Тема 4.1.: Документ та його особливості

1. Вимоги до документа.

2. Властивості документа.

3. Загальні функції документа.

Література:

1. Діденко А.Н.Сучасне діловодство: Навч.посібник. – 3-тє вид. - К.: Либідь, 2001. – 384с.

2. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – К.: Т-во «Знання», 2000. – 460с.

3. Корж А.В. Документація праводілової сфери: Навч. посібник . – К.: Інститут держави і права, 2003. – 240с.

4. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003. – 327с.

1. У статті 27 Закону України «Про інформацію» говориться, що «документ — це перед­бачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві».

Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової і ділової діяльності. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх частин. Інформація документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а та­кож матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Усім відомо, що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співроз­мовника складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і доку­мент. Залежно від визначеності, дотримання вимог, вміння відправника вибудувати роз­мову , його грамотності, знання документа та вимог до нього залежить подальша доля цих відношень.

Склавши документ, з ним треба ще багато працювати: зареєстувати для того, щоб у разі потреби навести довідку, передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зберегти, знищити тощо.

Документ є засобом закріплення законності й контролю.

Одні документи, наприклад правові акти розпорядчих органів, судові, прокурорські, нормативні й арбітражні акти, договірна документація, спочатку набирають юридичної функції, встановлюючи, закріплюючи і змінюючи правові норми й правовідношення чи призупиняють їх дії. Інші документи наділяються юридичною функцією у разі використан­ня їх як доказів у суді, органах слідства і прокуратури, нотаріусі, арбітражі тощо.

Отже, сучасний діловий документ є важливим елементом сучасного життя, який забез­печує обмін інформацією необхідного і визначеного характеру, впливає на відносини в суспільстві.

Документ — це основний вид писемної ділової мови, який широко використовується в повсякденній діяльності як джерело та носій інформації. Якщо інформація в ньому зафіксо­вана, то це забезпечує її зберігання і накопичення, можливість передачі іншій особі, бага­торазове використання, повернення до інформації з часом.

Документ (від лат. dokumentum — повчальний приклад, взірець; свідчення, доказ) — матеріальна форма відображення, поширення, використання і зберігання інформації, яка надає їй юридичної сили.

Поняття «документ», «документація» у своєму розвитку зазнали істотних змін. Первісне слово «docere» у мові давніх римлян уживалося у значеннях «повідомляти». Пізніше, з розвитком письма додатково до усної мови як засобу закріплення фактів та різних явищ і писаного права, що регулювало майнові та інші відносини суспільного життя, виникла необхідна форма — dokumentum.

Поява цього слова в українській мові пов'язана з діяльністю російського царя Петра І наприкінці XVII — на початку XVIII ст., котрий віддавав перевагу всьому іноземному, запозиченому. Спочатку слово позначало папери, які підтверджували чиїсь права, за­конність володіння чимось, мали юридичну силу.

У наш час документ є загальною назвою всіх юридичне значущих джерел інформації.

У сучасній літературній мові слово «документ» має кілька значень:

1. Матеріальний об'єкт, у якому міститься та чи інша інформація, призначений для передачі в просторі та часі (фотоплівка, перфокарта тощо).

2. Діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось; у праві — складе­ний відповідно до закону акт, що засвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту, заповіт).

3. Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка).

4. Історично достовірні писемні джерела (грамота, акт, малюнок).

Виходячи зі строго академічного визначення ділового паперу, можна дати таке пояс­нення терміна «документ»: це — закріплена будь-яким способом на спеціальному матері­алі інформація про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності лю­дини за визначеним стандартом чи формою.

Документ, як правило, створюється за певним зразком-формуляром. Складові доку­мента називаються реквізитами. Саме реквізити надають документові юридичної сили.

Будь-який документ, де б і ким він не укладався, мас відповідати таким вимогам:

1. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству й директивним вказівкам керівних органів.

3. Документ має бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції або вказівки.

4. Документ має бути складений за встановленою формою.

5. Документ має бути бездоганно відредагований та оформлений. У ньому недопустимі юридичні чи граматичні помилки.

У текстах ділових документів використовують тільки офіційно-діловий стиль.

2. Документ має такі властивості:

• є носієм і сам слугує джерелом необхідної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше;

• має правову вагу, господарське значення, оскільки сам може слугувати письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;

• уможливлює вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності.

До властивостей документа можна віднести також

• атрибутивність – наявність невід’ємних складових: інформаційної та матеріальної;

• функціональність: документ - поліфункціональний об’єкт;

• структурність: документ складається з окремих елементів – реквізитів, і сам є елементом системи документації.

Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі добору слів, їх поєднанні, розташуванні; творчість як така — відсутня. Укладач має дотримуватися встановлених правил і не відходити від них, тобто дотримуватися певного регламенту, що в свою чергу забезпечить відповідність стандартизації мови і схеми документів. Ось чому говорять, що документи укладаються, а не пишуться.

3. Усі ділові папери різняться за своїм призначенням, конкретною функцією, тому міра регламентації та стандартизації їх буде різна. За цією ознакою документи поділяють на три групи.

• Документи, котрі відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не вит­римується — документ не матиме юридичної сили. Такі документи, як правило, готуються заздалегідь (потрібна інформація вписується від руки) і виготовляються спеціальними дер­жавними установами на папері з водяними знаками (свідоцтво про народження, диплом, посвідчення особи).

• Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності й швидкості їх викори­стання, обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова книжка, службове по­свідчення тощо).

• Документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання; текст і мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, рапорт, автобіографія, лисі тощо).

На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені традицією, стандартизація й регламентація закріплені ще й законом — оформлення документів визначено стандартами, розробленими державним комітетом стандартів.

Будь-який офіційний документ одночасно виконує кілька функцій, що й дає змогу задовільнити різноманітні людські потреби.

Серед функцій документа виділяють загальні і спеціальні.

Загальними функціями документа є:

інформаційна: будь-який документ створюється для зберігання документації, оскільки необхідність її зафіксувати інформацію — причина укладання будь-якого документа;

соціальна: документ є соціальне значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

комунікативна: документ є засобом зв'язку між окремими елементами офіційної, гро­мадської структури;

культурна: документ є засобом закріплення й передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де знаходить відображен­ня рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства;

кумулятивна – здатність до накопичення;

гносеологічна або пізнавальна – здатність документа бути носієм та джерелом знань.

Спеціальними функціями документа є:

управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлінські документи (організаційно-розпорядчі, звітні тощо), що створені спеціально для реалі­зації завдань управління;

правова: документ є засобом закріплення й зміни правових норм і правовзаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і правовзаємин, а також будь-які документи, які набувають правової функції на деякий час ( наприклад, для використання як судового доказу це може бути будь-який документ);

історична: коли документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів, які створюються в суспільстві і тільки після того, як вони виконають свої оперативні функції і надійдуть до архіву на зберігання;

Документ також може виступати засобом відпочинку, розваг та змістовного проведення вільного часу.

Будь-який документ є складовою частиною відповідної системи документації.