2. Прийоми виділення окремих частин тексту

Дуже часто в наукових працях, нормативних документах посилаємось до термінів, окремих слів, прикладів тощо. Для їх виділення Глущик С., Дияк О., Шевчук С. радять використовувати чотири способи записів:

1. ВЕЛИКІ ЛІТЕРИ вживаються для виділення окремих слів.

2. Р о з р я д к а використовується при оформленні окремих слів чи коротких фраз. При розрядці після кожної букви у слові робиться проміжок в один знак, а між словами, написаними у розрядку, й текстом роблять відступ у 2 — 3 знаки.

3. Підкреслення -- найзручніший спосіб виділення окремих слів і фраз. Розділовий знак, що стоїть після слова, не підкреслюють. Ціле речення підкреслюється суцільною рискою, починаючи від першої букви і закінчуючи останньою буквою речення.

4. Курсивом виділяються слова, речення, частини тексту. Цим способом переважно користуються, коли текст набирають на комп'ютері.

4. Сучасний діловий документ вимагає знання і дотримання усіх вимог щодо його укладання. Але в процесі роботи дуже часто трапляються помилки. Для правиль­ності в користуванні, запобіганні та виправленні помилок треба пам'ятати, що кожна помилка — це насамперед порушення якоїсь мовної норми.

Оскільки існують норми слововживання, граматичні, стилістичні, орфографічні й пунк­туаційні, то й помилки в документі відповідають цим нормам.

3. У писемному діловому мовленні, тобто в документі, трапляються такі типові помилки:

1. У змісті. Тема розкрита неповно; про щось сказано недостатньо; у тексті щось зай­ве; перекручені факти чи події; не проведена основна думка; матеріал не зовсім відповідає певній думці; нема послідовності у викладі думки.

2. Мовленнєві помилки (лексичні, фразеологічні, стилістичні).

Слово, вжите в іншому значенні; ужите зайве слово; невиправдані повторення слова чи однакових за структурою речень; неправильно поєднуються слова за змістом; ужито мовні засоби, що не відповідають стилю і задуму висловлювання, описуваному часу; сур­жики, русизми, неправильно вжиті фразеологізми.

3. Граматичні помилки (морфологічні, синтаксичні). Неправильно утворені слова; сло­во, вжите в іншій формі; неправильно побудоване речення.

4. Пунктуаційні помилки. Неправильно розставлені розділові знаки. Від того, яке місце займає кома в реченні, може залежати життя людини. Від правильності розділових знаків залежить побудова та вираження інформації в документі.

При складанні документів часом виникають труднощі не лише в доборі потрібних слів, а й відповідної граматичної форми. Найчастіше виникає сумнів щодо використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією.

Н а п р и к л а д: слідчий — слідча, курсант - курсантка, викладач викладачка.

Офіційні назви посад, професій, звань іменники чоловічого роду. Залежні слова від найменування професій узгоджуються у формі чоловічого роду. Використання імен­ників жіночого роду назв осіб за професією та родом занять повинно диференціюва­тись щодо різних стильових особливостей нашої мови.

В науковому та офіційно-діловому стилях іменники жіночого роду па означення про­фесії та звання вживаються рідко, адже цим стилям властиві точність, стійкі традиції у використанні слів та словосполучень.

Н а п р и к л а д: науковий співробітник майор міліції Савенко Тамара Іванівна, прокурор Залізничного району полковник міліції Красюк Катерина Віталіївна.

Коли ж після таких словосполучень на позначення жіночого роду стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду.

Н а п р и к л а д: Старший інспектор карного розшуку підполковник .міліції Ткачук відпо­відала на наші запитання чітко, грамотно, впевнено. Експерт-криміналіст Мусіснко вка­зала на недоліки в роботі лаборанта Мапборооп Наталки.

Чимало помилок у ділових документах трапляється у вживанні давального відмінка іменників, які мають паралельні закінчення (-у, -ові, -ю, -еві).

Наприклад: ректору (-ові), секретарю (-еві), начальнику (-ові), лікарю (еві). У діловому мовленні прийнято вживати коротку форму із закінченням -у.

Закінчення -у,-ю природніше вживати зі стилістичною метою для запобігання повто­рюваних співзвуч, коли поряд стоїть кілька іменників у давальному відмінку.

Наприклад: Нагороду вручено заслуженому доктору юридичних наук професору П. Х. Михайленку.

Трапляються помилки і при вживанні родового відмінка однини іменників чоловічо­го роду, де одні мають закінчення -а, -я, інші -у, -ю. Н а п р и к л а д: документа, мону­мента, відмінка, терміна, прапора, акта: закону, факультету, протоколу, принципу, гімну тощо.

Щодо вживання прикметників, то тут можуть виникнути труднощі у використанні ступенів порівняння, оскільки в діловому мовленні частіше вживані аналітичні форми.

Наприклад: вичерпна відповідь, більш вичерпна відповідь, найбільш вичерпна відповідь

Ділові документи вимагають максимальної стислості й точності передачі інформації. Будь-які відступи від правил викладу змісту спричиняють серйозні помилки. Особливо уважним треба бути до дієслів, що можуть керувати різними відмінками.

Найчастіше помилки бувають у тих випадках, коли при дієсловах, які керують різними відмінками, вживається спільний додаток різної форми.

Наприклад: Інформувати про підсумки змагань, повідомляти підсумки змагань тощо. Поширеними є помилки в стійких словосполученнях, викликані змінами окремих слів.

Наприклад: Довести для відома всіх працівників (замість: Довести до відома всіх працівників).

Не однакових відмінкових форм вимагають одні й ті самі дієслова в російській та ук­раїнській мовах.

Наприклад: українське — підготуватися (до чого?), дякувати (кому?),

знущатися (з кого?)

російське — подготовиться, (к чему?), благодарить (кого?) издеваться (над кем?)

Складним є використання прийменників для, на. Щоб уникнути помилок, необхідно використовувати прийменник на, коли йдеться про сферу вживання.

Н а п р и к л а д: Виділити кошти на ремонт академії, але не: Виділити кошти для ре­монту академії.

Прийменник для вживається тоді, коли слід підкреслити мету дії.

Н а п р и к л а д: Виділити кошти для придбання посібників.

Прийменник проти вживається в діловому документі при порівнянні.

Н а п р и к л а д: Кількість злочинів у місті Києві зросла в два рази проти 1995 року.

Прийменники завдяки, всупереч, вимагають давального відмінка.

Наприклад: завдяки сумлінній праці, завдяки заходам, що відбулися, всупереч прогно­зам показники перевиконані на... тощо.

Перекладаючи з російської на українську мову, слід бути уважним саме в роботі з усталеними прийменниковими та безприйменниковими конструкціями.

Грамотність мовлення значною мірою залежить від правильно вибраного приймен­ника, який пов'язує слова у словосполучення. Для ділового документа важливе правиль­не вживання прийменника по, особливо тоді, коли йдеться про переклад тексту з росій­ської на українську мову.

Надмірне використання прийменника по в документах — поширена помилка сучас­ного ділового мовлення. Очевидно, вона спричинена впливом російської мови, де цей прийменник дуже продуктивний. Але в українській мові він перекладається рядом прий­менникових конструкцій. Для цього розглянемо приклади словосполучень.