4. Адресування

Адресат (реквізит 16) Документи можуть адресуватись установі, її структурним підрозділам або конкретній службовій чи приватній особі. Якщо документ адресова­но установі або її структурному підрозділу без зазначен­ня посадової особи, їх найменування даються у називно­му відмінку, наприклад:

Міністерство освіти

і науки України

Загальний відділ

або

Міністерство праці України

Управління кадрів

Якщо документ надсилається посадовій особі, найме­нування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата — у давальному, наприклад:

Міністерство внутрішніх

справ України

Управління справами

Головному спеціалісту

Тарасюку В. І.

Адресуючи документ керівнику установи або його заступнику, найменування установи включають до скла­ду найменування посади адресата, наприклад:

Віце-президенту ВАТ «Надія»

Семенченко Н.П.

Директору заводу «Темп»

Таргонському І.І.

У разі необхідності в реквізиті «адресат» можуть вка­зуватися почесне звання та вчений ступінь адресата, на­приклад:

Європейський університет

Завідуючому кафедрою

економіки

проф. Афоніну А. С.

Надсилаючи документ багатьом однорідним устано­вам, адресата зазначають узагальнено, наприклад:

Директорам

відокремлених підрозділів

Документ не повинен містити понад чотири адресати. Слово «копія» перед позначенням другого, третього і чет­вертого адресатів не вказується. При направленні докумен­та більш ніж у чотири адреси складається список на розпис і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До складу реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адреси установи повинні відповідати пошто­вим правилам Міністерства зв'язку України.

Повна поштова адреса зазначається в разі направлен­ня документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакції журналу

«Економіка І управління»

03115 м.Київ, 115

бульв. Акад. Вернадського, 16 в

Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазна­чають поштову адресу, потім прізвище та ініціали одер­жувача, наприклад:

А. П. Хмелику

вул. Очаківська 27, кв. 10

02048 м. Коростишів

Житомирської області

Якщо документ надсилається органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам, їх по­штова адреса на документі не проставляється. У таких випадках застосовують конверти із завчасно надрукова­ними адресами.

Зазначення на документі кількох адрес має на меті поінформувати кожного одержувача про осіб в устано­вах, яким його одночасно відправлено.

Кожен елемент реквізиту «адресат» — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — друкується з нового рядка від єдиного поло­ження табулятора, наприклад:

Стоматологічний центр

Начальнику відділу кадрів

Зв'ягінцевій Г.В.

З метою зменшення трудомісткості виконання друко­ваних робіт початок і кінець реквізиту «адресат» на блан­ках документів позначають дужками, що наносяться дру­карським способом.

5. Оформлення тексту документа

Текст (реквізит 21) — головний реквізит, заради якого створюється документ. Приступаючи до складання тексту, насамперед необхідно визначити його мету, пере­конатись у відповідності змісту компетенції обраної уста­нови, правильно визначити вид документа для фіксації управлінського рішення.

Цільний текст документа може складатись також на основі трафарету або макету, що містять постійну інфор­мацію і мають пропуски для внесення змінної інформації.

Форма анкети використовується для викладу цифро­вої або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Використовуються анкетні тексти в організаційно-розпорядчих документах, документах з мате­ріально-технічного постачання і збуту, фінансових доку­ментах тощо.

Форма таблиці зручна для викладу цифрової або сло­весної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організацій­но-розпорядчих та інших документах.

Заголовок до тексту (реквізит 19) є невід'ємною частиною тексту документа, що оформляється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду і призначення (крім телеграм, телефонограм, повідомлень та відповідей на листи громадян). Цей реквізит відбиває головну ідею тексту і, як правило, формується за допо­могою віддієслівного іменника як відповідь на запитан­ня. Наприклад: наказ (про що?) про створення підрозділу установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії. Якщо у документі порушується кілька питань, заголовок формулюється узагальнено.

Мета заголовка — прискорити процес опрацювання документа і його проходження через структурні підроз­діли установи та службових осіб безпосередньо до вико­навця. Адже до початку виконання документа з його змістом ознайомлюються завідуючий канцелярією, рефе­рент, секретар та інші особи. Кожен з них не завжди має час повністю читати документ. З'ясувати, про що в ньо­му йдеться, їм допомагає саме заголовок до тексту.

Перенесений на реєстраційну картку заголовок до тексту визначає рубрику картотеки, куди буде вміщено діловий папір, й тим самим дає змогу знаходити та вико­ристовувати його в період перебування в установі.

Заголовок до тексту має бути лаконічним і точним, максимально повно розкривати зміст документа. Якщо останній складається на основі уніфікованої форми, постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється інформацією, яка конкретизує його зміст. Друкується заголовок до тексту малими літерами че­рез один міжрядковий інтервал. Його обсяг не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжи­ною рядка 28 друкованих знаків. Допускається продов­ження заголовка до тексту при його великому обсязі до межі правого поля документа. Крапка в кінці заголовка до тексту не ставиться.

Не прийнято розміщувати назви (заголовки) складо­вих частин тексту в нижній частині аркуша, якщо під ни­ми менше 5 рядків наступного тексту. В цьому випадку заголовок нової складової частини краще починати на наступному аркуші.

Відділяти заголовок від тексту необхідно трьома між­рядковими інтервалами зверху та знизу.