- •Пояснювальна записка
- •Тема 1.1.: завдання навчального курсу дисципліни « діловодство » . Значення діловодства в управлінні
- •Тема 1.2. : основні поняття та терміни діловодства
- •Розділ 2 : історія розвитку діловодства
- •Тема 2. 1. : Виникнення справочинства.
- •1. Історія розвитку писемності
- •2. Складання документів у Київській Русі
- •Тема 2. 2.: Актове діловодство
- •1.Діяльність судів
- •2.Ведення актових книг
- •Тема 2.3. : Діловодство в Запорозькій Січі
- •1.Виникнення Запорізької Січі
- •2. Ведення справ на Січі
- •Тема 2. 4.: Наказове діловодство
- •1. Діяльність наказів
- •2. Процес створення документів
- •3. Документування в Україні
- •Тема 2. 5.: Колезьке діловодство
- •1. Робота з документами в колегіях
- •2. Діяльність малоросійської колегії
- •Тема 2. 6.: Виконавче діловодство
- •1. Проходження документів в міністерствах
- •2. Уніфікація документів
- •Тема 2. 7.: радянське діловодство
- •1. Побудова адміністративно-командного апарату
- •2. Систематизація ділової документації
- •3. Документотворення в Українській рср
- •Тема 2. 8.: сучасне діловодство в україні
- •1. Відродження національного ділового стилю
- •2. Розвиток вітчизняної культури документування
- •Тема 3. 1.: Суть діловиробничого процесу
- •2. Принципи організації діловиробничого процесу.
- •ТЕма 3.2.: Організаційна побудова служб діловодства
- •2. Основними завданнями служби діловодства є:
- •3. Основні завдання і функції канцелярії:
- •Тема 3.3.: організація робочих місць та нормування праці
- •Тема 4.1.: Документ та його особливості
- •Тема 4.2.: Класифікація документів
- •Тема 4.3.: Нормотворча база, що регулює процеси створення та зберігання документів
- •1. Єдина державна система діловодства
- •2. Гост 6. 38—90
- •3. Інструкція з діловодства
- •Тема 4.4.: Документування управлінської діяльності
- •Тема 5. 1.: Вимоги до оформлення документів
- •1. Правила оформлення документів
- •2. Принципи визначення формату
- •3. Розміщення заголовка бланка
- •4. Оформлення сторінок документа
- •5. Членування та нумерація частин тексту
- •Тема 5.2.: мовно-стильові особливості текстів службових документів
- •2. Прийоми виділення окремих частин тексту
- •4. Графічні скорочення, абревіатури.
- •5. Цифрова інформація. Правила її оформлення
- •3.Реквізити сучасних ділових документів та правила їх оформлення.
- •Тема 5.3: вимоги до оформлення реквізитів на документах
- •2. Складання заголовка документа
- •3. Датування та індексація документів
- •4. Адресування
- •5. Оформлення тексту документа
- •6. Погодження та засвідчення документів
- •Аркуш погодження
- •7. Проставлення позначок на документах
- •ТемА 5.4.: Виготовлення документів табличного типу
- •1.Поняття про таблиці та їх призначення
- •3. Документи табличної форми.
- •Тема 5. 5.: виготовлення документів за допомогою персонального комп'ютера
- •1.Огляд можливостей Microsoft Office 97 Professional
- •2.Установлення форматів паперу й розмірів берегів
- •3.Конструювання бланка документа
- •Розділ 6: Складання і оформлення службових документів
- •Тема 6. 1.: документування довідково-інформаційної діяльності
- •1. Довідково-інформаційні документи
- •2. Організаційно-розпорядчі документи
- •3. Протоколи
- •4. Договори
- •Тема 6. 2.: службові листи
- •Шановний Вікторе Олександровичу!
- •Шановний пане Ігоре!
- •Шановні добродії!
- •Шановні добродії!
