Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Діловодство буклет.doc
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.05.2025
Размер:
1.42 Mб
Скачать

Тема 3.3.: організація робочих місць та нормування праці

  1. Розміри приміщення.

  2. Освітленість приміщення.

  3. Мікроклімат.

  4. Звукоізоляція.

  5. Художнє оформлення приміщень.

  6. Нормування праці.

Література:

  1. Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч.посібник. – Івано-Франківськ, 2000.

  2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003.

  3. Фельзер А.Б., Миссерман М.А.Делопроизводство:Справ.пособие – К.: ВШ, 1987.

На умови організації діловиробничого процесу впливають багато факторів: розміри закладу, об'єм документів за календарний рік, наявність структурних підрозділів, технічних засобів (матеріальна база) та бюджет установи.

Для покращення роботи закладу рекомендується застосовувати прийоми наукової організації праці, підвищувати професійний рівень, використовувати в своїй роботі найновіші досягнення техніки.

Велику роль в організації діловиробничого процесу відіграють інші фактори, які впливають на працездатність персоналу.

Це - розміри приміщення, освітленість робочих місць, мікроклімат, звукоізоляція, естетичне оформлення кабінетів (кімнат), режим праці та відпочинку.

1. Розміри приміщення забезпечують наявність інших факторів. Чим просторіше приміщення, де відбувається робочий процес, тим вільніше почувається в ньому працюючий персонал.

Санітарними нормами рекомендується розташування в одному приміщенні площею 10 м2 не більше 3-х робочих місць. При цьому слід пам'ятати про специфіку роботи працівників. Бажано в одному приміщенні розташовувати робочі місця працівників тільки однієї спеціалізації, одного напрямку роботи. Інакше вони заважатимуть один одному, а це негативно позначиться на самій роботі закладу. В деяких випадках, якщо розташовувати робочі місця працівників одного напрямку діяльності в спеціально відведених для них приміщеннях немає змоги, можливе покращення умов праці шляхом використання переносних перегородок. Такий засіб створює деяку ілюзію захисту та часткової ізоляції. Окрім того, слід пам'ятати про градацію розташування робочих місць, якщо заклад має багатоповерхову будову. Між робочими столами повинен бути проміжок не менше як півтора метра - для вільного доступу і пересування працівників в межах робочої кімнати.

Канцелярію (принаймні деякі її служби - відділ кадрів та відділ прийняття і доставки кореспонденції) і дирекцію рекомендується розташовувати на другому поверсі. Архівні кімнати бажано розмістити на останньому або передостанньому поверсі, за умови, звичайно, відсутності посиленої вологості стін чи протікання даху.

2. Освітленість приміщень теж повинна відповідати санітарним нормам. В одній кімнаті площею 10 м2 повинно бути одне вікно з природним джерелом світла. До того ж, окрім загального електричного освітлення, слід мати на робочих столах додаткові джерела світла - електричні освітлювачі. Розташування їх з одного чи іншого боку (справа чи зліва) залежить від індивідуальних особливостей працівника, з урахуванням його звичок та робочої необхідності. В даний час допускається використання додаткових електричних освітлювачів з напрямом освітлення навпроти працівника. Бажано, щоб такі освітлювачі мали гнучкі регулятори нахилу пристрою в різні боки і під різними кутами. Якщо в кімнаті вікна спрямовані в напрямку півночі чи північного сходу, то обов'язкова наявність люмінесцентного освітлення, оскільки природного світла для робочих потреб не вистачає.

3. Мікроклімат - теж важливий фактор, який може впливати як позитивно, так і негативно на працездатність робітників. Мікроклімат - це сукупність необхідних кліматичних умов, таких, як вологість та температура. Вологість шкідлива для закладів, в яких ведеться діловиробничий процес, не тільки щодо негативного впливу на здоров'я людини, а й щодо пошкодження документів, які є основним об'єктом діяльності. Надмір вологості може з часом зіпсувати документи і привести до їх втрати. Особливо це стосується такого підрозділу, як архів. Температура найдужче впливає на працездатність. Санітарні норми рекомендують витримувати в приміщенні температуру в межах плюс 18-20 градусів за Цельсієм. Низькі температури за умови малої рухливості на робочому місці гальмують робочий процес. Особливо це стосується таких працівників, які виконують механічні роботи (друкарки, бухгалтери, стенографісти та ін.). Підвищення температури до певного рівня забезпечують додаткові засоби опалення - калорифери, кондиціонери. Останні є найефективнішими у дотриманні санітарних умов робочого мікроклімату в приміщенні. Вони дозволяють регулювати як вологість, так і температуру.

