- •Пояснювальна записка
- •Тема 1.1.: завдання навчального курсу дисципліни « діловодство » . Значення діловодства в управлінні
- •Тема 1.2. : основні поняття та терміни діловодства
- •Розділ 2 : історія розвитку діловодства
- •Тема 2. 1. : Виникнення справочинства.
- •1. Історія розвитку писемності
- •2. Складання документів у Київській Русі
- •Тема 2. 2.: Актове діловодство
- •1.Діяльність судів
- •2.Ведення актових книг
- •Тема 2.3. : Діловодство в Запорозькій Січі
- •1.Виникнення Запорізької Січі
- •2. Ведення справ на Січі
- •Тема 2. 4.: Наказове діловодство
- •1. Діяльність наказів
- •2. Процес створення документів
- •3. Документування в Україні
- •Тема 2. 5.: Колезьке діловодство
- •1. Робота з документами в колегіях
- •2. Діяльність малоросійської колегії
- •Тема 2. 6.: Виконавче діловодство
- •1. Проходження документів в міністерствах
- •2. Уніфікація документів
- •Тема 2. 7.: радянське діловодство
- •1. Побудова адміністративно-командного апарату
- •2. Систематизація ділової документації
- •3. Документотворення в Українській рср
- •Тема 2. 8.: сучасне діловодство в україні
- •1. Відродження національного ділового стилю
- •2. Розвиток вітчизняної культури документування
- •Тема 3. 1.: Суть діловиробничого процесу
- •2. Принципи організації діловиробничого процесу.
- •ТЕма 3.2.: Організаційна побудова служб діловодства
- •2. Основними завданнями служби діловодства є:
- •3. Основні завдання і функції канцелярії:
- •Тема 3.3.: організація робочих місць та нормування праці
- •Тема 4.1.: Документ та його особливості
- •Тема 4.2.: Класифікація документів
- •Тема 4.3.: Нормотворча база, що регулює процеси створення та зберігання документів
- •1. Єдина державна система діловодства
- •2. Гост 6. 38—90
- •3. Інструкція з діловодства
- •Тема 4.4.: Документування управлінської діяльності
- •Тема 5. 1.: Вимоги до оформлення документів
- •1. Правила оформлення документів
- •2. Принципи визначення формату
- •3. Розміщення заголовка бланка
- •4. Оформлення сторінок документа
- •5. Членування та нумерація частин тексту
- •Тема 5.2.: мовно-стильові особливості текстів службових документів
- •2. Прийоми виділення окремих частин тексту
- •4. Графічні скорочення, абревіатури.
- •5. Цифрова інформація. Правила її оформлення
- •3.Реквізити сучасних ділових документів та правила їх оформлення.
- •Тема 5.3: вимоги до оформлення реквізитів на документах
- •2. Складання заголовка документа
- •3. Датування та індексація документів
- •4. Адресування
- •5. Оформлення тексту документа
- •6. Погодження та засвідчення документів
- •Аркуш погодження
- •7. Проставлення позначок на документах
- •ТемА 5.4.: Виготовлення документів табличного типу
- •1.Поняття про таблиці та їх призначення
- •3. Документи табличної форми.
- •Тема 5. 5.: виготовлення документів за допомогою персонального комп'ютера
- •1.Огляд можливостей Microsoft Office 97 Professional
- •2.Установлення форматів паперу й розмірів берегів
- •3.Конструювання бланка документа
- •Розділ 6: Складання і оформлення службових документів
- •Тема 6. 1.: документування довідково-інформаційної діяльності
- •1. Довідково-інформаційні документи
- •2. Організаційно-розпорядчі документи
- •3. Протоколи
- •4. Договори
- •Тема 6. 2.: службові листи
- •Шановний Вікторе Олександровичу!
- •Шановний пане Ігоре!
- •Шановні добродії!
- •Шановні добродії!
- •Тема 6.3.: Організаційна документація
- •4. Статут
- •Тема 6.4.: розпорядча документація
- •Тема 7.1.: Приймання, розгляд та реєстрація документів
- •1. Приймання документів
- •2. Попередній розгляд документів
- •3. Порядок реєстрації документів
- •4. Форми реєстрації документів
- •Тема 7.2.: Порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної кореспонденції
- •1. Порядок проходження кореспонденції
- •2. Робота над документами у структурних підрозділах
- •3. Опрацювання та відправлення кореспонденції
- •2. У сільську місцевість
- •2. До країн далекого зарубіжжя
- •4. Вимоги до документів, що відправляються канцелярією
- •Тема 7.3.: Виготовлення копій та витягів документів
- •3. Виписка (витяг) - копія документа, яка передбачає відтворення лише окремих (частини) реквізитів оригіналу, завірена юридичною або службовою особою у встановленому порядку.
- •Тема 7.4.: Організація контролю за ходом виконання документів
- •1. Завдання і порядок контролю
- •2. Строки виконання документів
- •3. Здійснення контролю за виконанням документів
- •4. Автоматизована форма контролю
- •Тема 7.5.: Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян
- •1. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян
- •2. Розгляд пропозицій, заяв і скарг
- •3. Особистий прийом громадян
- •Тема 7.6.: Робота з документами, що містять комерційну таємницю
- •1. Визначення понять
- •2. Умови віднесення інформації до конфіденційної
- •3. Заходи щодо захисту комерційної таємниці
- •4. Особливості діловодства в роботі з документами, що містять комерційну таємницю.
- •5.Зберігання конфіденційних документів.
- •Тема 8.1.: Складання і використання номенклатури справ
- •1. Поняття і призначення номенклатури справ
- •2. Види номенклатури справ та їх призначення
- •3. Вимоги та рекомендації із складанням номенклатури справ
- •4. Реквізити номенклатури справ
- •5. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •6. Зведена номенклатура справ організації
- •Тема 8.2.: Формування справ
- •1. Правила формування справи
- •2. Групування документів у справи, їх розміщення
- •3. Особливості групування різних видів документів
- •Тема 8.3.: Оперативне зберігання справ
- •1. Визначення місця зберігання документів
- •2. Видача документів
- •Тема 8.4.: Підготовка справ
- •1.Експертиза цінності документів
- •2.Оформлення справ
- •3.Оформлення обкладинки справи
- •4.Складання описів справ
- •5.Правила передачі справ на зберігання
- •Тема 8.5.: Особливості архівної роботи
- •1. Вимоги до архівних приміщень
- •2. Використання архівних документів
- •3. Видача документів з архіву
- •Тема 9.1.: організація нарад, обговорень і їх документаційне забезпечення
- •1. Загальні засади проведення наради
- •2. Підготовка до проведення наради
- •3. Мета і функції керівника (головуючого).
- •4. Підготовка виступу
- •Тема 9.2.: організація та проведення переговорів та їх документування
- •1. Процес та особливості планування переговорів
- •2. Методи ведення переговорів Рекомендації щодо ведення переговорів
- •3.Схема ведення переговорів.
- •4.Соціотехніка переговорного процесу.
- •Тема 9.3.: організація прес-конференцій та презентацій фірми
- •1. Поняття прес-конференції
- •2. Підготовка до проведення прес-конференції
- •3. Презентація та її призначення
- •4. Процес підготовки до презентації
- •Ось деякі питання, на які бажано знати відповіді перед презентацією:
- •Питання для аналізу аудиторії
- •Тема 9.4.: організація конференцій, симпозіумів та виставок
- •1. Проведення конференцій
- •2. Організація симпозіумів
- •3. Проведення виставок
Тема 4.4.: Документування управлінської діяльності
Поняття про документування управлінської діяльності.
Основні положення з документування управлінської діяльності.
Уніфікація і стандартизація управлінських документів.
Література:
Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. - К.: Держстандарт України, 2000. -7с.
Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99. - К.: Держстандарт України,2000. -8с.
Унификация текстов управленческих документов: Метод.рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 1998. - 57 с.
Кулешов С. Г. Управлінське документознавство: Навчальний посібник. – К.: ДАКККіМ, 2003. – С.31-43.
Корж А.В. Документація праводілової сфери: Навч. посібник . – К.: Інститут держави і права, 2003. – 240с.
Додаткова література
Рубальская О.Н. Стандартизация электронной обработки документов // Документ в административных структурах: Тез. докл. на междуиар. конф. - М.: ВНИДАД, 1995. - С. 98-103.
Сокова А.Н. О возможных направлениях исследований в области унификации систем документации // Унификация систем документации: История, современное состояние, перспективы: Сб. тр. - М.: ВНИИДАД, 1989.-С. 5-14.
