- •Пояснювальна записка
- •Тема 1.1.: завдання навчального курсу дисципліни « діловодство » . Значення діловодства в управлінні
- •Тема 1.2. : основні поняття та терміни діловодства
- •Розділ 2 : історія розвитку діловодства
- •Тема 2. 1. : Виникнення справочинства.
- •1. Історія розвитку писемності
- •2. Складання документів у Київській Русі
- •Тема 2. 2.: Актове діловодство
- •1.Діяльність судів
- •2.Ведення актових книг
- •Тема 2.3. : Діловодство в Запорозькій Січі
- •1.Виникнення Запорізької Січі
- •2. Ведення справ на Січі
- •Тема 2. 4.: Наказове діловодство
- •1. Діяльність наказів
- •2. Процес створення документів
- •3. Документування в Україні
- •Тема 2. 5.: Колезьке діловодство
- •1. Робота з документами в колегіях
- •2. Діяльність малоросійської колегії
- •Тема 2. 6.: Виконавче діловодство
- •1. Проходження документів в міністерствах
- •2. Уніфікація документів
- •Тема 2. 7.: радянське діловодство
- •1. Побудова адміністративно-командного апарату
- •2. Систематизація ділової документації
- •3. Документотворення в Українській рср
- •Тема 2. 8.: сучасне діловодство в україні
- •1. Відродження національного ділового стилю
- •2. Розвиток вітчизняної культури документування
- •Тема 3. 1.: Суть діловиробничого процесу
- •2. Принципи організації діловиробничого процесу.
- •ТЕма 3.2.: Організаційна побудова служб діловодства
- •2. Основними завданнями служби діловодства є:
- •3. Основні завдання і функції канцелярії:
- •Тема 3.3.: організація робочих місць та нормування праці
- •Тема 4.1.: Документ та його особливості
- •Тема 4.2.: Класифікація документів
- •Тема 4.3.: Нормотворча база, що регулює процеси створення та зберігання документів
- •1. Єдина державна система діловодства
- •2. Гост 6. 38—90
- •3. Інструкція з діловодства
- •Тема 4.4.: Документування управлінської діяльності
- •Тема 5. 1.: Вимоги до оформлення документів
- •1. Правила оформлення документів
- •2. Принципи визначення формату
- •3. Розміщення заголовка бланка
- •4. Оформлення сторінок документа
- •5. Членування та нумерація частин тексту
- •Тема 5.2.: мовно-стильові особливості текстів службових документів
- •2. Прийоми виділення окремих частин тексту
- •4. Графічні скорочення, абревіатури.
- •5. Цифрова інформація. Правила її оформлення
- •3.Реквізити сучасних ділових документів та правила їх оформлення.
- •Тема 5.3: вимоги до оформлення реквізитів на документах
- •2. Складання заголовка документа
- •3. Датування та індексація документів
- •4. Адресування
- •5. Оформлення тексту документа
- •6. Погодження та засвідчення документів
- •Аркуш погодження
- •7. Проставлення позначок на документах
- •ТемА 5.4.: Виготовлення документів табличного типу
- •1.Поняття про таблиці та їх призначення
- •3. Документи табличної форми.
- •Тема 5. 5.: виготовлення документів за допомогою персонального комп'ютера
- •1.Огляд можливостей Microsoft Office 97 Professional
- •2.Установлення форматів паперу й розмірів берегів
- •3.Конструювання бланка документа
- •Розділ 6: Складання і оформлення службових документів
- •Тема 6. 1.: документування довідково-інформаційної діяльності
- •1. Довідково-інформаційні документи
- •2. Організаційно-розпорядчі документи
- •3. Протоколи
- •4. Договори
- •Тема 6. 2.: службові листи
- •Шановний Вікторе Олександровичу!
- •Шановний пане Ігоре!
- •Шановні добродії!
- •Шановні добродії!
- •Тема 6.3.: Організаційна документація
- •4. Статут
- •Тема 6.4.: розпорядча документація
- •Тема 7.1.: Приймання, розгляд та реєстрація документів
- •1. Приймання документів
- •2. Попередній розгляд документів
- •3. Порядок реєстрації документів
- •4. Форми реєстрації документів
- •Тема 7.2.: Порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної кореспонденції
- •1. Порядок проходження кореспонденції
- •2. Робота над документами у структурних підрозділах
- •3. Опрацювання та відправлення кореспонденції
- •2. У сільську місцевість
- •2. До країн далекого зарубіжжя
- •4. Вимоги до документів, що відправляються канцелярією
- •Тема 7.3.: Виготовлення копій та витягів документів
- •3. Виписка (витяг) - копія документа, яка передбачає відтворення лише окремих (частини) реквізитів оригіналу, завірена юридичною або службовою особою у встановленому порядку.
- •Тема 7.4.: Організація контролю за ходом виконання документів
- •1. Завдання і порядок контролю
- •2. Строки виконання документів
- •3. Здійснення контролю за виконанням документів
- •4. Автоматизована форма контролю
- •Тема 7.5.: Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян
- •1. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян
- •2. Розгляд пропозицій, заяв і скарг
- •3. Особистий прийом громадян
- •Тема 7.6.: Робота з документами, що містять комерційну таємницю
- •1. Визначення понять
- •2. Умови віднесення інформації до конфіденційної
- •3. Заходи щодо захисту комерційної таємниці
- •4. Особливості діловодства в роботі з документами, що містять комерційну таємницю.
- •5.Зберігання конфіденційних документів.
- •Тема 8.1.: Складання і використання номенклатури справ
- •1. Поняття і призначення номенклатури справ
- •2. Види номенклатури справ та їх призначення
- •3. Вимоги та рекомендації із складанням номенклатури справ
- •4. Реквізити номенклатури справ
- •5. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •6. Зведена номенклатура справ організації
- •Тема 8.2.: Формування справ
- •1. Правила формування справи
- •2. Групування документів у справи, їх розміщення
- •3. Особливості групування різних видів документів
- •Тема 8.3.: Оперативне зберігання справ
- •1. Визначення місця зберігання документів
- •2. Видача документів
- •Тема 8.4.: Підготовка справ
- •1.Експертиза цінності документів
- •2.Оформлення справ
- •3.Оформлення обкладинки справи
- •4.Складання описів справ
- •5.Правила передачі справ на зберігання
- •Тема 8.5.: Особливості архівної роботи
- •1. Вимоги до архівних приміщень
- •2. Використання архівних документів
- •3. Видача документів з архіву
- •Тема 9.1.: організація нарад, обговорень і їх документаційне забезпечення
- •1. Загальні засади проведення наради
- •2. Підготовка до проведення наради
- •3. Мета і функції керівника (головуючого).
- •4. Підготовка виступу
- •Тема 9.2.: організація та проведення переговорів та їх документування
- •1. Процес та особливості планування переговорів
- •2. Методи ведення переговорів Рекомендації щодо ведення переговорів
- •3.Схема ведення переговорів.
- •4.Соціотехніка переговорного процесу.
- •Тема 9.3.: організація прес-конференцій та презентацій фірми
- •1. Поняття прес-конференції
- •2. Підготовка до проведення прес-конференції
- •3. Презентація та її призначення
- •4. Процес підготовки до презентації
- •Ось деякі питання, на які бажано знати відповіді перед презентацією:
- •Питання для аналізу аудиторії
- •Тема 9.4.: організація конференцій, симпозіумів та виставок
- •1. Проведення конференцій
- •2. Організація симпозіумів
- •3. Проведення виставок
3. Датування та індексація документів
Дата (реквізит 11) є обов'язковим елементом будь-якого документа. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу. Тому кожен, хто складає, виконує, затверджує чи підписує будь-який діловий папір, повинен привчитися проставляти дату. Датою документа може стати день підписання або затвердження. Так, датою листа або наказу є день їх підписання; датою плану, звіту чи інструкції — день затвердження. Окрему групу складають такі документи, як протокол і акт, датою котрих є час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ.
Датою документа, що приймається колегіальним органом, є дата його прийняття. Датою вступу в силу розпорядчого документа — день його одержання адресатом, якщо документом не обумовлено інший термін.
Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо у тексті або законодавством не передбачена інша дата. Документи, які підлягають державній реєстрації у Мінюсті України, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації.
Дати підписання, затвердження ділових паперів, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 17 червня 1951 року слід писати: 17.06.51.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється нуль. Наприклад: 9 січня 2002року слід писати: 09.01.02. Словесно-цифровий спосіб оформлення дати (скажімо, «21 березня 2001р.»} може вживатися в документах, що містять відомості фінансового характеру. При посиланні у тексті на правовий акт або інший документ дата оформляється таким чином: лист №201 від 17.07.01.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові позначки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, позначки про виконання документа та направлення його до справи тощо).
Проставляється дата підписання документа в його лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч. Дата затвердження документа проставляється особою, яка його підписала.
Індекс документа (реквізит 12) найчастіше включає три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу автора документа, друга — номер справи, де зберігається копія вихідного документа, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: вихідний номер № 07-18/76 означає: 07 — шифр підрозділу установи, 18 — номер справи за номенклатурою для підрозділу, 76 — номер документа за журналом обліку вихідних документів.
Посилання на індекс та дату вхідного документа (реквізит 13) має включати дату й індекс, вказані установою, що видала або уклала документ, на який дається відповідь. Вказаний реквізит переписується особою, що складає документ з ініціативного документа. Наприклад: на №04-20/83 від 12.12.01. слово рік або скорочення р. в такому разі не проставляється.
Місце складання або видання (реквізит 14) включає в себе назву населеного пункту, де видається документ. Проставляється реквізит на тому ж місці, що й реквізит 13.