5. Цифрова інформація. Правила її оформлення

У ділових паперах праводілової сфери постійно доводиться мати справу зі. значною кількістю числових назв. Вони вимагають спеціального оформлення. При складанні до­кументів слід пам'ятати правила запису цифрової інформації:

1. Простий кількісний числівник, який називає однозначне число (без вказівки на одиницю вимірювання), записується словом, а не цифрою. Наприклад: Комісія у складі трьох слухачів...; за вчинення злочину затримано чотирьох громадян, але вилучено 2 кг макової соломки, 5 л спирту.

2. Простий числівник на позначення часових меж записується словом: за два місяці до закінчення семестру; роботу виконано за три дні.

Запис дат передбачає два випадки: з 1 вересня 2002 р. і з 01.09.02.

3. Складні й складені числівники записуються цифрами (крім випадків, коли ними починається речення).

Наприклад: Протягом доби на території України зареєстровано 342 випадки зло­чинів, з них — 14 вбивств, 32 пограбування, 102 хуліганства та інші злочини. Двадцять два браконьєри було затримано під час рейду. — Під час рейду було затримано 22 браконьєри.

Слід пам'ятати:

1. Загальноприйняті скорочення вживаються при переліку і посиланнях поряд з цифрами: 1 млн., 50 см, 26 кг.

2. Географічні та топографічні поняття скорочують тільки перед слова­ми, до яких вони відносяться. Наприклад: м. Київ, вузі. Солом'янська, затока р. Дніпро, пл. Перемоги тощо.

3. Слово «рік» скорочується тільки при цифрах. Наприклад: 2002 p., на позначення періоду часу пишуть 2000—2005 pp., якщо ж між роками є прийменник «по» , тоді слід писати: з 2000р. по 2005 р.

4. При обчисленні часу в документах пишуть: 20 год. або 20-00, 7 год. 45 хв. або 7-45, слова «ранок», «день», «вечір» не вживаються.

5. Скорочені назви марок машин, літаків, що складаються з окремих буквених чи змішаних індексів, пишуться без лапок великими літерами; ГАЗ-51, ВАЗ-69, АН-150.

6. Запис порядкових числівників відрізняється від кількісних: а) вводять­ся в текст з відмінковим закінченням: курсант 3-го курсу; засуджено до 3-х років позбавлення волі; б) при перерахуванні закінчення вживається лише один раз: курсанти 1, 2, 3-го курсів.

7. Приблизна кількість відтворюється за допомогою слів понад, до, більш, мети: до вересня 2002p., понад мільйон гривень було вилучено...

8. Складні слова, де перша частина позначається цифрою, записуються за зразком: 15-річні злочинці, 50-кіло.метрова відстань, 20-літній юнак.

3.Реквізити сучасних ділових документів та правила їх оформлення.

Кожний документ складається з окремих складових частин -реквізитів. Реквізит у перекладі (з латинської мови) - елемент, складова частина. Правила їх складання та оформлення зафіксовані в державному стандарті ДСТУ.

До переліку реквізитів входять:

1. Державний герб

Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації(обов'язковий для окремих видів документів, передбачених нормативними актами)

2. Емблема організації чи підприємства

З. Зображення нагород

4. Код підприємства, організації, установи

5. Код форми документа

6. Назва міністерства або відомства

7. Повна назва установи, організації (автор документа)

8. Назва структурного підрозділу

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси, номер телетайпу, телефону, факсу, рахунку в банку

Розташовується поряд з назвою орга­нізації. Інколи замінюється на товарний знак, зареєстрований в

установленому порядку.

Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа (тільки для тих організацій, яким вони присвоєні)

Розташовується у верхньому правому кутку аркуша.

Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства.

Розташовується у верхньому лівому кутку. Може мати штамповий відтиск (обов'язкова для організацій відом­чого підпорядкування)

Розташовується у верхньому лівому кутку у вигляді відтиску штампа або друкованого напису

Розташовується у верхньому лівому кутку, може бути друкованого вигляду (обов'язкова тільки в окремих випадках)

Розташовуються у верхньому лівому кутку (при наявності штампу з даною інформацією можуть бути відсутні)

10. Назва виду документа

11.Дата

12. Індекс

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа

14. Місце складання або видання

15. Гриф обмеженого доступу до документа

16. Адресат

17. Гриф затвердження

18. Резолюція

Розташовується зліва аркуша або посередині, (крім службових листів обов'язкова для всіх видів документів)

Розташовується як складова частина інформації штампу - проставляється рукописним написом або від лівого поля. Має вигляд складного коду (наприклад: 12.09.2000) або повного напису (12 вересня 2000 року). Цей реквізит обов'язковий для всіх видів документів.

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Позначається араб­ськими цифрами. Наприклад: № 04-12/42, де 04 - шифр струк­турного підрозділу, 12 - номер справи за номенклатурою, 42 - реєстраційний номер документа

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Обов'язковий для ви­хідної документації, що посилається у відповідь. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.1999, де 02-індекс структурного підрозділу, 10-номер справи за номенклатурою, 135 - порядковий номер.

Розташовується у верхній частині аркуша паперу зліва або справа - нав­проти дати документа. Складається з назви міста чи населеного пункту.

Розташовується з правої сторони під кодом фірми. Має вигляд: "для с/к", "таємно", "цілком таємно", "комер­ційна таємниця".

Розташовується з правого боку у вер­хній частині сторінки. Має вигляд поштової адреси.

Розташовується у верхній частині сторінки.

Розташовується у верхньому правому кутку (обов'язкова для деяких видів

19. Заголовок до тексту

20. Відмітка про контроль

21. Текст документа

22. Відмітка про наявність додатка

23. Підпис

24. Гриф погодження

25. Віза

26. Печатка (відтиск)

27. Відмітка про засвідчення копій

28. Прізвище виконавця та номер його телефону

документів згідно з нормативними актами або призначенням самого документа).

Оформляється посередині або по центру під назвою виду документа. На бланках формату А-5 може бути відсутній.

Розташовується з лівого боку у вер­хній частині поля першої сторінки (обов'язковий для тих документів, які передбачають контролювання механізму його виконання).

Обов'язковий для всіх без винятку видів документа.

Розташовується ліворуч у верхній половині сторінки.

Обов'язковий реквізит всіх доку­ментів. Розташовується після тексту.

Розташовується нижче від реквізиту "підпис", навпроти грифу затверд­ження або на окремій сторінці.

Проставляється на першому примірни­ку документа після тексту і підпису службової особи, відповідальної за створення даного документа.

Обов'язкова для тих документів, які вимагають повної юридичної сили.

Проставляється написом у правому верхньому кутку ("копія")