Сокова А.Н. Общие принципы построения систем документации //Развитие советского документоведения (1917-1981): Сб. науч. тр. -М.: ВНИИДАД, 1983. - С. 27-40.
Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов в историческом аспекте // Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. тр. - М.: ВНИИДАД, 1986. - С. 30-45.
1. Документування управлінської діяльності це сукупність дій, що здійснюються органами управління щодо створення та використання документів. Воно створюється за Типовою інструкцією з діловодства, яка визначає порядок ведення загального діловодства. Діловодство, що містить таємну інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
Підставою для створення документів у праводіловій сфері с необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.
Управлінська діяльність праводілової сфери відображається в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, організаційна та розпорядча діяльність тощо.
2. Управлінські документи можуть виконувати різні функції: вони підтверджують чи фіксують факти, події, зв'язок; інформують, дозволяють чи забороняють здійснювати різні дії. Незалежно від характеру інформації, яка в них міститься, спрямовані на регулювання й упорядкування відповідних суспільних відносин.
Офіційність управлінських документів підтверджується відповідними підписами, печатками, бланками тощо.
Багатоманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв'язок, притаманні управлінню форми і методи керівництва, а також види зворотного впливу об'єктів управління на функції суб'єктів усе це відбивається у документах, за допомогою яких реалізуються певні рішення.
Управлінські документи мають такі о с о б л и в о с т і:
- створюються й використовуються органами управління відповідно до встановленої компетенції й поставлених завдань;
- є засобом закріплення функцій органів управління;
- містять, як правило, інформацію правового й довідкового характеру, що відображає природу виконавчої та розпорядчої діяльності;
- процес їх створення, форма та зміст регулюються правовими нормами, що надає їм загальпозначущості та обов'язковості виконання.
3. Одним з напрямів удосконалення системи класів управлінської документації є уніфікація та стандартизація її елементів. Серед основних причин, що зумовлюють необхідність проведення цих робіт є:
- наявність видів службових документів з дубльованою інформацією їхніх текстів;
- відсутність єдиних підходів (вимог) до процесів укладання цих текстів та оформлення документів, взаємозв'язку між документами, що належать До одного класу (підкласу) управлінської документації;
- необхідність упорядкування й визначення оптимального складу показників, зафіксованих у документах.
У широкому теоретичному розумінні уніфікація - це оптимальне зменшення кількості елементів та забезпечення їхнього співпадання в об'єктах, що складають комплекс або систему. Основою уніфікації є повторюваність управлінських ситуацій та рішень, що документуються, необхідність фіксації типових процесів та явищ. Втім, у цій сфері мають місце й унікальні ситуації, результатом чого є разова поява унікальних за оформленням документів, які, безперечно, не є об'єктами уніфікації.
Виходячи з головної мети, уніфікація повинна забезпечувати типовий склад службових документів певної системи, основних аспектів змісту (у письмових документах - тексту) та форми, що передбачає стале розміщення реквізитів та показників з метою їхнього зіставлення у взаємопов'язаних документах.
Якщо розглядати уніфікацію за ознакою поширення на ряди службових документів, то вона може здійснюватись як у межах певної системи документації, так і на рівні групи документів або ж на рівні окремого виду документа (виду номіналу документа).
За основними складовими документа виокремлюють уніфікацію його інформаційної частини та уніфікацію носія інформації. Щодо характеристик носія, то якщо не зважати на вимоги стандартів до способів фіксації інформації, стандартизуються, як правило, формати паперу, які використовують для виготовлення службових документів.
Найбільша увага приділяється інформаційній частині, тобто процесам безпосереднього створення службового документа.
Створення службового документа - складання тексту та оформлення службового документа.
Текст службового документа - зміст писемного службового документа, що виступає як його головний реквізит.
Оформлення службового документа - фіксація реквізитів службового документа, встановлених правилами документування.
Правила документування - вимоги та норми, що регламентують порядок створення документів.
Реквізит службового документа - елемент оформлення службового документа, що фіксується з метою уніфікації цього процесу, ідентифікації документа та надання йому юридичної сили.
Формуляр службового документа - склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі.
РОЗДІЛ 5: ПІДГОТОВКА ДО СКЛАДАННЯ ДОКУМЕНТІВ