особа, якій адресується телефоно­грама після ознайомлення з текстом ставить свій підпис: таким чином підтверджує свою відповідальність за вико­нання переданих розпоряджень чи доведення інформації до відома. Реквізити телефонограм:

1. Назва документа (заголовок).

2. Номер і дата телефонограми. (Слово «телефоногра­ма», її номер і дату надходження пишуть у першому ряд­ку. Дата телефонограми — дата її передачі).

3. Назва організації і службової особи — одержувача телефонограми (кому).

4. Текст телефонограми, який має бути таким же сти­слим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимовляються, складних зворотів. Слова записують пов­ністю, без скорочень. Текст телефонограми не повинен включати більше 50 слів.

5. Підпис службової особи — керівника організації або його заступника (в окремих випадках — керівників відділів).

6. У графах «передано» і «прийнято» зазначають поса­ду, ініціали, прізвище того, хто передає, того, хто прий­має, та номери їх телефонів.

На багатьох підприємствах використовуються спеці­альні бланки, на яких нотуються телефонограми.

Довідка — документ інформаційного характеру, що описує і засвідчує факти, події з життя й діяльності окре­мих громадян і різні обставини діяльності установ, ор­ганізацій, підприємств. Довідка службового характеру складається на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Довідку, складену службовій особі всередині установи, підписує укладач, а таку, що надси­лається вищій організації,— керівник установи за наяв­ності візи виконавця.

Цей вид документа має об'єктивно розкривати стан справ, через що його складання вимагає ретельної пе­ревірки відомостей, порівняння та аналізу одержаних да­них. У ньому можуть наводитись таблиці, графіки тощо.

Довідка, що надсилається за межі установи, оформ­ляється на бланку і містить такі реквізити: назва виду до­кумента, адресат, дата видачі та номер, місце укладання, заголовок до тексту, текст з зазначенням її (куди надаєть­ся довідка), підпис, печатка.

Довідки особистого характеру оформляються на блан­ках або на чистих аркушах. Вони мають такі реквізити: назва виду документа, індекс, дата, текст, підпис, печат­ка. У тексті зазначається назва установи, до якої подаєть­ся довідка. Доцільно розпочинати текст з прізвища, імені та no-батькові особи, про яку даються відомості, про­ставлених у називному відмінку. Не рекомендовано вжи­вати архаїчні звороти типу «цим повідомляємо», «справді проживає», «справді працює». Оскільки текст довідки осо­бистого характеру типовий, бажано користуватися тра­фаретними бланками, виготовленими друкарським спо­собом, в яких заповнюються лише окремі частини реквізитів, скажімо, такими, як наведено в додатку 5.22.

Доповідна записка — це службовий документ на ім'я керівника з викладом певного питання, а також виснов­ками і пропозиціями. Укладається як з ініціативи її авто­ра, так і за вказівкою керівника. З огляду на адресність розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресують­ся керівникові установи або підрозділу, де працює укла­дач, і зовнішні, які надсилаються керівникові вищої ор­ганізації.

Пояснювальна записка — це письмове пояснення ситу­ації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Оформляється на бланку або стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів: адреса та назва виду документа, прізвище ви­конавця і номер його телефону, заголовок до тексту, да­та, підпис.