6. Погодження та засвідчення документів

Проекти підготовлених документів перед їх засвідчен­ням у ряді випадків погоджують із зацікавленими устано­вами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.

Мета цього — підвищити якість ділових паперів шля­хом компетентної оцінки їх змісту, редакції, оформлення відповідними службовими особами.

Розрізнюють дві форми погодження документів — внутрішнє (з підроздшами та службовими особами) і зов­нішнє (з підвідомчими та сторонніми організаціями).

Внутрішнім погодженням проекту документа є візування.

Віза (реквізит 25) складається з особистого підпису особи, яка візує, і дати. В разі необхідності зазначається посада того, хто візує, а підпис розшифровується, тобто вказуються прізвище і ініціали, наприклад:

Начальник техвідділу підпис В. В. Марченко

12.12.01

На документах внутрішнього користування віза ста­виться на першому примірнику. Листи та інші вихідні доку­менти візують на примірниках, що залишаються в установі.

Зауваження й доповнення до проекту документа вис­ловлюються на окремій сторінці. В цьому випадку віза має такий вигляд:

Юрисконсульт підпис Р.В.Гурак

02.01.01

Зауваження додаються.

Якщо обсяг зауважень невелиий (1—2 рядки), їх краще розташувати перед візою:

Вважаю за потрібне вилучити п. 5 через те, що він супере­чить вимогам п. 1.

Інспектор підпис Н.С.Кононова

16.09.01

Установа мусить мати перелік документів із зазначен­ням осіб, які візують кожний з них. Такий перелік доціль­но подавати в додатку до інструкції з діловодства. Складає його начальник канцелярії разом з юрисконсультом, з на­ступним погодженням з керівниками структурних підрозділів чи відповідальними виконавцями і затверд­женням керівником установи. До переліку необхідно включати документи, візування яких передбачають норма­тивні чи інші акти, вказівки керівництва тощо.

Гриф погодження (реквізит 34) оформлюється згідно з відповідними вимогами у двох варіантах: погодження з конкретною посадовою особою; погодження з колегіаль­ним органом.

У першому випадку після слова ПОГОДЖЕНО зазна­чається найменування посади службової особи, включа­ючи назву установи, з якою погоджується документ, осо­бистий підпис, його розшифрування і дата, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Директор середньої школи N275 підпис К.В.Коновалов

01.12.00.

У другому випадку після слова ПОГОДЖЕНО зазна­чається вид документа, його номер та дата, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Рішення зборів колективу

ЗАТ «АНТЕНА»

Протокол N° 18 від 20.11.01

Слово ПОГОДЖЕНО друкується великими літерами без лапок на лицьовій сторінці документа нижче реквізи­ту «підпис».

Залежно від змісту документа зовнішнє погодження рекомендується здійснювати у такій послідовності:

— з підпорядкованими та не підпорядкованими орга­нами, якщо останні виступають як зобов'язана сторона у правовідносинах, або якщо зміст документа зачіпає їх безпосередні інтереси;

— з організаціями, які займаються науковими дос­лідженнями в галузі, до якої стосується зміст документа;

— з органами, які здійснюють державний підвідомчий контроль (нагляд) у певній галузі (санітарний, протипо­жежний та ін.);

— з вищими органами загальної або галузевої компе­тенції у випадках, коли законодавством передбачається можливість виконувати управлінські дії лише з дозволу цих органів.

Для зовнішнього погодження може застосовуватись ар­куш погодження за такою формою: