ТемА 5.4.: Виготовлення документів табличного типу

1. Поняття про таблиці та їх призначення.

2. Правила заповнення таблиць.

3. Документи табличної форми.

Література:

1. Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч.посібник. – Івано-Франківськ, 2000. - 270с.

2. Діденко А.Н.Сучасне діловодство: Навч.посібник. – 3-тє вид. - К.: Либідь, 2001.

3. Корж А.В. Документація праводілової сфери: Навч. посібник . – К.: Інститут держави і права, 2003.

4. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003.

1.Поняття про таблиці та їх призначення

В сучасному діловодстві досить часто зустрічаються документи табличного типу. В одному випадку таблиці функціонують як самостійні документи, в іншому вони є неодмінною складовою частиною самого документа.

Таблиця (в перекладі з латинської - дошка з нанесеними позначками) - це перелік систематизованих даних чи яких-небудь відомостей, розташованих у певному порядку за графами. Інакше кажучи, таблиця - графічна конструкція з комбінованою буквено-цифровою інформацією.

Таблиці бувають як індивідуальної, так і трафаретної форми викладу інформації.

Індивідуальна форма таблиці будується за правилами машинописного оформлення документів.

Трафаретна форма таблиці - готова форма, виготовлена друкарським способом.

За наявністю сукупних елементів таблиці бувають:

а) звітно-статистичні (окремі видання);

б) цифрові та текстові;

в) пустографки (з вільним полем для вписування інформації);

г) таблиці-проформи (подаються повністю тільки заголовок і графи, позначені вертикальними лініями). Це - готові зразки на певну форму документа.

Таблиця складається з таких елементів:

- нумераційний заголовок;

- тематичний заголовок;

- головка таблиці;

- горизонталі (ряди);

- боковини;

- графи;

- виноски чи примітки.

Нумераційний заголовок - це напис власне слова "таблиця" з її порядковим номером. Слово "таблиця" в документі пишеться без лапок, а перша літера - з великої букви. Порядковий номер проставляється арабськими числами. Знак "№" не позначається.

Наприклад: таблиця 3. Якщо в документі є тільки одна таблиця, то вона порядкового номера не має. В такому випадку пишуть тільки слово 'Таблиця", яке розташовують у правому куті з урахуванням правого поля - 0,8-1 см.

Наприклад: Таблиця

Якщо в межах розділу таблиця розбивається на кілька складових, то нумераційний заголовок може мати такий вигляд: Таблиця 2.3., що означає: третя таблиця другого розділу.

Тематичний заголовок пишеться після нумераційного заголовка з відступом від попереднього в 2 інтервали. Тематичний заголовок може бути написаний через пробіл або без нього (тут діє те саме правило оформлення заголовків машинописним способом). Ставити знак переносу в заголовку не рекомендується. Тематичний заголовок може бути оформлений як кутовим, так і центровим способом. Наприклад:

Таблиця 2

ВИКОРИСТАННЯ НЕТРАДИЦІЙНИХ ДЖЕРЕЛ ЕНЕРГІЇ

В таблиці, окрім тематичного заголовка, може бути і підзаголовок, який є доповненням (роз'ясненням) до основного. Якщо підзаголовок продовжує думку, то він пишеться з малої букви. Якщо ж підзаголовок самостійний, то перша буква пишеться великою.

Наприклад:

Таблиця 2

ВИКОРИСТАННЯ НЕТРАДИЦІЙНИХ ДЖЕРЕЛ ЕНЕРГІЇ

в Західній Європі до 1998 року

Головкою таблиці називається інформація, розташована вгорі графічної конструкції, обмежена горизонтальними та вертикальними лініями. Головка таблиці включає заголовки та підзаголовки колонок і назву боковика. Наприклад:

Таблиця

ОФОРМЛЕННЯ ГОЛОВКИ ТАБЛИЦІ

Показники

Величина

Кількість

Заповнення головки інформацією в кожній колонці розпочинається з великої букви. Крапка в кінці не ставиться.

Головка таблиці може бути складної будови з поділом на кілька позицій.

Наприклад: Таблиця

Клас ссавців	Хижаки		Водоплаваючі
	Великі	Дрібні	Дельфіни	Кити
1	2	3	4	5

Якщо інформація в таблиці повздовж листа не розміщується на одній сторінці, то таблицю переносять на іншу сторінку, але заголовок не повторюють, тільки розбивають на графи, позначаючи їх арабськими числами.

Наприклад:

Продовження таблиці

1

2

3

4

5

Боковиком називається вид інформації, розташований в першій графі таблиці, якій підпорядкована інформація в інших графах. Текст всіх рядків боковика пишуть з великої букви.

Боковик оформляється в таблиці в останню чергу, після того, як будуть сконструйовані колонки таблиці. Отже, вимірювання здійснюється не зліва напрайо, а навпаки.

Наприклад:

ОФОРМЛЕННЯ БОКОВИКА

Технічні культури
Цукор ....................
Бавовна ..................
Коноплі ..................

Крапка біля слова пишеться без пробілу.

В текстових графах крапка біля слова (речення) не ставиться, в таблицях, які не мають боковика, — теж.

Графами називаються колонки, обмежені по вертикалі суцільною лінією.

В таблиці може бути від двох граф (колонок) і більше в залежності від призначення тексту.

Розмір (величина колонки по ширині) не є стабільним і може змінюватися.

Якщо кількість знаків усіх граф з пробілами (пропусками) переважає 64, то таблиці друкуються на великих форматах А-4 чи А-3 і оформляються' у вигляді додатків до документа. Всі елементи таблиць, включаючи текст та числа й інші позначки, пишуть від вертикальних і горизонтальних ліній з відступом в:

- від горизонталі - 0,5 інтервала;

- вертикалі - 1-2 знаки пробілу;

- боковик пишуть посередині;

- багаторядкові елементи боковика - через 1 інтервал без абзацу. Таблиця досить містка, компактна і наочна за впорядкуванням відповідної інформації. Добре використовувати таблицю при таких операціях, як віднімання та додавання, прогресія якогось явища чи факту. В той же час матеріал в таблиці систематизується, а цифри виступають на перший план. Слова ж не повторюються, а лише доповнюють цифри. Отож, таблиця характеризується деякою статичністю і в певних випадках вона необхідна. До того ж таблиця полегшує сприйняття інформації, насиченої однорідними даними, в основному цифровими показниками.

2.Правила заповнення таблиць.

Таблицю розташовують в документі після першої ж згадки про неї в тексті таким чином, щоб її можна було читати без повороту листа або з поворотом за годинниковою стрілкою.

Всі речення чи слова в графах, рядки боковика повинні писатися в називному відмінку.

Числа, які мають більше 4-х знаків, повинні ділитися на класи по 3 цифри в кожному з проміжком в один пробіл (пропуск), наприклад:

1 234 563

8244

З 427,5

9,2

Однаковий текст у графах розміром не більше одного рядка замінюється на умовну позначку типу: " - " , але таку позначку не

можна заміняти на: №, мінус (-), плюс (+) та ін.

Порожніх місць у графі (колонці) не повинно бути!

Наприклад, якщо інформація не повторюється або її немає, то цифрові показники можуть мати такий вигляд:

3,5

2,3 6,8

4,4

Примітки та виноски в таблицях оформляються за тим же правилом, яке розглядалося в розділі 3. Тільки примітки та виноски пишуться одразу після таблиці, а не в кінці тексту.

При написанні виноски таблиця до тексту відокремлюється суцільною лінією, тоді робиться відступ на 2 інтервали вниз і по горизонталі не більше як через 15 ударів робиться позначка на виноску Наприклад:

Висота над землею, км	Швидкість, км/с
	Перша космічна	Друга космічна
10000 20 000*	4.31 3.98	6.98

* Ця висота визначає ...