7. Проставлення позначок на документах

Позначки на документах показують стадії проходжен­ня і виконання останніх.

Позначка про надходження документа (реквізит 31).

Позначка про надходження (реєстрацію) документа прос­тавляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і містить такі елементи: скорочене найменуван­ня організації чи установи, дату надходження документа, індекс документа.

Позначка про надходження робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстрацій­ного штампа).

Дата реєстрації є початком відрахування терміну ви­конання отриманого документа.

Позначка про взяття документа на контроль (реквізит 20). Проставляється на лівому полі першого аркуша до­кумента (на рівні заголовка до тексту), позначається сло­вом «контроль» або літерою «К». її можна зробити за до­помогою гумового штемпеля або написати від руки червоним, синім або зеленим олівцем.

Резолюція (реквізит 18). Резолюція — напис на доку­менті, зроблений керівником установи чи її підрозділу, що містить вказівки щодо виконання документа. Складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, підпис, дата.

Коли доручення надається кільком посадовим особам, основним виконавцем є зазначений у дорученні першим, якщо не обумовлено інше. Цій особі надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

У резолюціях на документах з типовими строками ви­конання, що не потребують додаткових вказівок щодо виконання, зазначається виконавець, робиться підпис автора резолюції, проставляється дата.

Як правило, на діловому папері ставлять не більше однієї резолюції. Наступні можливі тільки в разі необхід­ності деталізувати порядок його виконання.

Проставляється резолюція безпосередньо на докумен­ті нижче реквізиту «адресат», паралельно основному тек­сту. Якщо площі для даного реквізиту недостатньо, його можна проставляти на вільному від тексту місці, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Написання резолюції на окремих аркушах або спеці­альних бланках допускається у випадках, коли документ підлягає поверненню, деталізується порядок його вико­нання, уточнюються виконавці, якими можуть бути тіль­ки службові особи, а не структурні підрозділи.

Як правило, в резолюції вказується рішення керівни­ка з суті розглянутих у документі питань, шляхи його ре­алізації. Формулювання резолюції має вичерпно розкри­вати виконавцеві ідею керівника. Якщо вказівок на те, що і як слід робити, бракує, це означає, що приймати рі­шення мусить виконавець. Резолюції типу «Прошу зайти до мене» або «Прошу переговорити» не несуть нової ін­формації, тому вживати їх недоцільно.

Конкретні вказівки в резолюціях роблять за допомо­гою наказового способу або неозначеної форми дієслова і адресують підлеглим особам, наприклад:

Швацькому Г.М.

Побережній Т.О.

Прошу терміново вжити заходів щодо

забезпечення виступу ансамблю.

_________ Патока В.Ф.

підпис

20.02.01

Термін виконання документа визначають, якщо в ус­танові не встановлено терміни виконання ділових папе­рів взагалі чи їх певного виду зокрема або рішення керівника стосовно терміну виконання відрізняється від типо­вих строків. Наприклад:

Ставнічуку А.А.

Прошу підготувати замовлення

на матеріали до 25.04.02

_______ Страутман Ю.В.

підпис

20.04.02

Резолюція нерідко є підставою для взяття документа на контроль. У цьому випадку термін його виконання документа також береться з резолюції.

Позначка про виконання документа і направлення його у справу (реквізит 29). Проставляється на нижньому полі першого аркуша документа ліворуч. Складається з корот­кої довідки про виконання (якщо немає документа про виконання), слів «До справи» і номера справи, до якої документ буде підшито, дати направлення його у справу і підпису виконавця, наприклад:

До справи №06/28.

Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 06.09.01.

Начальник відділу кадрів

__________ Кравченко А.П.

підпис

08.09.01

Зазначений реквізит свідчить про те, що робота над документом закінчена.

Позначка про перенесення даних на машинний носій (реквізит ЗО). Проставляється на нижньому полі першого аркуша документа, праворуч. Включає: Інформацію «пе­ренесено на машинний носій», дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення да­них.

Позначка про виконавия (реквізит 28). Містить прізви­ще безпосереднього виконавця та номер його робочого телефону. Проставляється на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа в нижньому лівому

кутку. Ця позначка робиться тільки на вихідних доку­ментах-довідках, висновках, листах тощо.

У разі необхідності нижче прізвища виконавця доку­мента і номера його телефону допускається вказувати індекс друкарки, оператора ПК (перші літери її імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дату). Наприклад:

Кравченко 264 - 10-51

В.К. 5. 13.10.01

Для документів з обмеженим доступом вказуються й адреси направлення всіх примірників, наприклад:

прим. 1 — за адресою;

прим. 2 — у відділі кадрів;

прим.З — в канцелярії.

Позначка про засвідчення копій (реквізит 27). Робиться у лівому нижньому кутку аркуша документа. Містить да­ні про кількість примірників документа, місце знаход­ження адресата, якому вони направлені. Наприклад:

Складено в 4 примірниках:

1-й прим. — прокурору області;

2-й прим. — ГУ ВС області;

3-й прим— райдержадміністрації;

4-й прим. — канцелярії комбінату.

Кількість примірників визначається нормативними актами (особливо для документів з обмеженим доступом) або диктується практичною необхідністю.

Позначка про наявність додатків (реквізит 22). Додат­ки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазна­чається у тексті або після тексту документа перед підписом.

Розрізняють такі види додатків:

— які затверджуються або вводяться у дію відповідни­ми розпорядчими документами (додатки до розпорядчих актів);

— що пояснюють або доповнюють зміст основного

документа;

— які є самостійними документами і надсилаються із

супровідним листом.

У додатки можуть бути включені:

— додаткові ілюстрації або таблиці;

— матеріали, які через великий обсяг, структуру виго­товлення не можуть бути внесені до останньої частини документу;

— додатковий перелік джерел, на які не було поси­лань у тексті, але які можуть викликати інтерес;

— опис нової апаратури і прикладів, що використову­вались.

Оформлятися додатки повинні на стандартних арку­шах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

«Завершити будівництво об'єктів комплексу; строки введення в дію зазначені в додатку 2». Безпосередньо сам додаток мусить мати позначку з посиланням на відповідний розпорядчий документ, його назву і номер. Проставляється вона у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток до

рішення зборів

від 05.06.00.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень тощо оформляються у такі спо­соби:

Якщо документ має додатки, згадувані у тексті, або такі, що пояснюють його зміст, відмітку про це роблять за такою формою:

Додаток: на 6 аркушах у 3 примірниках.

Якщо документ має не зазначені в тексті додатки, їх назви необхідно перелічити із зазначенням кількості сто­рінок у кожному додатку та кількості їх примірників, на­приклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану набору студентів

за 2001 р, на 5 арк. в 1 примірнику,

2. Графік проведення заліково-екзаменаційних

сесій на І квартал 2002р. на 2 арк. в двох

примірниках.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то позначка про це робиться таким чином:

Додаток: Рішення Державної екзаменаційної комісії

від 04.10.99 2 і додаток до нього,

всього на 7 арк. у 3 примірниках.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кіль­кість аркушів не зазначається.

За значної кількості додатків на них складається опис, а в самому документі і після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 6 арк.

Якщо додатки направляють не в усі зазначені у доку­менті адреси, позначку про це роблять так:

Додаток 3: на 5 арк. В 1 прим. У першу адресу.

Знак № перед цифровим позначенням додатку не ста­виться.