Аркуш погодження

назва документа

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО

Найменування посади Найменування посади

підпис, ініціали, прізвище підпис, ініціали, прізвище

дата дата

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх під­писання, затвердження та проставлення печатки.

Підпис (реквізит 23) — обов'язковий реквізит службо­вого документа. В установах, що функціонують на основі єдиноначальності, документи підписує одна службова особа — її керівник, його заступник чи керівник струк­турного підрозділу. Право підпису встановлюється нака­зом керівника установи або інструкцією з діловодства.

Документи, що відправляються у вищі організації, а також розпорядчі й найважливіші внутрішні підписує керівник установи або його заступник.

У ряді установ через значний обсяг документів, які циркулюють, й неможливість прийняття керівниками в стислі терміни ефективних рішень з будь-якого питання, повноваження останніх стають децентралізованими, тоб­то частина їх прав та обов'язків передається підлеглим. Від імені установ у деяких випадках документи підпи­сують і керівники сіруктурних підрозділів.

До складу підпису входять: зазначення посади (повна, якщо документ надруковано не на бланку), особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала доку­мент, наприклад:

Президент корпорації «Фаворит» підпис П.В.Марченко

Доповідні записки, довідки, повідомлення, зведення, списки, переліки та інші документи аналітичного чи до­відкового характеру може підписувати виконавець, якщо розв'язувані питання до розв'язання не виходять за межі його повноважень. Якщо за зміст документа відповіда­ють кілька осіб (вихідні документи від кількох установ, спільні накази, розпорядження тощо), ставляться два чи більше підписів. При цьому, якщо особи займають одна­кові посади, їх підписи розташовують на одному рівні, наприклад:

Директор магазину «Макар» Директор магазину «Світоч» підпис І.Й.Фік підпис В.І.Сидоренко

Документи колегіальних органів (постанова, ухвала, протокол та ін.) підписують дві особи — голова та секре­тар колегіального органу, наприклад:

Голова завкому підпис А. В. Кукуй

Секретар підпис О.І.Антонік

Розпорядчі документи колегіальних органів, що вида­ються на основі єдиноначальності, мають один підпис, наприклад:

Голова правління підпис А. О. Марчук

Якщо документи підписують члени комісій, зазнача­ються їх обов'язки в комісії, а не посади, наприклад:

Голова комісії підпис B.C. Симаков

Члени комісії підпис А. Б. Богданов

підпис Р.М. Дорогонов

Підписи кількох службових осіб на документах розта­шовуються одна під другою у послідовності, що відпові­дає займаним посадам, наприклад:

Фінансовий директор підпис В.І. Хмара

Головний бухгалтер підпис М.О.Рубан

У вузах, науково-дослідних установах прийнято вказу­вати вчені ступені та звання тих, хто підписує документи, наприклад:

Завкафедрою соціології,

доктор філософських наук,

професор підпис А.А. Герасимчук

При направленні ділових паперів одночасно кільком вищим установам керівник підписує всі примірники. Як­що документ надсилається одночасно кільком підвідомчим установам, то підписується тільки оригінал, який зали­шається у справі установи-автора, а на місця розсила­ються примірники, засвідчені канцелярією або відділом кадрів.

Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на прое­кті документа, відсутня, його підписує заступник чи особа, яка виконує зазначені обов'язки. Обов'язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ, та її прізвище (виправлення вноситься чорнилом або машино­писним способом, наприклад: «в. о.», «заст.»). Не допус­кається підписування документів з прийменником «за» або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

Гриф затвердження (реквізит 17). Затвердження доку­мента — це набуття чинності після підписання, що санкціонує поширення його дії на певне коло установ, посадових осіб і громадян. Затверджуються ділові папери відповідними органами або службовими особами, до компетенції яких входить вирішення викладених у них питань (див. додаток 3.3) за допомогою грифа затверд­ження або виданням відповідного розпорядчого доку­мента (у тих випадках, коли потрібні додаткові розпоряд­ження та роз'яснення). Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу.

Якщо документ затверджується конкретною службо­вою особою, то гриф затвердження містить такі елемен­ти: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, особи­стий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, і дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор хлібокомбінату «Десна»

_________ П.А.Харченко

підпис

12.04.01

У разі затвердження документа розпорядчим актом на ньому проставляється гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора ліцею №213

_________B.C. Смакова

м. Чернігова

12.04.01

Розміщується гриф затвердження у правому верхньо­му кутку першого аркуша документа.

Документи, що підлягають затвердженню, отримують юридичну силу лише з моменту їх затвердження.

У затверджені документи не можна вносити будь-які виправлення або доповнення без дозволу особи, яка їх затвердила.

Печатка (реквізит 26) завіряє підпис відповідальної особи на документах, що вимагають засвідчення прав гро­мадян і юридичних осіб, фіксують факти витрати грошо­вих коштів і матеріальних цінностей, а також передбачених актами (трудові книжки, титульні списки тощо). Крім то­го, печатка проставляється на статутах (положеннях) ор­ганізацій чи установ, договорах, посвідченнях, дорученнях тощо.

Перелік документів, на які ставиться гербова печатка, визначається організацією на підставі чинних норматив­них актів (див. додаток 3.4). Порядок виготовлення, зберігання і обліку гербової печатки та користування нею визначають законодавчі акти та інструкції МВС Ук­раїни.

Печатки із зображенням державного герба не можуть використовуватися суб'єктами підприємницької діяль­ності недержавного сектора.

Проста печатка, що відтворює найменування відпо­відної установи або її структурного підрозділу (не гербо­ва), проставляється на копіях документів, що надсила­ються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні.