Тема 5. 1.: Вимоги до оформлення документів

1. Правила оформлення документів.

2. Принципи визначення формату.

3. Розміщення заголовка бланка.

4. Оформлення та нумерація сторінок.

5. Членування та нумерація частин тексту.

Література:

1. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99. - К.: Держстандарт України,2000. -8с.

2. Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч.посібник. – Івано-Франківськ, 2000. - 270с.

3. Діденко А.Н.Сучасне діловодство: Навч.посібник. – 3-тє вид. - К.: Либідь, 2001. – 384с.

4. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003. – 327с.

1. Правила оформлення документів

Важливе місце в діловодстві посіда­ють правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

—. надходити від установи чи юри­дичної особи, які мають на це право;

— бути юридичне правильно офо­рмленим;

— подавати об'єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

— бути максимально стислим, але не за рахунок змен­шення інформації; без повторень та вживання слів і зво­ротів, які не несуть змістовне навантаження;

— бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає; — оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

— бути бездоганно відредагованим, мати копії та чер­нетки;

— складатися на відповідних бланках або папері стан­дартного формату.

2. Принципи визначення формату

Усі формати паперу поділяються на три ряди — А, В, С. Ряд А — основний, В і С — додаткові, що використо­вуються для виготовлення паперових виробів (конвертів, обкладинок тощо).

Кожен ряд у свою чергу поділяється на класи за розмі­ром формату. В ряді А, наприклад, 13 класів. Кожний ок­ремий формат зазначається літерою ряду та цифрою класу (А5, А6, А7 тощо). Його розмір визначається в міліметрах. Початковий формат дорівнює одному квадратному мет­ру. Кожний наступний одержують шляхом поділу попе­реднього навпіл. Останній (А13) дорівнює розміру по­штової марки. Найширше застосовуються формати АЗ (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Всі службові документи, як правило, повинні оформ­лятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов'язковим дотриман­ням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: бланк для листів та загальний для інших управ­лінських документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів виправдане, якщо їх створюється понад двохсот на рік.

3. Розміщення заголовка бланка

Бланки кожного виду документів повинні виготовля­тися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кож­ний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папе­рі світлих тонів фарбами насиченого кольору.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, що створюються від імені двох або кількох організацій, оформляються на звичайних аркушах паперу.

Важливе значення має зовнішній вигляд документа, що унаочнює стиль роботи апарату управління, дисцип­ліну та особисту культуру його працівників. Якщо доку­мент оформлений неохайно, значить в установі низька культура праці і це викликатиме недовіру до фірми.