
- •Пояснювальна записка
- •Тема 1.1.: завдання навчального курсу дисципліни « діловодство » . Значення діловодства в управлінні
- •Тема 1.2. : основні поняття та терміни діловодства
- •Розділ 2 : історія розвитку діловодства
- •Тема 2. 1. : Виникнення справочинства.
- •1. Історія розвитку писемності
- •2. Складання документів у Київській Русі
- •Тема 2. 2.: Актове діловодство
- •1.Діяльність судів
- •2.Ведення актових книг
- •Тема 2.3. : Діловодство в Запорозькій Січі
- •1.Виникнення Запорізької Січі
- •2. Ведення справ на Січі
- •Тема 2. 4.: Наказове діловодство
- •1. Діяльність наказів
- •2. Процес створення документів
- •3. Документування в Україні
- •Тема 2. 5.: Колезьке діловодство
- •1. Робота з документами в колегіях
- •2. Діяльність малоросійської колегії
- •Тема 2. 6.: Виконавче діловодство
- •1. Проходження документів в міністерствах
- •2. Уніфікація документів
- •Тема 2. 7.: радянське діловодство
- •1. Побудова адміністративно-командного апарату
- •2. Систематизація ділової документації
- •3. Документотворення в Українській рср
- •Тема 2. 8.: сучасне діловодство в україні
- •1. Відродження національного ділового стилю
- •2. Розвиток вітчизняної культури документування
- •Тема 3. 1.: Суть діловиробничого процесу
- •2. Принципи організації діловиробничого процесу.
- •ТЕма 3.2.: Організаційна побудова служб діловодства
- •2. Основними завданнями служби діловодства є:
- •3. Основні завдання і функції канцелярії:
- •Тема 3.3.: організація робочих місць та нормування праці
- •Тема 4.1.: Документ та його особливості
- •Тема 4.2.: Класифікація документів
- •Тема 4.3.: Нормотворча база, що регулює процеси створення та зберігання документів
- •1. Єдина державна система діловодства
- •2. Гост 6. 38—90
- •3. Інструкція з діловодства
- •Тема 4.4.: Документування управлінської діяльності
- •Тема 5. 1.: Вимоги до оформлення документів
- •1. Правила оформлення документів
- •2. Принципи визначення формату
- •3. Розміщення заголовка бланка
- •4. Оформлення сторінок документа
- •5. Членування та нумерація частин тексту
- •Тема 5.2.: мовно-стильові особливості текстів службових документів
- •2. Прийоми виділення окремих частин тексту
- •4. Графічні скорочення, абревіатури.
- •5. Цифрова інформація. Правила її оформлення
- •3.Реквізити сучасних ділових документів та правила їх оформлення.
- •Тема 5.3: вимоги до оформлення реквізитів на документах
- •2. Складання заголовка документа
- •3. Датування та індексація документів
- •4. Адресування
- •5. Оформлення тексту документа
- •6. Погодження та засвідчення документів
- •Аркуш погодження
- •7. Проставлення позначок на документах
- •ТемА 5.4.: Виготовлення документів табличного типу
- •1.Поняття про таблиці та їх призначення
- •3. Документи табличної форми.
- •Тема 5. 5.: виготовлення документів за допомогою персонального комп'ютера
- •1.Огляд можливостей Microsoft Office 97 Professional
- •2.Установлення форматів паперу й розмірів берегів
- •3.Конструювання бланка документа
- •Розділ 6: Складання і оформлення службових документів
- •Тема 6. 1.: документування довідково-інформаційної діяльності
- •1. Довідково-інформаційні документи
- •2. Організаційно-розпорядчі документи
- •3. Протоколи
- •4. Договори
- •Тема 6. 2.: службові листи
- •Шановний Вікторе Олександровичу!
- •Шановний пане Ігоре!
- •Шановні добродії!
- •Шановні добродії!
- •Тема 6.3.: Організаційна документація
- •4. Статут
- •Тема 6.4.: розпорядча документація
- •Тема 7.1.: Приймання, розгляд та реєстрація документів
- •1. Приймання документів
- •2. Попередній розгляд документів
- •3. Порядок реєстрації документів
- •4. Форми реєстрації документів
- •Тема 7.2.: Порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної кореспонденції
- •1. Порядок проходження кореспонденції
- •2. Робота над документами у структурних підрозділах
- •3. Опрацювання та відправлення кореспонденції
- •2. У сільську місцевість
- •2. До країн далекого зарубіжжя
- •4. Вимоги до документів, що відправляються канцелярією
- •Тема 7.3.: Виготовлення копій та витягів документів
- •3. Виписка (витяг) - копія документа, яка передбачає відтворення лише окремих (частини) реквізитів оригіналу, завірена юридичною або службовою особою у встановленому порядку.
- •Тема 7.4.: Організація контролю за ходом виконання документів
- •1. Завдання і порядок контролю
- •2. Строки виконання документів
- •3. Здійснення контролю за виконанням документів
- •4. Автоматизована форма контролю
- •Тема 7.5.: Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян
- •1. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян
- •2. Розгляд пропозицій, заяв і скарг
- •3. Особистий прийом громадян
- •Тема 7.6.: Робота з документами, що містять комерційну таємницю
- •1. Визначення понять
- •2. Умови віднесення інформації до конфіденційної
- •3. Заходи щодо захисту комерційної таємниці
- •4. Особливості діловодства в роботі з документами, що містять комерційну таємницю.
- •5.Зберігання конфіденційних документів.
- •Тема 8.1.: Складання і використання номенклатури справ
- •1. Поняття і призначення номенклатури справ
- •2. Види номенклатури справ та їх призначення
- •3. Вимоги та рекомендації із складанням номенклатури справ
- •4. Реквізити номенклатури справ
- •5. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •6. Зведена номенклатура справ організації
- •Тема 8.2.: Формування справ
- •1. Правила формування справи
- •2. Групування документів у справи, їх розміщення
- •3. Особливості групування різних видів документів
- •Тема 8.3.: Оперативне зберігання справ
- •1. Визначення місця зберігання документів
- •2. Видача документів
- •Тема 8.4.: Підготовка справ
- •1.Експертиза цінності документів
- •2.Оформлення справ
- •3.Оформлення обкладинки справи
- •4.Складання описів справ
- •5.Правила передачі справ на зберігання
- •Тема 8.5.: Особливості архівної роботи
- •1. Вимоги до архівних приміщень
- •2. Використання архівних документів
- •3. Видача документів з архіву
- •Тема 9.1.: організація нарад, обговорень і їх документаційне забезпечення
- •1. Загальні засади проведення наради
- •2. Підготовка до проведення наради
- •3. Мета і функції керівника (головуючого).
- •4. Підготовка виступу
- •Тема 9.2.: організація та проведення переговорів та їх документування
- •1. Процес та особливості планування переговорів
- •2. Методи ведення переговорів Рекомендації щодо ведення переговорів
- •3.Схема ведення переговорів.
- •4.Соціотехніка переговорного процесу.
- •Тема 9.3.: організація прес-конференцій та презентацій фірми
- •1. Поняття прес-конференції
- •2. Підготовка до проведення прес-конференції
- •3. Презентація та її призначення
- •4. Процес підготовки до презентації
- •Ось деякі питання, на які бажано знати відповіді перед презентацією:
- •Питання для аналізу аудиторії
- •Тема 9.4.: організація конференцій, симпозіумів та виставок
- •1. Проведення конференцій
- •2. Організація симпозіумів
- •3. Проведення виставок
1.Огляд можливостей Microsoft Office 97 Professional
Як приклад розглянемо широко застосовувані в Україні локалізовані (перекладені російською мовою) програмні продукти фірми «Microsoft»: офісні додатки Microsoft Office 97 Professional — Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook (операційна система — Windows 98).
Microsoft Word — це офісний додаток для опрацювання текстів. Його можна використовувати для виготовлення будь-яких документів, бюлетенів, брошур, буклетів, нанесення надписів і зображень на конверти тощо.
Продукти, створені у Word, можуть містити текст, графіку, звук, відеокліпи тощо. Word дає змогу легко оформляти документи: автоматично формувати абзаци, вирівнювати їх, центрувати, задавати абзацні відступи, форматувати текст, розбивати його на сторінки, переносити фрагменти тексту, змінювати шрифти, береги, міжрядкові інтервали, виправляти орфографічні й граматичні помилки безпосередньо в процесі створення документа. Крім цього, у Word є вбудовані засоби інтегрування графіки в документ (можна використовувати WordArt і OfficeArt для створення ефекту об'єму й надання продуктові різних форм). Підтримання фонових зображень дає змогу створювати привабливі продукти для відображення на екрані чи розміщення в Internet.
