- •Пояснювальна записка
- •Тема 1.1.: завдання навчального курсу дисципліни « діловодство » . Значення діловодства в управлінні
- •Тема 1.2. : основні поняття та терміни діловодства
- •Розділ 2 : історія розвитку діловодства
- •Тема 2. 1. : Виникнення справочинства.
- •1. Історія розвитку писемності
- •2. Складання документів у Київській Русі
- •Тема 2. 2.: Актове діловодство
- •1.Діяльність судів
- •2.Ведення актових книг
- •Тема 2.3. : Діловодство в Запорозькій Січі
- •1.Виникнення Запорізької Січі
- •2. Ведення справ на Січі
- •Тема 2. 4.: Наказове діловодство
- •1. Діяльність наказів
- •2. Процес створення документів
- •3. Документування в Україні
- •Тема 2. 5.: Колезьке діловодство
- •1. Робота з документами в колегіях
- •2. Діяльність малоросійської колегії
- •Тема 2. 6.: Виконавче діловодство
- •1. Проходження документів в міністерствах
- •2. Уніфікація документів
- •Тема 2. 7.: радянське діловодство
- •1. Побудова адміністративно-командного апарату
- •2. Систематизація ділової документації
- •3. Документотворення в Українській рср
- •Тема 2. 8.: сучасне діловодство в україні
- •1. Відродження національного ділового стилю
- •2. Розвиток вітчизняної культури документування
- •Тема 3. 1.: Суть діловиробничого процесу
- •2. Принципи організації діловиробничого процесу.
- •ТЕма 3.2.: Організаційна побудова служб діловодства
- •2. Основними завданнями служби діловодства є:
- •3. Основні завдання і функції канцелярії:
- •Тема 3.3.: організація робочих місць та нормування праці
- •Тема 4.1.: Документ та його особливості
- •Тема 4.2.: Класифікація документів
- •Тема 4.3.: Нормотворча база, що регулює процеси створення та зберігання документів
- •1. Єдина державна система діловодства
- •2. Гост 6. 38—90
- •3. Інструкція з діловодства
- •Тема 4.4.: Документування управлінської діяльності
- •Тема 5. 1.: Вимоги до оформлення документів
- •1. Правила оформлення документів
- •2. Принципи визначення формату
- •3. Розміщення заголовка бланка
- •4. Оформлення сторінок документа
- •5. Членування та нумерація частин тексту
- •Тема 5.2.: мовно-стильові особливості текстів службових документів
- •2. Прийоми виділення окремих частин тексту
- •4. Графічні скорочення, абревіатури.
- •5. Цифрова інформація. Правила її оформлення
- •3.Реквізити сучасних ділових документів та правила їх оформлення.
- •Тема 5.3: вимоги до оформлення реквізитів на документах
- •2. Складання заголовка документа
- •3. Датування та індексація документів
- •4. Адресування
- •5. Оформлення тексту документа
- •6. Погодження та засвідчення документів
- •Аркуш погодження
- •7. Проставлення позначок на документах
- •ТемА 5.4.: Виготовлення документів табличного типу
- •1.Поняття про таблиці та їх призначення
- •3. Документи табличної форми.
- •Тема 5. 5.: виготовлення документів за допомогою персонального комп'ютера
- •1.Огляд можливостей Microsoft Office 97 Professional
- •2.Установлення форматів паперу й розмірів берегів
- •3.Конструювання бланка документа
- •Розділ 6: Складання і оформлення службових документів
- •Тема 6. 1.: документування довідково-інформаційної діяльності
- •1. Довідково-інформаційні документи
- •2. Організаційно-розпорядчі документи
- •3. Протоколи
- •4. Договори
- •Тема 6. 2.: службові листи
- •Шановний Вікторе Олександровичу!
- •Шановний пане Ігоре!
- •Шановні добродії!
- •Шановні добродії!