4. Звукоізоляція особливо важлива для тих приміщень, де повинна бути максимальна зосередженість уваги під час роботи. Це стосується, в першу чергу, відділів фінансів та бухгалтерії. Ні в якому випадку не можна розташовувати друкарське бюро поруч з відділом фінансів чи бухгалтерією, особливо при тонких перекриттях між приміщеннями, де розташовуються ці служби. Якщо конструкція приміщень не відповідає нормам звукоізоляції, можна використовувати додаткові ізоляційні матеріали типу пластику чи декоративної плитки, яку наносять на стіни.

5. Не останнє місце в організації робочих місць займає художнє оформлення приміщень. Прийоми і засоби сучасного дизайну дозволяють сьогодні оздоблювати приміщення таким чином, щоб вони відповідали не тільки естетичним смакам, а й санітарним нормам. В робочих приміщеннях рекомендують використовувати просторово місткі та малогабаритні робочі меблі, які призначені для роботи з документами і сучасною оргтехнікою. Оздоблення приміщень зеленими рослинами не повинно перетворювати кімнату на оранжерею. Кілька вдало розташованих та, підібраних з урахуванням біологічно цінних для людського організму рослин дозволять створити затишок і додатковий природний фільтр з очищення повітря.

Картини, сувеніри та архітектурно-оздоблювальні прикраси повинні відповідати призначенню того чи іншого робочого приміщення. Не бажано розташовувати одну чи дві кольорові плями - карті нейтральним зображенням. Інакше велика кількість їх відволік працівників від основної роботи. На стінах краще розвішувати календарі, стенди, плакати, які відображають суть діяльності закладу і можуть бути методично допоміжними в роботі.

В приймальній керівника можна розташовувати декілька картин, крісел для відпочинку - журнали, реклами, проспекти та іншу довідкову літературу, оскільки в цьому приміщенні перебуває багато працівників, відвідувачів. Під час очікування прийому ці атрибути допоможуть провести час у спокійній обстановці. Вони відволікають увагу та можливе збудження.

Забарвлення стін та робочих меблів повинні бути нейтральних відтінків, аби не підсилювати психологічної та фізичної напруги, що проявитися швидкою втомою і втратою працездатності. Психологи рекомендують не використовувати певні кольори для забарвлення меблів чи інших дизайнерських атрибутів. Це - чорний, червоний, фіолетовий та ультрамарин. Бажано, аби всі інші кольори мали не насичений тон, а відтінок його.

Всі фактори повинні гармонійно поєднуватися, не перешкоджуючи робочій атмосфері, а навпаки - сприяти їй.

Санітарна норма тривалості робочого дня - 8 годин. Найбільш активні для праці - 9.00 - 12.00 та 14.00 - 16.00. Перерви в процесі праці повинні бути витримані через кожні дві години. Це допоможе забезпечити нормальний робочий ритм. Для кожного виду роботи з документами передбачені свої часові норми:

- робота з телефоном не повинна для одного працівника перевищувати двох годин протягом робочого дня;

- приймання відвідувачів повинно здійснюватися в межах робочих годин;

- реєєстрація документів - протягом робочого дня (10-15 годин максимальна кількість документів для одного працівника);

- підшивання документів у справи - 10-14 одиниць;

- друкування документів - 15-20 сторінок на день;

- інші роботи - до двох робочих годин.

Бажано чергувати окремі види робіт, щоб не відбувалося зациклення від механічності виконання однієї робочої операції. Інакше притуплюються увага та знижується робоча активність.

РОЗДІЛ 4. ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТