4. Оформлення сторінок документа

Для зручності користування документом та його об­робки з усіх боків сторінки залишаються вільні місця — так звані поля. Поле з лівого боку становить 35 мм. Воно використовується для резолюцій та інших позначок, а та­кож дає змогу вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 8 мм. Це зберігає текст від пошкоджень. Треба мати на увазі, що праворуч рядки тексту закінчуються на неоднаковій відстані від краю аркуша, оскільки в ділових паперах, як правило, уникають переносів слів. Проте лінія правого поля не повинна бути аж надто ламаною. Поле верхньо­го кінця сторінки — 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. Знизу сторінки поле не повинно бути меншим за 19—16 мм (для аркушів формату А4—19 мм, для аркушів формату А5—16 мм).

Якщо документ займає більше, ніж один аркуш папе­ру, на наступний аркуш не можна переносити самі під­писи. Крім них, там має бути не менше двох рядків тек­сту.

Тільки перша сторінка документа друкується на блан­ку, друга і наступні — на чистих аркушах паперу такого самого розміру і якості, що й папір, на якому надрукова­но бланк.

Нумерація сторінок

У документах, що оформляються на двох і більше арку­шах паперу, другий і наступні за ним аркуші нумеруються. У разі вміщення тексту документа на одному боці аркуша номери проставляються посередині верхнього поля арку­ша на відстані не менше 10 мм від верхнього його краю арабськими цифрами без слова «сторінка» і пунктуаційних знаків. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то не­парні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

5. Членування та нумерація частин тексту

Рубрикація — це членування тексту на складові части­ни, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Вона є зов­нішнім виразом композиційної будови ділового документа.

Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики й призначення.

Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Абзац — це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Словом «абзац» позначається також частина тексту між двома такими відступами.

Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою. Часом абзац може складатися з одного речення (якщо цьому реченню надають особливого значення), а також охоплювати групу речень, які послідовно розкри­вають складну думку. Проте в усіх випадках абзац пови­нен бути внутрішньо замкненою смисловою одиницею, бо інакше процес читання й обробки документа значно утруднюється.

Нумерація частин тексту — це числове чи за допомо­гою літер позначення послідовності розташування його складових частин. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів тексту.

Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифро­ва. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок — римських та арабських цифр, великих літер, поєднуваних з абзацними відступами. Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності.

За комбінованої схеми нумерація може доповнювати абзацне членування тексту (при перерахуванні тез, пунктів, правил) й застосовуватися всередині абзаців. Вибір того чи іншого конкретного варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу. У простіших випадках використовуються тільки однотипні знаки — звичайні арабські цифри або малі літери. Документи складного ха­рактеру часто вимагають застосування комбінованих способів абзацного членування та нумерації.

При використанні знаків різних типів комбінована система має будуватися за спадаючою ознакою:

А Б В Г Д...

І, II, III, IV, V...

1234 5...

1)2)3)4)5)...

а) 6) в) г) д)...

Як правило, великими літерами користуються рідко; значні за обсягом частини тексту нумерують найчастіше римськими цифрами; підрозділи — арабськими, пункти всередині розділів — малими літерами.

Для більших за абзац рубрик можуть застосовуватися й словесні найменування (параграф /§/, розділ, частина та ін.), які теж нумеруються. Тут діють такі правила:

— рубрики можуть нумеруватися лише тоді, коли є хоча б два однорідних елементи переліку;

— однорідні засоби нумерації (слова, цифри, букви) можна застосовувати тільки до однотипних частин;

— комбіновані способи нумерації вимагають точного дотримання правил пунктуації.

Комбінована система нумерації майже неможлива без заголовків. Заголовок має:

— точно відповідати змістові документа або його час­тини;

— бути логічно повноцінним — недвозначним і несуперечливим;

— бути по можливості якнайкоротшим.

Суто цифрова система нумерації широко застосовуєть­ся у діловодстві та науково-технічній літературі. Вона дає змогу обійтися без словесних найменувань частин (роз­діл, підрозділ, пункт, підпункт) і без заголовків до частин тексту. Будується ця система за такими правилами:

— кожна складова тексту, яка відповідає поняттям «частина», «розділ», «пункт», «підпункт», дістає свій номер;

— номери позначаються лише арабськими цифрами;

— після кожної цифри ставиться крапка;

— номер кожної складової частини включає всі номе­ри відповідних складових вищих ступенів поділу. Так, розділи нумеруються 1., 2., 3. (перший, другий, третій); підрозділи — 1.1.; 1.2.; 1.3. (перший підрозділ першого розділу; другий підрозділ першого розділу; третій підроз­діл першого розділу); пункти нумеруються: 1.1.2.; 3.1.2. (другий пункт першого підрозділу першого розділу; дру­гий пункт першого підрозділу третього розділу);

— номери найбільших за обсягом частин тексту — пер­ший, найвищий ступінь поділу — складаються з однієї ци­фри (1.);

— на другому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з двох цифр (1.2.);

— на третьому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з трьох цифр (1.3.5.) і т. д.

• Правила оформлення заголовків і підзаголовків

Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ді­лять (за змістом) на декілька рядків.

Організація контролю за виконанням

розпорядчих документів

У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй. Наприклад: про внесення доповнень

Актове діловодство Текст від заголовка пишеться через 3—4 інтервали.

Розміщується заголовок посередині рядка або на по­чатку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, як­що немає місця для тексту, краще перенести його на на­ступну сторінку.

Короткі заголовки пишуться у розрядку, тобто з про­міжком в один знак між буквами в межах одного слова, наприклад:

Акт

Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком — два інтервали, а від підзаголовка до тексту — три чи чотири. Яйцо підза­головок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування, підзаголовки пишуться ідентично, приміром:

Правила бібліографічного опису

Частини, елементи й ділянки опису

чи біля лівого поля:

Тексти з ілюстраціями

Прийоми виділення окремих частин тексту

Іноді в роботі треба звернути увагу на терміни, вжиті у тексті вперше, зробити логічний чи смисловий наголос, виділити правило, теорему, визначення тощо. Наприклад:

Тарифи — система ставок, яка визначає розміри опла­ти за послуги (ціна послуг).

Для виділення у тексті окремих слів або частин існує чотири способи [5];

1. ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ. Цей спосіб слугує для виділення окремих слів.

2. Урозрядку оформляються окремі слова і ко­роткі фрази. Коли слово пишеться у розрядку, то після кожної букви в слові робиться проміжок в один знак, а між словами, написаними у розрядку, й текстом роблять відступ у 2—3 знаки, щоб слова відділялись. Розділові знаки після слів у розрядку ставляться на відстані одного знака, а наступне слово починається за 2—3 знаки.

3. Підкреслення — найзручніший спосіб виділення окремих слів і фраз. Лінію підкреслення починають під першою, а закінчують під останньою буквою слова, яке виділяють; розділовий знак, що стоїть після слова, не підкреслюють. Проте лапки і дужки підкреслюють. Ціле речення треба підкреслювати суцільною рискою, почи­наючи від першої букви і закінчуючи останньою буквою речення.

4. Курсивом виділяються слова, речення, частини тек­сту. Цим способом переважно користуються, коли текст набирають на комп'ютері.

Оформлення приміток, додатків і підстав до тексту

Примітки слугують для того, щоб пояснити незрозу­мілі місця у тексті або такі, які вимагають додаткових по­яснень і матеріалів, без яких певне поняття буде непо­вним, однобоким. Примітка — додаткова помітка, пояснення до тексту.

Додаток — подання додаткової інформації (докумен­та) після тексту.

Підстава — причина, достатній привід, які виправдо­вують дію, вчинок. На підставі — виходячи з чого-не­будь, спираючись на щось .