Microsoft Excel — це програма оброблення електронних таблиць, що використовується як електронна бухгалтерська книга для відслідковування й аналізу фінансової та іншої числової інформації. Матриця Excel складається з комірок, в які вводять числові й текстові дані, математичні формули, що складають електронну таблицю. Excel здійснює обчислення в електронній таблиці, визначає їх результати й відображує останні в комірках замість формул. Таким чином, формула діє «за лаштунками» й генерує результат, відображений в електронній таблиці.
Програма Excel дає змогу також працювати зі списками даних (подібно до системи керування базами даних), створювати дво- й тривимірні діаграми на основі даних електронної таблиці. Крім того в електронні таблиці Excel можна вбудовувати графіку й текст з інших додатків Office 97 (Word, PowerPoint).
Офісний додаток Excel застосовують переважно для виготовлення звітно-статистичної, планової, конструкторської, розрахунково-грошової та інших систем документації.
Microsoft PowerPoint 97 дає змогу проводити презентації під час виставок-продажів, семінарів і т. д., тобто надавати інформацію для групи людей із застосуванням тексту й графіки. Інакше кажучи, PowerPoint працює як електронна програма з демонстрацією слайдів (сторінок із текстом, прозорих плівок тощо, які виводяться на екран проектуванням зображення з дисплея комп'ютера користувача на монітор більшого розміру). При цьому оператор може проглядати інформацію разом зі своїми нотатками, тоді як аудиторія на великому моніторі бачить лише відображення слайдів. На основі цих слайдів можна створювати реальні фотографічні слайди, призначені для показу за допомогою діапроектора. Слід зазначити, що презентації у PowerPoint не обмежуються демонструванням статичних зображень: можна використовувати ефекти анімації, звук, розповіді тощо.
Microsoft Access 97 — це потужна програма опрацювання баз практично будь-яких типів даних, котру можна використовувати для їх зберігання, сортування та керування ними. Access є програмою керування реляційними базами даних (тобто такими, записи яких можна зіставляти одні з одними та іншими джерелами даних і аналізувати для створення динамічного джерела даних). Уміст такої бази може змінюватися в результаті сортування, запитів чи інших операцій із даними. Програму Access легко використовувати. База даних визначається простим задаванням полів даних, які мають міститися в базі (наприклад, ім'я, адреса та індекс). Користувач може легко створювати форми даних, які допоможуть уводити дані в базу. Крім того, інтеграція Access із VBA дає змогу розробляти потужні користувацькі програми для введення даних і керування ними, а також експортувати дані в інші додатки, в тому числі в додатки Microsoft Office 97.
Microsoft Outlook 97 — це водночас програма оброблення електронної пошти й менеджер особистої інформації (Personal Information Manager — РІМ). Даний програмний додаток спирається на базові компоненти опрацювання повідомлень, що забезпечуються Microsoft Exchange та Windows 98. Outlook підтримує кілька систем керування повідомленнями, які правлять за додаткові модулі й дають змогу обробляти повідомлення різних типів, а також працювати з різними серверами повідомлень. Outlook підтримує Microsoft Mail, Internet Mail, Microsoft Network і CompuServe різних виробників, а це означає, що електронну пошту від CompuServe та з Internet можна зібрати в одній поштовій скриньці й читати та опрацьовувати її за допомогою єдиного інтерфейсу — Outlook.
Окрім підтримання електронної пошти, Outlook дає змогу надсилати й одержувати факси (якщо встановлено факс-модем) за допомогою систем керування повідомленнями Microsoft Fax і Delrina WinFax.
Засоби РІМ уможливлюють керування адресною книгою, розкладом зустрічей, здійснення планування, ведення нотаток тощо. Підтримуючи такий широкий спектр завдань, Outlook є важливою складовою Office 97. Інформацію Outlook можна легко інтегрувати з іншими додатками Office 97. Наприклад, адресну книгу Outlook можна застосувати для створення поштових етикеток або листів у Word.