- •Тема 6.3.: Організаційна документація
- •4. Статут
- •Тема 6.4.: розпорядча документація
- •Тема 7.1.: Приймання, розгляд та реєстрація документів
- •1. Приймання документів
- •2. Попередній розгляд документів
- •3. Порядок реєстрації документів
- •4. Форми реєстрації документів
- •Тема 7.2.: Порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної кореспонденції
- •1. Порядок проходження кореспонденції
- •2. Робота над документами у структурних підрозділах
- •3. Опрацювання та відправлення кореспонденції
- •2. У сільську місцевість
- •2. До країн далекого зарубіжжя
- •4. Вимоги до документів, що відправляються канцелярією
- •Тема 7.3.: Виготовлення копій та витягів документів
- •3. Виписка (витяг) - копія документа, яка передбачає відтворення лише окремих (частини) реквізитів оригіналу, завірена юридичною або службовою особою у встановленому порядку.
- •Тема 7.4.: Організація контролю за ходом виконання документів
- •1. Завдання і порядок контролю
- •2. Строки виконання документів
- •3. Здійснення контролю за виконанням документів
- •4. Автоматизована форма контролю
- •Тема 7.5.: Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян
- •1. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян
- •2. Розгляд пропозицій, заяв і скарг
- •3. Особистий прийом громадян
- •Тема 7.6.: Робота з документами, що містять комерційну таємницю
- •1. Визначення понять
- •2. Умови віднесення інформації до конфіденційної
- •3. Заходи щодо захисту комерційної таємниці
- •4. Особливості діловодства в роботі з документами, що містять комерційну таємницю.
- •5.Зберігання конфіденційних документів.
- •Тема 8.1.: Складання і використання номенклатури справ
- •1. Поняття і призначення номенклатури справ
- •2. Види номенклатури справ та їх призначення
- •3. Вимоги та рекомендації із складанням номенклатури справ
- •4. Реквізити номенклатури справ
- •5. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •6. Зведена номенклатура справ організації
- •Тема 8.2.: Формування справ
- •1. Правила формування справи
- •2. Групування документів у справи, їх розміщення
- •3. Особливості групування різних видів документів
- •Тема 8.3.: Оперативне зберігання справ
- •1. Визначення місця зберігання документів
- •2. Видача документів
- •Тема 8.4.: Підготовка справ
- •1.Експертиза цінності документів
- •2.Оформлення справ
- •3.Оформлення обкладинки справи
- •4.Складання описів справ
- •5.Правила передачі справ на зберігання
- •Тема 8.5.: Особливості архівної роботи
- •1. Вимоги до архівних приміщень
- •2. Використання архівних документів
- •3. Видача документів з архіву
- •Тема 9.1.: організація нарад, обговорень і їх документаційне забезпечення
- •1. Загальні засади проведення наради
- •2. Підготовка до проведення наради
- •3. Мета і функції керівника (головуючого).
- •4. Підготовка виступу
- •Тема 9.2.: організація та проведення переговорів та їх документування
- •1. Процес та особливості планування переговорів
- •2. Методи ведення переговорів Рекомендації щодо ведення переговорів
- •3.Схема ведення переговорів.
- •4.Соціотехніка переговорного процесу.
- •Тема 9.3.: організація прес-конференцій та презентацій фірми
- •1. Поняття прес-конференції
- •2. Підготовка до проведення прес-конференції
- •3. Презентація та її призначення
- •4. Процес підготовки до презентації
- •Ось деякі питання, на які бажано знати відповіді перед презентацією:
- •Питання для аналізу аудиторії
- •Тема 9.4.: організація конференцій, симпозіумів та виставок
- •1. Проведення конференцій
- •2. Організація симпозіумів
- •3. Проведення виставок
4. Графічні скорочення, абревіатури.
У різноманітних документах застосовуються певні типи скорочень. Усі вони повинні відповідати вимогам правил орфографії та пунктуації. Правила скорочення слів у текстах ділових паперів закріплені державним стандартом. Скорочення виправдані,, оскільки вони зменшують час на складання тексту, заощаджують місце на папері і витрати на виготовлення документів.
Графічні скорочення — це економне позначення слів у документах. Особливість їх полягає в тому, що вимовляються вони в усному мовленні повністю і скорочуються лише на письмі. Після такого скорочення обов'язково ставиться крапка, якщо це не кілограмова чи метрична міра: ( кг, т, мм, км, дм, г).
Основним критерієм скорочуваності є доступність.
Розрізняють два види скорочень: а) для зорового сприйняття; б) для вживання в писемній мові.
Графічні скорочення для зорового сприйняття не мають граматичного оформлення, позначаються малими літерами, записуються :
а) через дробову риску: о/с (особовий склад), в/ч (військова частина), р/р (розрахунковий рахунок), п/н (порядковий номер) тощо;
б) через дефіс: м-ць (місяць), б-ка (бібліотека), в-во (видавництво), р-н (район) , ф-ція (функція) тощо.
При вживанні в писемній мові слова скорочуються на приголосну, після якої ставиться крапка: кв. (квартира), гр. (громадянин), див. (дивись), обл. (область), с. (село), стор. (сторінка), укр. (український) тощо.
Абревіатура — скорочене складне слово (іменник), утворене з початкових звуків, початкових літер чи початкових частин слів, на основі яких твориться скорочення.
За вимовою розрізняють такі види абревіатур:
1. Ініціальні (буквені) — утворені поєднанням назв перших букв кількох слів. На письмі вони передаються великими буквами. Н а п р и к л а д: МВС, ОРД, ДАІ, КПК, РВВС, Ч А ЕС, СБУ, ВЛК, РУ, ГУ МВС, КРУ тощо.
2. Звукові — утворені від перших літер тих слів, які стали основою для їх утворення: вуз, райвно, завуч, неп тощо.
3. Складові — утворені від початкових частин кожного твірного слова: Мін'юст, Інтерпол, Донбас, Мінфін, юрфак, комбат тощо.
4. Змішані — утворені за допомогою частини слова та цілого слова: Інюрколегія, спецполк, опергрупа, райвідділ, адміннагляд, меддопомога, темплан, державтоінспекція, оперуповноважений тощо.
Абревіатура має граматичне значення, функціонує як в усному, так і в писемному мовленні.
У наш час абревіатури досить часто використовуються у сфері діловодства. Багато з них стали загальновживаними й увійшли в словниковий запас людей як повноправні лексичні одиниці. Вони постійно вживаються в різних стилях писемної мови, в тому числі й в офіційно-діловому.
Вимова абревіатур багато в чому залежить від кількості, а також розміщення в ній голосних і приголосних звуків. Найголовнішими закономірностями вимови абревіатур можна вважати такі.
1. Абревіатури вимовляються як звичайні слова, за звуками: міськвно, соцзабез, загс тощо.
2. За звуками вимовляються також ініціально-звукові абревіатури, що складаються з ініціалів: ДТП, ППС, НАВСУ, КПП тощо.
Однолітерні абревіатури з цифрами вимовляються за назвами цифр:
Т- 34, Т- 150, АН- 14.
Вимоги до скорочування в документах
Використовуючи абревіатури і графічні скорочення в документах, слід дотримуватись таких вимог:
1. Скорочування повинно бути зрозумілим і легко розгортатися в повну назву. Бажано використовувати стандартні скорочення.
2. Скорочення не повинно збігатися за формою зі словом чи скороченням, уже наявним у мові. Н а п р и к л а д: ОРД (оперативно-розшукова діяльність); ОРД (організаційно-розпорядчі документи); р. (рік), р. (річка); с. (сторінка), с. (село).
Саме для того щоб уникнути такого збігу, існують дві різні абревіатури: ДДУ (Дніпропетровський державний університет); ДонДУ (Донецький державний університет), с. (село) , але сторінка - - стор. ( бо cm. — стаття).
3. Скорочене слово чи словосполучення має зберігати однакову форму в одному тексті. Наприклад, скорочуючи слово ((товариш» один раз формою т., другий - тов., ви порушите однотипність і однозначність документа.
4. У документах не слід захоплюватись великою кількістю скорочень, бо це знижує офіційність тексту.