Тема 5.3: вимоги до оформлення реквізитів на документах

1. Формуляр-зразок.

2. Складання заголовка.

3. Датування та індексація документів.

4. Адресування.

5. Оформлення тексту документа.

6. Погодження та засвідчення документів.

7. Проставлення позначок на документах.

Література:

1. Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч.посібник. – Івано-Франківськ, 2000.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003.

3. Фельзер А.Б., Миссерман М.А.Делопроизводство:Справ.пособие – К.: ВШ, 1987.

1.Формуляр-зразок — єдина модель побудови комп­лексу документів, яка встановлює галузь використання, формати, розміри полів, вимоги до побудови конкретної сітки та сукупність властивих їм реквізитів, розташова­них у сталій послідовності. У документах, оформлених машинним способом, реквізити мають бути розташовані у межах, які встановлює формуляр-зразок: ліве поле — 35 мм, праве — не менше 8, верхнє — 20, нижнє (для формату А4) — не менше 19, Для формату А5 — не менше 16 мм.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування:

1) державний герб;

2) емблема організації чи підприємства;

3) зображення нагород;

4) код підприємства, установи, організації за УКПО;

5) код форми документа за УКУД;

6) назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника);

7) повна назва установи, організації або підприємства — автора документа;

8) назва структурного підрозділу;

9) індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпу (абонентського телеграфу), но­мер телефону, факсу, номер рахунку в банку;

10) назва виду документа;

11) дата;

12) індекс;

13) посилання на індекс та дату вхідного документа;

14) місце складання або видання;

15) гриф обмеження доступу до документа;

16) адресат;

17) гриф затвердження;

18) резолюція;

19) заголовок до тексту;

20) позначка про контроль;

21) текст;

22) позначка про наявність додатків;

23) підпис;

24) гриф погодження;

25) візи;

26) печатка;

27) позначка про засвідчення копій;

28) прізвище виконавця та номер його телефону;

29) позначка про виконання документа й направлення його до справи;

30) позначка про перенесення даних на машинний носій;

31) позначка про надходження.

У процесі підготовки і оформлення документів обо­в'язкові реквізити можуть бути доповнені іншими, якщо того вимагає призначення документа, його обробка то­що. Наприклад, нормативні акти міністерств, інших ор­ганів державної виконавчої влади, органів господарсько­го управління та контролю, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий ха­рактер, підлягають державній реєстрації у Мінюсті Ук­раїни, Мінюсті Автономної республіки Крим, обласних, Київському та Севастопольському міських управліннях юстиції і повинні мати реквізит «номер державної ре­єстрації».

Для форматів А4 та А5 встановлюються два варіанти розташування реквізитів: кутовий та поздовжній. Розглянемо найзагальніші правила оформлення пе­релічених вище реквізитів.