- •Тема 6.3.: Організаційна документація
- •4. Статут
- •Тема 6.4.: розпорядча документація
- •Тема 7.1.: Приймання, розгляд та реєстрація документів
- •1. Приймання документів
- •2. Попередній розгляд документів
- •3. Порядок реєстрації документів
- •4. Форми реєстрації документів
- •Тема 7.2.: Порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної кореспонденції
- •1. Порядок проходження кореспонденції
- •2. Робота над документами у структурних підрозділах
- •3. Опрацювання та відправлення кореспонденції
- •2. У сільську місцевість
- •2. До країн далекого зарубіжжя
- •4. Вимоги до документів, що відправляються канцелярією
- •Тема 7.3.: Виготовлення копій та витягів документів
- •3. Виписка (витяг) - копія документа, яка передбачає відтворення лише окремих (частини) реквізитів оригіналу, завірена юридичною або службовою особою у встановленому порядку.
- •Тема 7.4.: Організація контролю за ходом виконання документів
- •1. Завдання і порядок контролю
- •2. Строки виконання документів
- •3. Здійснення контролю за виконанням документів
- •4. Автоматизована форма контролю
- •Тема 7.5.: Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян
- •1. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян
- •2. Розгляд пропозицій, заяв і скарг
- •3. Особистий прийом громадян
- •Тема 7.6.: Робота з документами, що містять комерційну таємницю
- •1. Визначення понять
- •2. Умови віднесення інформації до конфіденційної
- •3. Заходи щодо захисту комерційної таємниці
- •4. Особливості діловодства в роботі з документами, що містять комерційну таємницю.
- •5.Зберігання конфіденційних документів.
- •Тема 8.1.: Складання і використання номенклатури справ
- •1. Поняття і призначення номенклатури справ
- •2. Види номенклатури справ та їх призначення
- •3. Вимоги та рекомендації із складанням номенклатури справ
- •4. Реквізити номенклатури справ
- •5. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •6. Зведена номенклатура справ організації
- •Тема 8.2.: Формування справ
- •1. Правила формування справи
- •2. Групування документів у справи, їх розміщення
- •3. Особливості групування різних видів документів
- •Тема 8.3.: Оперативне зберігання справ
- •1. Визначення місця зберігання документів
- •2. Видача документів
- •Тема 8.4.: Підготовка справ
- •1.Експертиза цінності документів
- •2.Оформлення справ
- •3.Оформлення обкладинки справи
- •4.Складання описів справ
- •5.Правила передачі справ на зберігання
- •Тема 8.5.: Особливості архівної роботи
- •1. Вимоги до архівних приміщень
- •2. Використання архівних документів
- •3. Видача документів з архіву
- •Тема 9.1.: організація нарад, обговорень і їх документаційне забезпечення
- •1. Загальні засади проведення наради
- •2. Підготовка до проведення наради
- •3. Мета і функції керівника (головуючого).
- •4. Підготовка виступу
- •Тема 9.2.: організація та проведення переговорів та їх документування
- •1. Процес та особливості планування переговорів
- •2. Методи ведення переговорів Рекомендації щодо ведення переговорів
- •3.Схема ведення переговорів.
- •4.Соціотехніка переговорного процесу.
- •Тема 9.3.: організація прес-конференцій та презентацій фірми
- •1. Поняття прес-конференції
- •2. Підготовка до проведення прес-конференції
- •3. Презентація та її призначення
- •4. Процес підготовки до презентації
- •Ось деякі питання, на які бажано знати відповіді перед презентацією:
- •Питання для аналізу аудиторії
- •Тема 9.4.: організація конференцій, симпозіумів та виставок
- •1. Проведення конференцій
- •2. Організація симпозіумів
- •3. Проведення виставок
Тема 3.3.: організація робочих місць та нормування праці
Розміри приміщення.
Освітленість приміщення.
Мікроклімат.
Звукоізоляція.
Художнє оформлення приміщень.
Нормування праці.
Література:
Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч.посібник. – Івано-Франківськ, 2000.
Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003.
Фельзер А.Б., Миссерман М.А.Делопроизводство:Справ.пособие – К.: ВШ, 1987.
На умови організації діловиробничого процесу впливають багато факторів: розміри закладу, об'єм документів за календарний рік, наявність структурних підрозділів, технічних засобів (матеріальна база) та бюджет установи.
Для покращення роботи закладу рекомендується застосовувати прийоми наукової організації праці, підвищувати професійний рівень, використовувати в своїй роботі найновіші досягнення техніки.
Велику роль в організації діловиробничого процесу відіграють інші фактори, які впливають на працездатність персоналу.
Це - розміри приміщення, освітленість робочих місць, мікроклімат, звукоізоляція, естетичне оформлення кабінетів (кімнат), режим праці та відпочинку.
1. Розміри приміщення забезпечують наявність інших факторів. Чим просторіше приміщення, де відбувається робочий процес, тим вільніше почувається в ньому працюючий персонал.
Санітарними нормами рекомендується розташування в одному приміщенні площею 10 м2 не більше 3-х робочих місць. При цьому слід пам'ятати про специфіку роботи працівників. Бажано в одному приміщенні розташовувати робочі місця працівників тільки однієї спеціалізації, одного напрямку роботи. Інакше вони заважатимуть один одному, а це негативно позначиться на самій роботі закладу. В деяких випадках, якщо розташовувати робочі місця працівників одного напрямку діяльності в спеціально відведених для них приміщеннях немає змоги, можливе покращення умов праці шляхом використання переносних перегородок. Такий засіб створює деяку ілюзію захисту та часткової ізоляції. Окрім того, слід пам'ятати про градацію розташування робочих місць, якщо заклад має багатоповерхову будову. Між робочими столами повинен бути проміжок не менше як півтора метра - для вільного доступу і пересування працівників в межах робочої кімнати.
Канцелярію (принаймні деякі її служби - відділ кадрів та відділ прийняття і доставки кореспонденції) і дирекцію рекомендується розташовувати на другому поверсі. Архівні кімнати бажано розмістити на останньому або передостанньому поверсі, за умови, звичайно, відсутності посиленої вологості стін чи протікання даху.
2. Освітленість приміщень теж повинна відповідати санітарним нормам. В одній кімнаті площею 10 м2 повинно бути одне вікно з природним джерелом світла. До того ж, окрім загального електричного освітлення, слід мати на робочих столах додаткові джерела світла - електричні освітлювачі. Розташування їх з одного чи іншого боку (справа чи зліва) залежить від індивідуальних особливостей працівника, з урахуванням його звичок та робочої необхідності. В даний час допускається використання додаткових електричних освітлювачів з напрямом освітлення навпроти працівника. Бажано, щоб такі освітлювачі мали гнучкі регулятори нахилу пристрою в різні боки і під різними кутами. Якщо в кімнаті вікна спрямовані в напрямку півночі чи північного сходу, то обов'язкова наявність люмінесцентного освітлення, оскільки природного світла для робочих потреб не вистачає.
3. Мікроклімат - теж важливий фактор, який може впливати як позитивно, так і негативно на працездатність робітників. Мікроклімат - це сукупність необхідних кліматичних умов, таких, як вологість та температура. Вологість шкідлива для закладів, в яких ведеться діловиробничий процес, не тільки щодо негативного впливу на здоров'я людини, а й щодо пошкодження документів, які є основним об'єктом діяльності. Надмір вологості може з часом зіпсувати документи і привести до їх втрати. Особливо це стосується такого підрозділу, як архів. Температура найдужче впливає на працездатність. Санітарні норми рекомендують витримувати в приміщенні температуру в межах плюс 18-20 градусів за Цельсієм. Низькі температури за умови малої рухливості на робочому місці гальмують робочий процес. Особливо це стосується таких працівників, які виконують механічні роботи (друкарки, бухгалтери, стенографісти та ін.). Підвищення температури до певного рівня забезпечують додаткові засоби опалення - калорифери, кондиціонери. Останні є найефективнішими у дотриманні санітарних умов робочого мікроклімату в приміщенні. Вони дозволяють регулювати як вологість, так і температуру.
4. Звукоізоляція особливо важлива для тих приміщень, де повинна бути максимальна зосередженість уваги під час роботи. Це стосується, в першу чергу, відділів фінансів та бухгалтерії. Ні в якому випадку не можна розташовувати друкарське бюро поруч з відділом фінансів чи бухгалтерією, особливо при тонких перекриттях між приміщеннями, де розташовуються ці служби. Якщо конструкція приміщень не відповідає нормам звукоізоляції, можна використовувати додаткові ізоляційні матеріали типу пластику чи декоративної плитки, яку наносять на стіни.
5. Не останнє місце в організації робочих місць займає художнє оформлення приміщень. Прийоми і засоби сучасного дизайну дозволяють сьогодні оздоблювати приміщення таким чином, щоб вони відповідали не тільки естетичним смакам, а й санітарним нормам. В робочих приміщеннях рекомендують використовувати просторово місткі та малогабаритні робочі меблі, які призначені для роботи з документами і сучасною оргтехнікою. Оздоблення приміщень зеленими рослинами не повинно перетворювати кімнату на оранжерею. Кілька вдало розташованих та, підібраних з урахуванням біологічно цінних для людського організму рослин дозволять створити затишок і додатковий природний фільтр з очищення повітря.
Картини, сувеніри та архітектурно-оздоблювальні прикраси повинні відповідати призначенню того чи іншого робочого приміщення. Не бажано розташовувати одну чи дві кольорові плями - карті нейтральним зображенням. Інакше велика кількість їх відволік працівників від основної роботи. На стінах краще розвішувати календарі, стенди, плакати, які відображають суть діяльності закладу і можуть бути методично допоміжними в роботі.
В приймальній керівника можна розташовувати декілька картин, крісел для відпочинку - журнали, реклами, проспекти та іншу довідкову літературу, оскільки в цьому приміщенні перебуває багато працівників, відвідувачів. Під час очікування прийому ці атрибути допоможуть провести час у спокійній обстановці. Вони відволікають увагу та можливе збудження.
Забарвлення стін та робочих меблів повинні бути нейтральних відтінків, аби не підсилювати психологічної та фізичної напруги, що проявитися швидкою втомою і втратою працездатності. Психологи рекомендують не використовувати певні кольори для забарвлення меблів чи інших дизайнерських атрибутів. Це - чорний, червоний, фіолетовий та ультрамарин. Бажано, аби всі інші кольори мали не насичений тон, а відтінок його.
Всі фактори повинні гармонійно поєднуватися, не перешкоджуючи робочій атмосфері, а навпаки - сприяти їй.
Санітарна норма тривалості робочого дня - 8 годин. Найбільш активні для праці - 9.00 - 12.00 та 14.00 - 16.00. Перерви в процесі праці повинні бути витримані через кожні дві години. Це допоможе забезпечити нормальний робочий ритм. Для кожного виду роботи з документами передбачені свої часові норми:
- робота з телефоном не повинна для одного працівника перевищувати двох годин протягом робочого дня;
- приймання відвідувачів повинно здійснюватися в межах робочих годин;
- реєєстрація документів - протягом робочого дня (10-15 годин максимальна кількість документів для одного працівника);
- підшивання документів у справи - 10-14 одиниць;
- друкування документів - 15-20 сторінок на день;
- інші роботи - до двох робочих годин.
Бажано чергувати окремі види робіт, щоб не відбувалося зациклення від механічності виконання однієї робочої операції. Інакше притуплюються увага та знижується робоча активність.
РОЗДІЛ 4. ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТