- •Пояснювальна записка
- •Тема 1.1.: завдання навчального курсу дисципліни « діловодство » . Значення діловодства в управлінні
- •Тема 1.2. : основні поняття та терміни діловодства
- •Розділ 2 : історія розвитку діловодства
- •Тема 2. 1. : Виникнення справочинства.
- •1. Історія розвитку писемності
- •2. Складання документів у Київській Русі
- •Тема 2. 2.: Актове діловодство
- •1.Діяльність судів
- •2.Ведення актових книг
- •Тема 2.3. : Діловодство в Запорозькій Січі
- •1.Виникнення Запорізької Січі
- •2. Ведення справ на Січі
- •Тема 2. 4.: Наказове діловодство
- •1. Діяльність наказів
- •2. Процес створення документів
- •3. Документування в Україні
- •Тема 2. 5.: Колезьке діловодство
- •1. Робота з документами в колегіях
- •2. Діяльність малоросійської колегії
- •Тема 2. 6.: Виконавче діловодство
- •1. Проходження документів в міністерствах
- •2. Уніфікація документів
- •Тема 2. 7.: радянське діловодство
- •1. Побудова адміністративно-командного апарату
- •2. Систематизація ділової документації
- •3. Документотворення в Українській рср
- •Тема 2. 8.: сучасне діловодство в україні
- •1. Відродження національного ділового стилю
- •2. Розвиток вітчизняної культури документування
- •Тема 3. 1.: Суть діловиробничого процесу
- •2. Принципи організації діловиробничого процесу.
- •ТЕма 3.2.: Організаційна побудова служб діловодства
- •2. Основними завданнями служби діловодства є:
- •3. Основні завдання і функції канцелярії:
- •Тема 3.3.: організація робочих місць та нормування праці
- •Тема 4.1.: Документ та його особливості
- •Тема 4.2.: Класифікація документів
- •Тема 4.3.: Нормотворча база, що регулює процеси створення та зберігання документів
- •1. Єдина державна система діловодства
- •2. Гост 6. 38—90
- •3. Інструкція з діловодства
- •Тема 4.4.: Документування управлінської діяльності
- •Тема 5. 1.: Вимоги до оформлення документів
- •1. Правила оформлення документів
- •2. Принципи визначення формату
- •3. Розміщення заголовка бланка
- •4. Оформлення сторінок документа
- •5. Членування та нумерація частин тексту
- •Тема 5.2.: мовно-стильові особливості текстів службових документів
- •2. Прийоми виділення окремих частин тексту
- •4. Графічні скорочення, абревіатури.
- •5. Цифрова інформація. Правила її оформлення
- •3.Реквізити сучасних ділових документів та правила їх оформлення.
- •Тема 5.3: вимоги до оформлення реквізитів на документах
- •2. Складання заголовка документа
- •3. Датування та індексація документів
- •4. Адресування
- •5. Оформлення тексту документа
- •6. Погодження та засвідчення документів
- •Аркуш погодження
- •7. Проставлення позначок на документах
- •ТемА 5.4.: Виготовлення документів табличного типу
- •1.Поняття про таблиці та їх призначення
- •3. Документи табличної форми.
- •Тема 5. 5.: виготовлення документів за допомогою персонального комп'ютера
- •1.Огляд можливостей Microsoft Office 97 Professional
- •2.Установлення форматів паперу й розмірів берегів
- •3.Конструювання бланка документа
- •Розділ 6: Складання і оформлення службових документів
- •Тема 6. 1.: документування довідково-інформаційної діяльності
- •1. Довідково-інформаційні документи
- •2. Організаційно-розпорядчі документи
- •3. Протоколи
- •4. Договори
- •Тема 6. 2.: службові листи
- •Шановний Вікторе Олександровичу!
- •Шановний пане Ігоре!
- •Шановні добродії!
- •Шановні добродії!
- •Тема 6.3.: Організаційна документація
- •4. Статут
- •Тема 6.4.: розпорядча документація
- •Тема 7.1.: Приймання, розгляд та реєстрація документів
- •1. Приймання документів
- •2. Попередній розгляд документів
- •3. Порядок реєстрації документів
- •4. Форми реєстрації документів
- •Тема 7.2.: Порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної кореспонденції
- •1. Порядок проходження кореспонденції
- •2. Робота над документами у структурних підрозділах
- •3. Опрацювання та відправлення кореспонденції
- •2. У сільську місцевість
- •2. До країн далекого зарубіжжя
- •4. Вимоги до документів, що відправляються канцелярією
- •Тема 7.3.: Виготовлення копій та витягів документів
- •3. Виписка (витяг) - копія документа, яка передбачає відтворення лише окремих (частини) реквізитів оригіналу, завірена юридичною або службовою особою у встановленому порядку.
- •Тема 7.4.: Організація контролю за ходом виконання документів
- •1. Завдання і порядок контролю
- •2. Строки виконання документів
- •3. Здійснення контролю за виконанням документів
- •4. Автоматизована форма контролю
- •Тема 7.5.: Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян
- •1. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян
- •2. Розгляд пропозицій, заяв і скарг
- •3. Особистий прийом громадян
- •Тема 7.6.: Робота з документами, що містять комерційну таємницю
- •1. Визначення понять
- •2. Умови віднесення інформації до конфіденційної
- •3. Заходи щодо захисту комерційної таємниці
- •4. Особливості діловодства в роботі з документами, що містять комерційну таємницю.
- •5.Зберігання конфіденційних документів.
- •Тема 8.1.: Складання і використання номенклатури справ
- •1. Поняття і призначення номенклатури справ
- •2. Види номенклатури справ та їх призначення
- •3. Вимоги та рекомендації із складанням номенклатури справ
- •4. Реквізити номенклатури справ
- •5. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •6. Зведена номенклатура справ організації
- •Тема 8.2.: Формування справ
- •1. Правила формування справи
- •2. Групування документів у справи, їх розміщення
- •3. Особливості групування різних видів документів
- •Тема 8.3.: Оперативне зберігання справ
- •1. Визначення місця зберігання документів
- •2. Видача документів
- •Тема 8.4.: Підготовка справ
- •1.Експертиза цінності документів
- •2.Оформлення справ
- •3.Оформлення обкладинки справи
- •4.Складання описів справ
- •5.Правила передачі справ на зберігання
- •Тема 8.5.: Особливості архівної роботи
- •1. Вимоги до архівних приміщень
- •2. Використання архівних документів
- •3. Видача документів з архіву
- •Тема 9.1.: організація нарад, обговорень і їх документаційне забезпечення
- •1. Загальні засади проведення наради
- •2. Підготовка до проведення наради
- •3. Мета і функції керівника (головуючого).
- •4. Підготовка виступу
- •Тема 9.2.: організація та проведення переговорів та їх документування
- •1. Процес та особливості планування переговорів
- •2. Методи ведення переговорів Рекомендації щодо ведення переговорів
- •3.Схема ведення переговорів.
- •4.Соціотехніка переговорного процесу.
- •Тема 9.3.: організація прес-конференцій та презентацій фірми
- •1. Поняття прес-конференції
- •2. Підготовка до проведення прес-конференції
- •3. Презентація та її призначення
- •4. Процес підготовки до презентації
- •Ось деякі питання, на які бажано знати відповіді перед презентацією:
- •Питання для аналізу аудиторії
- •Тема 9.4.: організація конференцій, симпозіумів та виставок
- •1. Проведення конференцій
- •2. Організація симпозіумів
- •3. Проведення виставок
2. Складання заголовка документа
Заголовок документа, який розміщують у верхній його частині, включає повну назву організації або підприємства (автора документа), її адресу, номери телефонів, факсу, коди тощо.
Форма заголовка, його дизайн, виконана в кольорі емблема (а іноді й девіз) — обличчя підприємства. Читаючи документ, ви, безумовно, насамперед цікавитесь його змістом, але разом з тим звертаєте увагу і на заголовок, якому даєте свою оцінку, переносячи її на діяльність самої фірми.
Вдале розміщення компонентів заголовка, його оригінальна емблема, шрифт сприятливо впливатимуть на ваших партнерів, полегшать розв'язання проблем.
Розглянемо детальніше ці компоненти.
Державний герб (реквізит 1). Проектуючи макет бланка, необхідно пам'ятати, що державний герб наноситься на бланки документів органів державної влади, інших державних органів, міністерств та відомств, а також підприємств, установ та організацій у передбачених законодавством випадках. Коло підвідомчих установ, котрі можуть наносити державний герб на бланки своїх документів, визначає кожне міністерство (відомство). Проставляти цей реквізит на документах суб'єктів підприємницької діяльності недержавної форми власності забороняється.
Емблема організації чи підприємства (реквізит 2). Емблема організацій — це символічне графічне зображення, що розкриває направлення її діяльності. Емблема полегшує пошук документа, але не замінює найменування організації. Як емблеми можна використовувати товарні знаки або знаки обслуговування.
Зображення державних нагород (реквізит 3). Застосовується замість внесення назв орденів у найменування установи. Поліпшує вигляд документа, зменшує обсяг заголовка. За наявності зображення державного герба зображення нагород розміщається під ним.
Код підприємства, установи, організації та код форми документа (реквізити 4). Вказуються в разі потреби згідно з відповідними класифікаторами.
Код форми документа (реквізит 5). Код форми документа проставляється згідно державного класифікатора управлінської документації (ДКУД), який є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації.
ДКУД являє собою номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів (УФД) з уніфікованими кодовими позначеннями. Використовується під час збирання та опрацювання документів за відповідними уніфікованими формами в процесі виконання управлінських рішень. Орієнтовано ДКУД на забезпечення опрацювання інформації із застосуванням ПК та прогресивних інформаційних технологій. Містить 15 класів, починаючи з організаційно-розпорядчої і закінчуючи словниково-довідниковою документацією.
Найменування автора (реквізити 6,7,8). Реквізити, що визначають автора службового документа, розміщуються в такій послідовності, щоб чітко була окреслена підпорядкованість. Спочатку зазначається найменування міністерства чи відомства (вищої організації або засновника), нижче — повна назва установи, організації чи дочірнього підприємства, ще нижче, якщо є потреба,— назва структурного підрозділу. Всі вказані реквізити подаються у називному відмінку.
Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, E-mail номер рахунку в банку (реквізит 9). Цей реквізит розміщується тільки на бланках для листів. Порядок та форма запису відомостей про поштову, телеграфну та електронну адреси організації мають відповідати поштовим правилам, наприклад:
03054, Україна, Київ-54, вул.Маршака, 35
тел. (044) 555-03-16, факс (044) 555-03-18,
E-mail: badip@inbox. ru
На бланках листів, що стосуються розрахунково-грошових операцій, для вивільнення від постійної інформації тексту документа може бути вказаний розрахунковий номер у відділенні банку.
МФО __________________
Назва виду документа (реквізит 10). Визначається як найменування сукупності документів, що виконують однорідні функції (наказ, рішення, протокол, акт, довідка тощо). Це один з обов'язкових реквізитів, що сприяє прискореному вивченню змісту документа.
Назва виду ділового папера (відсутня тільки на службових листах) дає перше уявлення про нього та його призначення, оскільки визначені управлінські рішення повинні оформлюватись відповідними видами документів.
Виходячи з найменування виду документа встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, структура тексту та особливості викладу, ступінь обов'язковості виконання поставлених вимог. Розміщується цей реквізит у верхній частині формуляру документа.